Amanda Thurlow has held various jobs in the events industry for over 10 years. From conceptualization to logistics and marketing, she has been involved in all stages of the event planning process.
Feb 07, 2019
Ich begann meine Karriere in der Veranstaltungsbranche mit meiner ersten offiziellen Tätigkeit als Administratorin für das Veranstaltungsteam in der Ricoh Arena, der Heimat des Coventry City Football Club, bevor das Stadium gebaut wurde. Meine Rolle war flexibel und ich war an verschiedenen Aufgaben beteiligt, darunter der Konferenzverkauf, Touren mit Schutzhelmen, die Auswahl von Geschirr, die Personalbeschaffung, die Bewirtung am Eröffnungstag und vieles mehr. Danach war ich im Vertriebsteam im Hilton Birmingham Metropole tätig, einem der größten Konferenzhotels in den englischen Midlands. Schon bald beschloss ich jedoch, dass ich lieber im Bereich der Veranstaltungsorganisation arbeiten möchte. Ich nahm eine Stelle als Veranstaltungsadministratorin bei einem Verband an und stieg dann zur Ausstellungs- und Sponsoring-Koordinatorin und schließlich zur Konferenz- und Seminarorganisatorin auf. Ich habe so viel von den Menschen in meinem Umfeld gelernt und meine Kenntnisse durch ein Diplom in Veranstaltungsmanagement und ein CIM-Zertifikat für professionelles Marketing vertieft.
Derzeit arbeite ich Vollzeit in einem anderen Verband als Managerin für die Mitgliederbetreuung. Es ist eine abwechslungsreiche Tätigkeit, bei der ich teilweise Veranstaltungen für Mitglieder organisiere, die von einem Workshop für 30 Personen bis hin zu einem feierlichen Abendessen für 500 Personen reichen können.
Nachdem ich mehrere Jahre lang proaktiv in den sozialen Netzwerke tätig war, habe ich im Oktober 2017 meinen Blog www.amandathurlow.com veröffentlicht, um meine Erfahrungen als Veranstaltungsexpertin zu teilen.Ich habe über Branchenevents, Veranstaltungsorte und vieles mehr geschrieben. Dieses Jahr wurde ich eingeladen, Debatten auf der Konferenz der Association of Executive Member Engagement und bei The Annual Exchange zu moderieren. Ich wurde auch eingeladen, der Jury der Meeting Industry Association #miaList2018 beizutreten, und ich genieße es sehr, diese neuen Möglichkeiten zu erforschen.
Während meines Studiums der Englischen Sprache, Englischen Literatur und Theaterwissenschaften habe ich ein Praktikum am örtlichen Theater absolviert. Ich war an der Organisation eines Kunstfestivals unter freiem Himmel beteiligt und es hat mir sehr viel Spaß gemacht. Ich war für die Preisverhandlung für die Kabinen vor Ort zuständig, organisierte große Wasserlieferungen zum Beschweren der oberirdischen Strukturen und nahm an Meetings mit den örtlichen Behörden zum Thema Sicherheit und Straßensperrungen teil. Mein Chef riet mir, eine Karriere im Bereich Veranstaltungsplanung in Betracht zu ziehen, da ich ein Talent dafür hatte, Dinge zu organisieren. Wir organisierten auch einige örtliche Musikfestivals zusammen und er erzählte mir Geschichten über Konferenzen, die er zu Beginn seiner Karriere auf die Beine gestellt hatte. Dies brachte mich zum Nachdenken über die Möglichkeiten, die sich mir boten. Aus diesem Grund kontaktierte ich die Compass Group zu offenen Stellen in der Ricoh Arena, da ich über die örtlichen Nachrichten erfahren hatte, dass das Stadium eine Ausstellungshalle und Veranstaltungsräumlichkeiten umfassen würde. Diese Inspiration war viel wert und ich konnte mich glücklich schätzen, diese praktische Erfahrung mit meinem Chef als Mentor zu Beginn meiner Karriere gemacht zu haben.
Die Veranstaltungsplanung ist heute weniger von den Jahreszeiten abhängig. Als ich meine Karriere begann war der Sommer sehr ruhig – die beste Zeit, um den Papierkram zu erledigen und das Büro in Ordnung zu bringen. Sobald die Hauptsaison im November vorbei war und Weihnachten näher rückte, wurde die Arbeitsbelastung weniger. Heute ist das nicht mehr der Fall. Mittlerweile werden das ganze Jahr über Veranstaltungen organisiert.
Die Veranstaltungsplanung ist heute weniger von den Jahreszeiten abhängig.
