Entrevistamos a Dianne Budion Devitt, pionera en la industria de los eventos y reuniones. Diseñadora, productora, consultora, ponente, profesora y autora, Devitt es fundadora de DND Group. Actualmente también es presidenta del capítulo de Nueva York de la ILEA (International Live Events Association).
Mrz 03, 2017
Wir interviewen Dianne Budion Devitt, Pionierin in der Meeting- und Event-Branche. Devitt ist Designerin, Leiterin, Beraterin, Sprecherin, Ausbilderin und Autorin sowie die Gründerin der DND Group. Derzeit ist sie Präsidentin des NY-Zweiges der ILEA (International Live Events Association).
Lesen Sie weiter, um mehr über ihre Erfahrung als Veranstaltungsplanerin zu erfahren, warum individuell gestaltete Events die Zukunft der Branche sind und wie die Technologie das Veranstaltungsdesign verändert.
Ich arbeite seit fast 30 Jahren in der Meeting- und Event-Branche.
Die Branche fand mich! Ich war vorübergehend für ein Unternehmen tätig, das sich auf Tauschreisen spezialisiert hatte und dort wurde mir empfohlen, an einem von HSMAI veranstalteten Mittagessen teilzunehmen. Ich wusste, dass ich gerne in einem Bereich arbeiten möchte, in dem ich meine Theaterausbildung und meine wirtschaftliche Ausbildung einbringen kann. Ich lernte das Team einer Destination Management Company namens Safaris kennen, dem ersten Multi-City-Unternehmen in dieser Kategorie, und wurde Nordost-Managerin. Und der Rest ist Geschichte.
Die wahren Ziele meiner Kunden hinter den Kulissen kennenzulernen und die Möglichkeit, diese Vision in eine von Menschen gesteuerte Erfahrung umzusetzen, inspiriert mich.
Bei den Veranstaltungen und Tagungen, die ich im Laufe der Jahre organisiert und gestaltet habe, lag der Schwerpunkt immer auf dem Engagement, d. h. die Interaktion war wichtiger als das Design. Es fällt mir sogar leichter als früher, da wir in einem Zeitalter leben, in dem die Freude an taktilen Erlebnissen das Gegengewicht zu unserer digitalen Welt darstellt.
Die Technologie verändert das Veranstaltungsdesign in vielerlei Hinsicht, und ich bin davon begeistert! Aus der Perspektive des Designs und der Ausrichtung bieten sich dadurch unzählige Möglichkeiten für Effekte und echte sensorische Erfahrungen. Das Publikum zu kennen und das Event ohne unnötige Ablenkung zu planen und zu gestalten, und ein Gleichgewicht zwischen Echtzeit und VR zu schaffen, ist die nächste Herausforderung für Veranstaltungsplaner, die es zu erkunden gilt.
Als ich in der Branche anfing, lag der einzige Fokus des Veranstaltungsplaners auf der Logistik, obwohl die Magie der ersten Jahre das Meeting- und Event-Design zu dem machte, was es heute ist. Thematische Partys und Veranstaltungen wurden organisiert, um die Interaktion oder das Erlebnis in den Vordergrund zu stellen. Wir haben uns nicht auf das Engagement von Marken konzentriert. Ich frage mich, ob der damalige Fokus, der rein auf den Teilnehmern und Spaß lag, zu nachhaltigeren Ergebnissen beim Aufbau von Beziehungen führte.
Events sind keine Untergruppe von PR oder Werbung mehr, wie es viele Jahre lang während der Entwicklung der Branche war. Die ILEA (International Live Events Association) wächst weiter und macht sich einen Namen. Ich gehe davon aus, dass sich Public Relations und Werbung mehr und mehr in den Bereich der Live-Events entwickeln werden, da geplante Veranstaltungen die bewährteste Lösung für eine effektive Kommunikation von Angesicht zu Angesicht und eine nachhaltige Wirkung sind.
Zukünftige Veranstaltungen werden sich an der Demografie der Teilnehmer orientieren müssen. Der Schwerpunkt wird daher vermehrt auf persönlichen Vorlieben, Musik und Stimmung liegen, und darauf, wie die Gruppensituation angepasst werden kann, um den Anforderungen einer anspruchsvollen Gesellschaft gerecht zu werden. Veranstaltungen werden immer personalisierter werden, da der Luxus eines gut durchdachten und ausgeführten Erlebnisses wünschenswert ist.
Die Unterhaltungsbranche.
