Jeff Hurt comments on the NH Meetings blog about the changes that the M&E sector has experienced in recent years and the role of technology.
Mai 21, 2018
Unser heutige Gast ist Jeff Hurt von Velvet Chainsaw Consulting. Mit einem Hintergrund im Bereich Tagungen und Veranstaltungen für gemeinnützige Organisationen, Behörden und Unternehmen wechselte er dann in die Beratung der M&E-Branche. Er spricht im NH Meetings Blog über die Veränderungen, die die Branche durchlaufen hat, und die Auswirkungen der Technologie auf den Planungsprozess und die Veranstaltungen selbst.
Nennen Sie mich einfach ein neugieriges, forschendes fünfjähriges Kind im Körper eines Erwachsenen. So fühle ich mich an den meisten Tagen. Meine formale Ausbildung ist die eines Pädagogen. Nach dem Abitur habe ich im Bereich der Andragogik (Lernprozess des menschlichen Erwachsenengehirns) gearbeitet. Ich plane Tagungen und Veranstaltungen aus der Sicht des Lernens, der Wissenschaft und der Soziologie.
Direkt nach dem College habe ich an einer Schule unterrichtet und mit einer örtlichen Jugendgruppe zusammengearbeitet, wo ich viel über die Planung von Tagungen und Veranstaltungen gelernt habe. Ich habe auch Lehrpläne entwickelt und schließlich in gemeinnützigen Vereinen im Bereich Tagungen, Veranstaltungen und Bildung gearbeitet. Ich habe für gemeinnützige Organisationen, Behörden und Unternehmen im Bereich Tagungen und Bildung gearbeitet. Vor acht Jahren wechselte ich in die Beratung in den Bereichen Tagungen, Bildung und gemeinnützige Organisationen.
Alle sechs Teammitglieder von Velvet Chainsaw Consulting haben Fachwissen in jeweils eigenen Fachgebieten. Wir führen 360-Grad-Evaluierungen mittlerer und großer Konferenzen durch, von der Geschäftsidee über den Zielmarkt, das Sponsoring, die Programmgestaltung, die Vermarktung bis hin zu Fragen der strategischen Ausrichtung und Führung usw. Wir stellen keine Diagnose, sondern geben vor, wohin die Leiter der Veranstaltung ihre Tagung unserer Meinung nach als nächstes führen können.
Einige aktuelle Projekte, an denen wir arbeiten, befassen sich mit der Unterstützung der Canadian Medical Association (Kanadische Ärztekammer) bei der Neugestaltung ihrer jährlichen Tagungen und anderer medizinischer Konferenzen sowie bei der Neugestaltung ihrer Führungs- und Programmgestaltungsaspekte.
Ein weiteres Projekt, an dem wir arbeiten, ist die Entwicklung unserer eigenen Konferenz für unsere Kunden und Interessenten zum Thema Metakognition, die Nutzung unserer prähistorischen Gehirne im 21. Jahrhundert und die Neurowissenschaft des intelligenten Denkens. Wir wissen, dass Fähigkeiten wie das Voranbringen und die Weiterentwicklung durch den Frontallappen unseres Gehirns die Wettbewerbstools der Zukunft sind.
Was ich am allermeisten an meiner Arbeit im Bereich Tagungen und Veranstaltungen schätze, sind die Menschen um mich. Sowohl die Tagungsikonen, die mich herausfordern, anders zu denken und bessere Erfahrungen zu gestalten, als auch die Teilnehmer dieser Veranstaltungen. Ich genieße es aber auch, aus neuen Märkten und Bereichen außerhalb des Gastgewerbes zu lernen. Einige meiner besten Ideen sind von anderen Branchen und Berufen inspiriert. Auch das ständige Experimentieren mit Veranstaltungsformaten und -programmen macht mir Spaß, bei denen ich neue Lernkonzepte und Erfahrungen einbringen kann. Ich lasse vergangene Erfahrungen gerne Revue passieren und überlege, wie ich sie verbessern kann.