Seit der Zeit des Finanzcrashs sehen Menschen Veranstaltungen vermehrt als kommerzielle Möglichkeit, wodurch sie auch bei nicht traditionellen Veranstaltungsplanungsabteilungen oder Organisationen beliebter geworden sind. Vor allem für Marketing-Teams werden Veranstaltungen immer wichtiger, da sie erkennen, welche Möglichkeiten persönliche Interaktionen bieten können.
Der Wettbewerb um Buchungen hat sich verschärft, da die Auswahl an verfügbaren Veranstaltungen heute viel größer ist. Auch Buchungstrends haben sich verändert. Buchungen werden nun viel häufiger kurzfristig vorgenommen, was mehr Druck für Veranstaltungsplaner bedeutet. Darüber hinaus sind heute größere Marketing-Bemühungen über verschiedene Kanäle erforderlich. Dadurch haben sich auch die Erwartungen an Veranstaltungsplaner geändert.
Veranstaltungsteilnehmer stellen größere Ansprüche, wenn es um ihre Erfahrung geht. Veranstaltungsplaner müssen bei der Organisation ihrer Veranstaltung immer kreativer werden, um die Zufriedenheit der Teilnehmer zu gewährleisten. Dies bedeutet auch, mit den Publikums- und Branchentrends Schritt zu halten und mehr zu bieten.
Es gibt immer mehr innovative Tools, die kontinuierlich weiterentwickelt werden – von raffinierten Plattformen für die Veranstaltungsplanung bis hin zu Virtual-Reality-Tools, Event-Apps und KI. Es gibt Tools für Veranstaltungsplaner, für Veranstaltungsteilnehmer und für beide Gruppen. Ich war kürzlich bei einer Veranstaltung, wo über die Zukunft der Blockchain-Technologie gesprochen wurde, und darüber, welche zu erwartenden Veränderungen sich dadurch für die Veranstaltungsbranche ergeben. Man muss immer auf Veränderungen vorbereitet sein.
Es gibt immer mehr innovative Tools, die kontinuierlich weiterentwickelt werden – von raffinierten Plattformen für die Veranstaltungsplanung bis hin zu Virtual-Reality-Tools, Event-Apps und KI.
Die ersten Schritte bei der Organisation einer Veranstaltung bestehen darin, die Ziele dahinter zu verstehen. Alle Veranstaltungen haben wichtige Botschaften, die sie vermitteln müssen. Erfolgreiche Veranstaltungen vermitteln diese Botschaften auf kreative Art und Weise. Ich denke in der Regel eine Weile über meine Ideen nach und erstelle dann eine Liste damit. Ich tausche meine Ideen mit anderen in meinem Team aus und berücksichtige die verfügbaren Ressourcen. Dies hilft mir in der Regel dabei herauszufinden, welche Ideen sich am besten umsetzen lassen.
Die Veranstaltungsplanung bietet zahlreiche Herausforderungen – es ist schwierig, nur eine zu nennen. Ich genieße die Herausforderungen des Veranstaltungsmarketings und setze gerne verschiedene Methoden ein, um den Veranstaltungsverkauf zu fördern und den Anstieg der Buchungen zu analysieren. Ausverkaufte Veranstaltungen sind sowohl befriedigend als auch frustrierend – wenn man doch nur mehr Platz hätte, um mehr Karten zu verkaufen.
Das beste Gefühl ist es, eine Möglichkeit zu finden, um eine bestimmte Herausforderung – worum es sich dabei auch handelt – zu überwinden. Die Fähigkeit, Probleme zu lösen, ist für Veranstaltungsplaner von entscheidender Bedeutung. Im Laufe der Zeit und mit zunehmender Erfahrung fällt es Ihnen leichter, mit Herausforderungen umzugehen: Kurzfristige Absagen von Rednern, nachgebende Hoteldecken oder Feueralarme, die während einer Veranstaltung ertönen, waren einige der Herausforderungen, die sich mir vor Ort stellten. Ich habe aus jeder Situation gelernt und mich besser vorbereitet, um ähnliche Probleme beim nächsten Mal besser handhaben zu können.
Es gibt mir ein gutes Gefühl, wenn die Veranstaltung reibungslos verlaufen ist. Dann weiß ich, dass ich trotz aller Herausforderungen vor und während der Veranstaltung etwas Gutes abgeliefert habe und die Teilnehmer eine positive Erfahrung genießen konnten. Veranstaltungsplaner sind wie Schwäne. Alle Bemühungen und Anstrengungen geschehen unter der Wasseroberfläche – von außen ist nur Eleganz und Anmut zu sehen. Aus diesem Grund gilt die Veranstaltungsplanung als einer der stressigsten Berufe. Man muss immer am Ball bleiben, innovativ denken und Lösungen für Probleme finden, während man den Gästen rundum perfekte Erfahrungen bietet.
