Meetings Blog Aug 06, 2019
Das britische Historiendrama, das im England des frühen 20. Jahrhundert auf dem fiktiven Landsitz Downton Abbey in Yorkshire spielt, war über fünf Jahre lang eine äußerst beliebte Fernsehserie. In diesem Jahr kehren die Darsteller auf unsere Bildschirme zurück, aber diesmal auf die Kinoleinwände. Auch wenn es schon eine Zeit lang her ist – wie könnten wir die Direktheit von Violet Crawly, gespielt von Maggie Smith, oder den Butler Charles Carson, gespielt von Jim Carter, und die Haushälterin Mrs. Hughes vergessen?
Die letzten beiden gehören zum Personal, das für die Instandhaltung des Herrenhauses verantwortlich ist. Sie haben zudem immer ein Auge auf das andere Personal, um sicherzustellen, dass kein Detail übersehen wird.
Haben Sie schon einmal über die Details eines organisierten Hauses hinter den Kulissen nachgedacht?
Verantwortung tragen
Ob am Empfang, in der Küche oder in der Gesamtleitung – eine Führungskraft ist in allen Bereichen einer Veranstaltung unverzichtbar und sorgt dafür, dass alles reibungslos und effizient abläuft.
Genau wie mit dem Butler oder der Haushälterin haben auch Sie sehr wahrscheinlich eine bestimmte Person, die für den Empfang der VIPs und Gäste am Veranstaltungsort verantwortlich ist und sicherstellt, dass diese angemessen willkommen geheißen und in den Empfangsbereich geleitet werden, um auf die anderen Gäste zu warten.
Diese Personen sind für den reibungslosen Ablauf verantwortlich und sollten bei Fragen oder Problemen anderer Teammitglieder oder der Teilnehmer zur Verfügung stehen. Sie selbst oder Ihr bestimmter „Butler“ übernimmt daher die Verantwortung für den Tagesablauf, muss darüber informiert sein, welche Gäste wann ankommen, koordiniert alle Programmpunkte und sollte mit Antworten auf Fragen zur Verfügung stehen.
Protokoll in der Praxis
Obwohl nicht zu hoffen ist, dass dies am großen Tag benötigt wird, ist es wichtig, dass es ein festgelegtes Protokoll gibt, über das alle Teammitglieder Bescheid wissen. Dazu gehören auch der Kunde und seine eigenen Teams, um sicherzustellen, dass im Falle eines Notfallskeine Verwirrung aufkommt. Fans von Downton Abbey werden wissen, dass dies für das Personal in einem Herrenhaus von zentraler Bedeutung ist.
Wer überwacht den gesamten Ablauf?
Funktionieren die Alarmsysteme?
Wo befinden sich die Notausgänge?
Gibt es einen bestimmten Sammelplatz im Falle eines Notfalls?
Wer ist für die Aufsicht aller zuständig?
Dies sind nur einige der Fragen, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie ein Evakuierungsprotokoll oder einen Gesundheits- und Sicherheitsplan in Betracht ziehen.
Aber nicht alle Protokolle müssen sich auf einen Notfall beziehen. Möglicherweise haben Sie eines für die Ankunft bestimmter VIPs oder eines, das darauf abzielt, dass die Stimmung auf Ihrer Veranstaltung nicht kippt.
Wofür Sie Ihr Protokoll auch nutzen, Sie sollten sicherstellen, dass es einsatzbereit ist und es jedem in Ihrem Team bekannt ist.
Umgebungswechsel – Stimmungswechsel
Meinen Sie nicht auch, dass die Energie und Stimmung bei einer Veranstaltung mit der Anpassung der Veranstaltungsräumlichkeitenverbessert werden können?
Vom Empfangsbereich bis hin zum Raum der eigentlichen Veranstaltung und von den Erfrischungen bis hin zu einem Entspannungsbereich – es ist wichtig, eine sorgfältig durchdachte Vorstellung darüber zu haben, wie Sie die Räumlichkeiten oder Bereiche des Veranstaltungsortes nutzen können.
Genau wie in einem Herrenhaus werden Ihre Gäste entsprechend dem Ablauf einer Dinnerparty von einem Raum in den nächsten geleitet, um einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten. Es ist jedoch ratsam, Ihre Gäste dabei nicht in Gruppen nach Geschlecht, „Rang“ oder Ähnliches einzuteilen.
Wenn Ihre Veranstaltung Redner*innen mit informativen Reden umfasst, sollten Sie ausreichend Pausen einplanen, um Ihren Teilnehmern die Möglichkeit zu bieten, den Hauptbereich zu verlassen, sich zu erfrischen und mit neuer Energie zurückzukommen, um mehr zu erfahren.
Downton Abbey als Inspiration
Ob Sie nun Downton-Abbey-Fan sind oder nicht – es lässt sich nicht abstreiten, dass es bestimmte Parallelen zwischen der Serie und der Welt der MICE-Branche gibt. Sie sind nicht überzeugt? Nun, versuchen Sie doch, sich von der berühmten Serie für Ihre nächste Veranstaltung inspirieren zu lassen und entnehmen Sie ihr Elemente, die Sie modernisieren und auf Ihr Event abstimmen könnten – ob Veranstaltungsort, Kleiderordnung oder Unterhaltung.
Sind Sie neugierig, wie wir Ihnen helfen könnten? Dann kontaktieren Sie uns jetzt und lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir am besten zusammenarbeiten können.