Eine der größten und offensichtlichsten Veränderungen bei der Buchung von Veranstaltungsorten und der Planung von Tagungen ist die heutige Möglichkeit, verschiedene Orte online ausfindig zu machen. Ich kann mir schnell ein Bild über einen Veranstaltungsort, die Räumlichkeiten, die nähere Umgebung, die Entfernung zu öffentlichen Verkehrsmitteln und Sehenswürdigkeiten usw. machen. Wir erleben außerdem aus erster Hand, dass die Konferenzteilnehmer immer anspruchsvollere Wünsche und Bedürfnisse bei unseren Veranstaltungen haben, wie z. B. ein gesünderes Speisenangebot, mehr Teilnehmer mit besonderen Ernährungseinschränkungen, den Bedarf an Arbeitsplätzen während der Veranstaltungen und das Bedürfnis nach unvergleichlichen Erfahrungen, die herkömmliche Konferenzen in den Schatten stellen.
Wir sind noch dabei, die Vor- und Nachteile der neuen technischen Tools, die bei unseren Veranstaltungen zum Einsatz kommen, herauszufinden. Mobilgeräte, 3D-Mapping für AV, hybride Meetings, Touchscreen-Beschilderung, Publikumsreaktionssysteme, Virtual Reality und Augmented Reality sind nur einige Beispiele, die unsere Veranstaltungen beeinflussen. Wir haben gerade erst begonnen, wissenschaftliche Nachweise dafür zu erlangen, wie unsere Gewohnheiten, immer und überall mit der Technologie verbunden zu sein, uns davon ablenken können, präsent zu sein, sodass wir Vieles verpassen oder übersehen – Multitasking ist ein Mythos. Wir sollten daran denken, dass das nächste spektakuläre Tool uns tatsächlich dabei helfen sollte, in Verbindung mit anderen zu treten, anstatt nur einen Wow-Effekt für unsere Veranstaltung zu erzielen.
Viele unserer Kunden sind auf der Suche nach Benchmarking-Tools oder Kennzahlen, die ihnen dabei helfen können, die Gesundheit und finanzielle Nachhaltigkeit ihrer Veranstaltungen zu evaluieren. Wir werden auch häufig gebeten, beratende Konferenzausschüsse und Referenten bei der Umstellung auf Präsentations-, Lern- und Programmgestaltungsmodelle des 21. Jahrhunderts zu unterstützen, die den Bedürfnissen und Wünschen der Teilnehmer entsprechen.
„Unsere
Unsere Kunden wünschen sich oft eine Fülle neuer, frischer und innovativer Ideen, die sie für ihre Veranstaltungen umsetzen können. Sie wünschen sich Innovationen und aktuelle Tools. Obwohl wir Ihnen gerne dabei helfen, einige neue Tricks zu lernen, bevorzugen wir es, Ihnen zu zeigen, wie sie zu Trendsettern werden und die Führungsposition einnehmen können. Dies hebt sie von ihren Konkurrenten und anderen Konferenzen ab. Wenn wir unseren Kunden dabei helfen können, einige Prozesse zu erlenen, um innovativ zu sein und mit einer zukunftsorientierten Denkweise zu planen, geben wir ihnen damit die Tools, die sie benötigen, um auf eigene Faust erfolgreich zu sein.
Eine der besten Möglichkeiten, auf potenzielle Tagungskunden einzugehen, besteht darin, ihren Zielmarkt und die entsprechenden Teilnehmer gut kennen zu lernen. Nehmen Sie sich die Zeit, sie zu recherchieren, stellen Sie den Teilnehmern Fragen darüber, was sie nachts wachhält und was ihnen morgens dabei hilft, aktiv zu werden. Stellen Sie sich außerdem vor, einen Tag lang in ihren Schuhen zu laufen, um sie besser zu verstehen und herauszufinden, wie sie ticken. Mit diesen Informationen im Hinterkopf können Sie dann Konferenzerfahrungen gestalten, die ihnen dabei helfen, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein und sich von anderen Anbietern abzuheben.