KPI variieren je nachdem, was das Ziel der Veranstaltung ist. Die KPI einer Verkaufsveranstaltung unterscheiden sich beispielsweise von denen einer Presseveranstaltung/Produkteinführung oder einer informativen Veranstaltung. Bei allen Veranstaltungen sollte Feedback von den Teilnehmern gesammelt werden – dies ist der für die Bewertung des Erfolgs der Veranstaltung wichtigste Ort. Auch die Fragen, die gestellt werden, sollten für die Messung relevant sein und dabei helfen, festzustellen, ob das Ziel der Veranstaltung erreicht wurde. Sie sollten darüber hinaus gehen, wie zufriedenstellend das Catering oder die Lage des Veranstaltungsortes war.
Immer mehr Unternehmen werden die beziehungs- und gemeinschaftsbildende Kraft der sozialen Medienverstehen. Viele Unternehmen nutzen die sozialen Netzwerke ausschließlich zu Verkaufszwecken und lassen sich die Gelegenheit entgehen, mit ihren Kunden zu interagieren. Die sozialen Netzwerke ermöglichen die direkte Interaktion mit der Zielgruppe in ihrer eigenen Zeit und zu Themen, die sie interessiert. Die Technologie entwickelt sich ständig weiter und wird auch weiterhin innovative Möglichkeiten bieten, um dies zu erreichen.
[bctt tweet=” „Viele Unternehmen nutzen die sozialen Netzwerke ausschließlich zu Verkaufszwecken und lassen sich die Gelegenheit entgehen, mit ihren Kunden zu interagieren.” Amanda Thurlo, professionelle #Veranstaltungsplanerin” username=”@nhmeetings”]
Mehr und mehr Unternehmen werden die Vorteile einer Zusammenarbeit mit branchenspezifischen Social-Media-Influencern verstehen. Sie sind Botschafter für die Branche, die bereits mit ihrem Publikum interagieren. Partnerschaften und Kooperationen können sowohl innerhalb verschiedener Branchen (je nach Veranstaltungsthema), als auch innerhalb der Veranstaltungsbranche geschlossen werden. Auch die Unterschiede zwischen B2C- und B2B-Influencern werden klarer. Obwohl das Influencer-Marketing in der Mode- und der Kosmetikbranche gut etabliert ist, befindet es sich im Bereich B2B und in der Veranstaltungsbranche noch im Anfangsstadium.
Der Aufbau des EWL Clubs hat sich kürzlich geändert, sodass die Rolle des regionalen Vorsitzenden nicht mehr existiert. Ich bin aber immer noch Botschafterin für den Club. Meine Aufgabe ist es grundsätzlich, dem EWL Club mehr Aufmerksamkeit zu verschaffen – sowohl durch Mundpropaganda als auch über die sozialen Netzwerke. Auch die persönliche und Online-Interaktion mit Mitgliedern gehört dazu, um ein effektives Netzwerk zu schaffen. Die fünf besten Tipps, die ich anderen Veranstaltungsprofis empfehlen würde, sind:
In der Branche werden bereits Maßnahmen ergriffen, um den Einsatz von Kunststoffstrohhalmen zu reduzieren – eine Idee, die viel mehr Veranstaltungen umsetzen sollten. Veranstaltungen wie die Farnborough International Air Show zu Beginn des Jahres forderte die Teilnehmer aktiv dazu auf, ihre eigenen wiederauffüllbaren Wasserflaschen mitzubringen – eine positive Entwicklung.
Nachhaltigkeitsmaßnahmen lassen sich leichter umsetzen, wenn alle Beteiligten zusammenarbeiten, um das Verhalten der Teilnehmer zu beeinflussen. Ich habe nicht an der IMEX teilgenommen, aber ich weiß von den vielen Initiativen, die ergriffen wurden, um den Kohlendioxidausstoß zu kompensieren, Lebensmittelabfälle zu reduzieren und übrig gebliebene Produkte zu recyceln und wiederzuverwenden, um lokale Initiativen zu unterstützen. Ich engagiere mich in meiner Freizeit ehrenamtlich für eine Organisation zur Hilfe von Obdachlosen und würde es schätzen, wenn mehr Wohltätigkeitsorganisationen von den bei Veranstaltungen anfallenden Abfällen profitieren würden, auch wenn das Hauptziel die Abfallreduzierung sein sollte.