Die Organisation einer Veranstaltung in einem Hotel bietet je nach Art des Events verschiedene Vorteile. Dabei gilt es einige Aspekte zu berücksichtigen, vor allem, wenn es um das Branding und andere Kriterien geht. Im Allgemeinen kann die Ausrichtung in einem Hotel für bestimmte Events und im Hinblick auf geografische Bedürfnisse zahlreiche Vorteile bieten (z. B. Bereitstellung von Stühlen, Tischen, Tischtüchern, eigenem Küchenteam, Schlafzimmern im selben Gebäude und allen Annehmlichkeiten eines Hotels). Hotels verfügen über flexible Räumlichkeiten; einige sind miteinander verbunden, andere nicht. Veranstaltungsorte bieten die Möglichkeit, die Kulisse ganz nach den eigenen Vorstellungen zu gestalten, ODER eine thematische Umgebung, die zum Theater, zum Raum oder zur Umgebung des Geschehens wird. Je nach Zielen und Vorstellungen fällt die Entscheidung leicht. Schwer zu sagen, da es viele Faktoren gibt, die man vor der Wahl berücksichtigen sollte.
„Kaffeepausen“: Sie sollten effizient gestaltet werden: mit einem funktionalem Layout und Kaffeemaschinen, die einige Liter Kaffee fassen können. Kleinere Kaffeemaschinen für den individuellen Gebrauch eignen sich besser für kleine Tagungen.
„Beleuchtung“: Hervorheben, was hervorgehoben werden sollte.Wenn das Podium beleuchtet ist, aber die Tische und/oder Essensstationen nicht, können die Gäste nichts sehen. Ausreichend Licht zum Lesen der Speisekarten ist wichtig. Die Beleuchtung sollte als Effekt eingesetzt werden – überall und jederzeit. Es gibt so viele Möglichkeiten der Beleuchtung und Lichtgestaltung, die für großartige Effekte sorgen.
„Equipment und Hotelpersonal“: Das Equipment muss sauber und funktionstüchtig sein und bei Bedarf sollten Backups verfügbar sein. Das Hotelpersonal ist eine Erweiterung meines Teams vor Ort und spielt eine sehr wichtige Rolle, da das Veranstaltungsteam die internen Ressourcen koordiniert.
In der Regel wende ich mich direkt an den Veranstaltungsort oder kontaktiere Kollegen vor Ort. Bei der Buchung von Hotels gelten andere Kriterien als bei Unternehmen wie Meeting Sites Resource oder Meeting Evolution, da sie alle datengesteuert für ROE sind.
Die drei Bedingungen, die meiner Meinung nach für den Erfolg einer Veranstaltung notwendig sind, sind:
der Aufbau einer offenen Beziehung zu meinen Kunden und die reibungslose Kommunikation vor, während und nach der Veranstaltung.
die Organisation eines Erlebnisses, das die wichtigsten Ziele und Visionen meiner Kunden erfüllt und übertrifft, während ich mich an gleichzeitig an realistische Budgetvorgaben halte.
die Zusammenstellung und Zusammenarbeit mit einem erfahrenen, zuverlässigen Team zur Risikominimierung.
Außerdem ist es wichtig, ein wahrlich sensorisches Erlebnis zu schaffen, das sich ganz an den Teilnehmern und den demografischen Anforderungen orientiert. Für eine Gruppe von Weinliebhabern sollte der Schwerpunkt also beispielsweise auf dem Geschmack liegen. Unsere Sinne werden durch die Technologie geschärft und ihr Einsatz ist heute wichtiger denn je zuvor.
Ich habe das Glück, schon viele Dinge im Laufe meiner Karriere erlebt zu haben. Die beiden wichtigsten Events (abgesehen von persönlichen Ereignissen), an die ich mich immer erinnern werde, sind die Organisation der Hochzeit der Tochter eines örtlichen Pfarrers auf einem Basketballplatz, an der die gesamte Gemeinde teilnahm, und die Zusammenarbeit mit dem MIT anlässlich des 40. Jahrestages der Apollo-Mondlandung. Ich bin stolz, den Mann kennengelernt zu haben, der den Mond betreten hat.
Und an alle engagierten und angehenden Veranstaltungsplaner: Denken Sie daran, dass dieser Beruf ein Privileg ist. Es ist ein besonderer Job, Menschen zusammenzubringen, aus welchem Grund auch immer. Und davon gibt es zum Glück viele, denn dies – und nur dies – ist es, was die Welt wirklich verändert. Mit jeder Veranstaltung können wir Großes bewirken.