Wir haben dadurch die Möglichkeit, Menschen und Veranstaltungsorte jederzeit in Echtzeit zu sehen, was zuvor nicht möglich war. 360-Grad-Kameraaufnahmen ermöglichen es uns zudem, virtuelle Besichtigungen durchzuführen und einen besseren Eindruck des Veranstaltungsortes und der Räumlichkeiten zu erhalten. Weiters stehen uns mehr Tools zur Verfügung, um eine Veranstaltung für unsere Teilnehmer zu personalisieren – vom maßgeschneiderten, individuellen Marketing über Networking-Sessions zum Austausch von Ideen bis hin zu speziellen Lernerfahrungen wie persönliches Coaching und die persönliche Betreuung. Wir werden auch weiterhin Veranstaltungen organisieren, die keinem Einheitsmodell entsprechen, und Ballsaal-Erlebnisse in großen Zelten auf die Beine Stellen, damit die Teilnehmer das Gefühl haben, Teil von etwas Größerem zu sein.
Tagungen werden gleichzeitig größer und kleiner werden. Und die Buchungszeiten werden weiterhin kurz und schnell sein. Das Verlangen unserer Tagungsteilnehmer nach einzigartigen, personalisierten, maßgeschneiderten und anspruchsvollen Erfahrungen wird sich weiterentwickeln. Ebenso werden unsere Teilnehmer an Veranstaltungen teilnehmen wollen, die eine nahtlose Hightech-Ausstattung bieten, ohne dabei auf den persönlichen Service zu verzichten.
[bctt tweet=„Ebenso werden unsere Teilnehmer an Veranstaltungen teilnehmen wollen, die eine nahtlose Hightech-Ausstattung bieten, ohne dabei auf den persönlichen Service zu verzichten.“ username=”nhmeetings”]
Vor vielen Jahren habe ich für eine gemeinnützige Umweltorganisation mit Sitz in Texas gearbeitet. Wir hatten eine jährliche Konferenz mit 1.500 bis 2.000 Teilnehmern, die in verschiedenen texanischen Großstädten stattfand. Es war unser 25-jähriges Jubiläum und in Verbindung mit unserer jährlichen Konferenz stellte ich eine zweitägige Umweltkonferenz für Kinder auf die Beine, von der wir hofften, dass sie 50 Kinder anziehen würde. Zu unserer Überraschung nahmen mehr als 350 junge Menschen aus dem ganzen Bundesstaat an der Veranstaltung teil. Ich stellte 15 Lehrkräfte ein, die jeweils einen zweitägigen Kurs und Wahlkurse am Nachmittag zum Thema Umwelt ausarbeiteten. Ich stellte auch Polizisten in Zivil ein, um die Sicherheit zu gewährleisten, und mehrere Veranstaltungsexperten zur Unterstützung bei administrativen Aufgaben. Ich heuerte eine Küchencrew an, um Mahlzeiten bereitzustellen, sowie einige Pflegekräfte für unsere medizinischen Bedürfnisse. Ich organisierte einen Bus, um die Kinder vom Hauptsitzhotel zu einer örtlichen Junior-Highschool zu bringen, die wir als unseren Hauptveranstaltungsort gemietet hatten. Vom gemeinsamen Spielen neuer Spiele mit bis zu 100 Kindern gleichzeitig über das Jonglieren mit riesigen aufblasbaren Erdbällen, Versammlungen mit Tieren aus freier Wildbahn und gecharterten Jachten, von denen man die örtlichen Fledermäuse bei ihrem abendlichen Flug beobachten konnte, bis hin zu einer Abschlussveranstaltung am letzten Tag, an der 2.000 Erwachsene teilnahmen, um die Umweltkonferenz der Kinder zu besuchen: Es war ein Riesenerfolg, sodass wir die Veranstaltung über einige weitere Jahre planten.
