Für mich persönlich ist eine meiner schönsten Erinnerungen der Gipfel über die nukleare Sicherheit 2014. Diese Veranstaltung fand in Den Haag (etwa 20 km von unserem Hotel) statt und wurde von 58 führenden Politikern, 5.000 Delegierten und 3.000 Journalisten besucht. Im NH Conference Centre Leeuwenhorst waren wir erfreut, einige der größten Rundfunkanstalten der Welt wie NBC, den US-Geheimdienst, das niederländische Militär und einen großen Teil der niederländischen Polizei begrüßen zu dürfen. Wir waren drei Tage hintereinander komplett ausgebucht und jeder Quadratmeter des Hotels wurde rund um die Uhr genutzt. Wir haben etwa 5.000 Mahlzeiten pro Tag vor Ort serviert, und die Zusammenarbeit, insbesondere mit dem niederländischen Militär, war großartig.
Wir waren außerdem Gastgeber der 35. Ausgabe des Internationalen Fundraising-Kongresses im Hotel. Besonders bemerkenswert ist dabei, dass auch die 34 Ausgaben davor hier im NH Conference
Centre Leeuwenhorst stattfanden. Förderer aus der ganzen Welt reisen nach Noordwijkerhout, um Wissen und Erfahrung auszutauschen und an neuen Strategien zu arbeiten, um die Welt zu einem besseren Ort zu machen.
Eine weitere wichtige Veranstaltung, auf die wir uns sehr gefreut haben, war eine unserer größten jährlichen Veranstaltungen: 1.400 Gäste nahmen an einem Unternehmensprogramm teil, um voneinander zu lernen, sich weiterzuentwickeln und noch bessere Manager zu werden, als sie es ohnehin schon waren. Sie begann am Sonntagabend mit einem Begrüßungsdinner – nicht als Buffet, sondern Essen am Tisch für alle 1.400 Gäste. Es war eine groß angelegte Aktion, bei der wir nur mit dem bestmöglichen Service und der bestmöglich Qualität zufrieden waren. Und was bedeutete dies für uns? Nun ja, alle 1.400 Gäste erhielten ihre Mahlzeit innerhalb von 18 Minuten, alle Ernährungsanforderungen wurden sorgfältig erfüllt, Getränke wurden ab dem Eintreten der Gäste in den Speisesaal serviert, alle unsere Mitarbeiter hatten ein Lächeln auf den Lippen und natürlich hatten wir alle eine proaktive Einstellung.
Es gibt einige wichtige Dinge zu beachten, aber das Allerwichtigste ist, dass unser Kunde an ERSTER Stelle steht. Die Kundenzufriedenheit steht an erster Stelle und ich glaube, dass wir diese durch Teamarbeit und die Zusammenarbeit mit unseren Kunden erreichen können. Bei der Organisation ihrer (und unserer) Veranstaltung ziehen wir als Team an einem Strang. Darüber hinaus sagen wir niemals „Nein“, da ich glaube, dass es für jede Herausforderung eine Lösung gibt.
Es mag einfach klingen, aber Kommunikation ist der Schlüssel. Es ist wichtig sich über die Vorstellungen des Kunden im Klaren zu sein. Zuzuhören und entsprechend zu handeln ist etwas, das nicht oft getan wird. Natürlich ist es eine große Aufgabe für unsere Buchungsstelle, aber es ist auch während der Veranstaltung wichtig. Unsere NH Botschafter stehen in ständigem Kontakt mit den Gästen, um sicherzustellen, dass wir allen Anforderungen und Bedürfnissen gerecht werden.
Catering-Planer spielen eine wichtige Rolle bei der Vorbereitung von Tagungen und Veranstaltungen. Unser Küchenchef kreiert ein Catering-Menü und wir laden unsere Kunden dazu ein, dies zu verkosten. Aber wie finden wir heraus, was der Kunde wirklich mag? Um vollkommen sicher zu sein, entwickeln wir derzeit einen Test, der uns dabei hilft, mehr über die Vorlieben unserer Kunden zu erfahren. Im Rahmen dieses Tests werden folgende Fragen gestellt: „Bevorzugen Sie Vanille-Eiscreme oder Himbeer-Eiscreme?“; „Bevorzugen Sie Cappuccino oder Espresso?“; usw. Mit den Ergebnissen können wir die Vorlieben des Kunden besser einschätzen. In der Zukunft möchten wir diese Technik auch für ganze Buffets anwenden. Wenn das Testergebnis zeigt, dass der Kunde beispielsweise süß, sauer oder bitter bevorzugt, können wir Ihnen empfehlen, die Gerichte des Buffets mehr an diese Geschmacksvorliebe anzupassen.
Jede Veranstaltung ist anders. Vielleicht nicht in Hinsicht auf deren Inhalt, aber jede Kontaktperson ist anders und erfordert eine andere Umgangsweise. Und auch wenn die Kontaktperson dieselbe ist, sind die Teilnehmer anders, die Umstände sind anders, die Einstellung der Kontaktperson und der Delegierten ist anders usw. All dies beeinflusst die Veranstaltung. Es ist unsere Aufgabe, zwischen den Zeilen zu lesen und eine persönliche Herangehensweise zu finden, um die perfekte Veranstaltung für unsere Kunden zu organisieren.
Wir lernen bei jeder Veranstaltung wertvolle neue Lektionen und berücksichtigen diese für die nächste Veranstaltung.
Unser Ziel ist es, nach einer Veranstaltung niemals schlechtes Feedback zu erhalten – aus dem einfachen Grund, dass die Veranstaltung bereits abgeschlossen ist und wir nichts mehr daran ändern können. Ein Teil unserer Teamarbeit konzentriert sich auf die tägliche Erfahrungsbewertung unserer Kunden, um mehr über ihr persönliches Erlebnis zu erfahren, das Programm für den kommenden Tag zu besprechen und den vergangenen Tag zu bewerten. Auf diese Weise können wir mit dem Kunden an jedem kleinsten Detail arbeiten, Erwartungen übertreffen und jede Veranstaltung unvergesslich gestalten.
Es ist eine Kombination aus mehreren Dingen. Das Catering ist definitiv ein sehr wichtiger Aspekt für jede Veranstaltung. Aus diesem Grund setzen wir wie bereits erwähnt Catering-Planer ein. Und auch die Technik ist für die meisten unserer Kunden sehr wichtig. Dies kann bedeuten, dass die Veranstaltung papierlos ist und jeder Teilnehmer einen eigenen Bildschirm hat, über den er Präsentationen verfolgen und Arbeit erledigen kann. Alternativ können auch Apps genutzt werden, die entwickelt werden, um Informationen über die Veranstaltung wie den Programmablauf zu teilen, und die aktuellsten Nachrichten über die Veranstaltung versenden. Aber dies ist auch eine gute Möglichkeit für die Teilnehmer, Kontakte zu knüpfen.
