Apr 11, 2016
Der Grund dafür ist eine unbestreitbare Tatsache: Arbeitsbereiche und Technologien entwickeln sich schnell weiter und bieten den Nutzern eine Vielzahl neuer Möglichkeiten, sich zu treffen und zusammenzuarbeiten, ohne physisch im selben Raum anwesend sein zu müssen.In einer kürzlich veröffentlichten Studie in der Zeitschrift „Wired“ gab Ryan Anderson, Strategy Director bei Herman Miller – dem größten Büromöbelhersteller in den USA, an – dass 25 % der Meetings in Büros abgehalten werden. Dies weist auf eine klare Veränderung der Unternehmenskultur hin. Heute ermöglicht die Technologie es uns, unsere Beiträge zu leisten und zusammen an Projekten zu arbeiten, ohne physisch im selben Raum wie unsere Kollegen anwesend sein zu müssen. Außerdem ist es wichtig, dass alle Beteiligten in den Entscheidungsprozess einbezogen werden. Flexibilität, erhebliche Einsparungen der Reisekosten und die beträchtliche Steigerung der Produktivität sind daher die wichtigsten Katalysatoren für Veränderung.
Ganz einfach: absolute Flexibilität bei gleichzeitiger Steigerung der Produktivität. Vor einigen Jahren konnten wir in den Medien lesen, dass sowohl in Spanien als auch in anderen Ländern der Welt die Zahl der Mobiltelefone pro Einwohner größer war als die Zahl der Einwohner.In der Presse wurde kürzlich auch über eine Studie der Nationalen Beobachtungsstelle für Telekommunikation und Informationsgesellschaft (ONTSI) berichtet, die bestätigt, dass Smartphones fast 60 % der Mobiltelefone auf dem Markt ausmachen. Dies zeigt zweifellos das wachsende Interesse der Nutzer an Mobilität. Aus diesem Grund berücksichtigen Unternehmen heute die Vorteile der Nutzung von Unified-Communications-Plattformen (wie Skype for Business) oder Produkte für die Multipoint-Zusammenarbeit (wie kapp iQ), die das Arbeiten über mobile Geräte wie in einem Büro ermöglichen. Es geht nicht darum, wo oder wie, sondern wann.
Es stimmt, dass der Blick auf den Bildschirm nicht dasselbe ist wie der direkte Blick in die Augen eines Menschen. Ich glaube jedoch, dass sich die beiden ergänzen und nicht unvereinbar sind.
In meinem Unternehmen (wie auch in vielen anderen) organisieren wir beispielsweise mehrere Tagungen pro Woche. Und wie das so ist, treffen wir uns manchmal, um bestimmte Themen zu besprechen, und andere Male mit Leuten, die wir nicht kennen, um ihnen etwas zu verkaufen, mit ihnen zusammenzuarbeiten oder gemeinsame Projekte abzuwickeln. Ich persönlich halte es nicht für sinnvoll, dass wir uns alle für jede Teambesprechung an einem bestimmten Ort versammeln müssen. Dies kostet Geld und Zeit, um von einem Ort zum anderen zu gelangen, alles vorzubereiten usw. Tagungen vor Ort sind nicht immer notwendig. In manchen Fällen kann eine virtuelle Tagung ausreichen, je nach Tagesordnung, Zeit und Kosten.
Meiner Meinung nach ist das Wichtigste, gemeinsam Lösungen für Probleme zu finden oder als Team zusammenzuarbeiten, um Ideen und Projekte zu entwickeln. Tagungen werden organisiert, um Aufgaben zu erledigen, Aufgabenbereiche oder Projekte zu vergeben, Ideen zu besprechen und/oder Strategien durchzugehen und bestimmte Entscheidungen zu treffen. Es geht dabei nicht um die eigentliche Tagung.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Tagungen organisiert werden, um die qualitative und quantitative Produktivität zu steigern, und nicht zum einfachen Zeitvertreib. Und genau dafür ist die Technologie wichtig. Die Möglichkeit, Inhalte gleichzeitig sehen, hören, teilen und daran arbeiten zu können, macht Unternehmen effizienter und daher wettbewerbsfähiger.
Die Technologie bietet dem Nutzer die Möglichkeit, die eigene Leistung zu steigern.
Das hängt vom Zweck der Tagung ab. Es gibt leistungsstarke und sehr erschwingliche Plattformen wie Skype for Business, mit denen Sie für 1,50 € pro Nutzer pro Monat bis zu 1.000 Teilnehmer zu Meetings einladen können – unabhängig von Ihrem Gerät oder ob Sie die Software besitzen oder nicht.
Das ist das Beste daran: Sie sind so einfach zu bedienen, dass jeder sie verwenden kann.
Ich kann nicht für alle Marken sprechen, aber im Fall der bereits erwähnten Plattformen (Skype for Business und kapp iQ) sind beide intuitive, nutzerfreundliche Produkte, deren Nutzung schnell erlernt werden kann.
Skype for Business ist eine hochentwickelte Unified-Communications-Plattform (sozusagen eine weiterentwickelte Version von Videokonferenzen), die eine Kombination aus Chat, HD-Video, Audio, Inhalten und vieles mehr bietet. Aber das Beste daran ist, dass der Nutzer sich über rein gar nichts Gedanken machen muss. Skype for Business funktioniert über eine einfache App und die Meeting Room Systems -Version, wie die NH Hotel Group sie an vielen Orten in Europa anbietet, ist noch einfacher zu nutzen. Das System verfügt über Anwesenheitsdetektoren, die alles in Gang setzen, sobald der Nutzer den Raum betritt. Sobald alles aktiviert wurde, erscheint eine große blaue Schaltfläche auf dem Bildschirm, mit der die Tagung gestartet werden kann. Und das war‘s. Es dauert gerade einmal zehn Sekunden, um die Tagung vorzubereiten. Mit diesem System können Teilnehmer an verschiedenen Orten der Welt alles sehen und hören, was im Raum vor Ort geschieht. Sie können zudem alle Inhalte sehen, interagieren und sich persönlich einbringen.
Im zweiten Fall, kapp iQ, handelt es sich um eine kollaborative Oberfläche, auf der jeder Inhalte von jedem Gerät aus (mobil oder Desktop) sehen, erstellen oder speichern kann. Diese Inhalte werden in einer App gespeichert, damit Sie nicht den Speicherplatz Ihres Geräts mit den Bildern der Präsentationsfolien füllen müssen. Mit kapp iQkönnen die Teilnehmer alle Notizen einfach mit nach Hause nehmen. Sie sind leicht zugänglich und organisiert.
Seien wir realistisch. Wir haben nicht alle Zeit der Welt, um uns mit jedem neuen Tool zu beschäftigen und zu lernen, wie man es benutzt. Wenn die Technologie nicht nutzerfreundlich und einfach zu bedienen ist, werden die Nutzer das Tool wahrscheinlich nicht regelmäßig einsetzen.
Die Art der Tagung ist irrelevant. Diese Technologie kann für jede Art von Tagung eingesetzt werden: von der Ergebnisbesprechung oder Zielsetzung eines Vertriebsteams über eine Brainstorming-Sitzung bis hin zur Arbeit an einem neuen Projekt durch ein Kreativteam.
