"Soziale Netzwerke und Hyperkonnektivität machen es notwendig, Veranstaltungen als Treffpunkte für einzigartige und personalisierte Erfahrungen zu gestalten."

1. Zunächst möchten wir ein wenig mehr über Ihren beruflichen Werdegang erfahren. Was hat Sie dazu gebracht, Veranstaltungsplanerin zu werden?

Ich habe angefangen, an einem Projekt zu arbeiten, das von meiner Freundin, Mentorin und Chefin Gabriela Olivieri – Veranstaltungsmanagerin bei Furlong-Fox – organisiert wurde. Im Jahr 2010 suchte sie jemanden, der den kaufmännischen Bereich der Abteilung ausbauen konnte. Und da sie wusste, dass ich schon in jungen Jahren als Verkäuferin im Bereich der Werbung gearbeitet hatte, lockte sie mich mit diesem Angebot.

2. Welche besonderen Merkmale weist der argentinische Markt für Veranstaltungsmanagement im Vergleich zu anderen Ländern auf? Welche Wachstumserwartungen hat er auf kurze Sicht?

In Argentinien – und ich glaube das gilt für alle Ebenen – sind wir nicht in der Lage, etwas im Voraus zu planen, geschweige denn auf mittel- oder langfristiger Basis. Und selbst wenn wir die notwendigen Mittel dafür haben, sind wir Experten darin, uns selbst zu boykottieren. Das bedeutet, dass in den Unternehmen und ihren Veranstaltungsplanungsabteilungen jede einzelne Aufgabe die höchste Dringlichkeit hat, und am liebsten schon gestern hätte erledigt werden sollen. Und selbst wenn die Anfrage vorzeitig gestellt wird, erwarten die Kunden eine schnelle Antwort. Dies macht es zu einer Herausforderung, ein erfolgreiches Tagungs- und Veranstaltungsprogramm zu erstellen – eines, das die gewünschten Ergebnisse liefert, wertvolle Daten erfasst, die bei der Entscheidungsfindung verwendet werden können, und das sich tatsächlich an die Vorlaufzeit hält.

3. Welche besonderen Merkmale bieten Veranstaltungen in der pharmazeutischen Industrie? Wie unterscheidet sie sich Ihrer Erfahrung nach von anderen Branchen?

In dieser Branche gibt es Schlüsselfaktoren, die von Anfang an berücksichtigt werden müssen. Zunächst muss sich jedes Unternehmen in der Branche an den Verhaltenskodex halten. Die Wahl der Stadt, des Hotels und des Programms selbst werden durch den Verhaltenskodex definiert und bestimmt.

Dennoch ist es wichtig, ein Logistikmanagementprogramm für Fachleute zu entwickeln, d. h. technologische Tools und Personalschulung, um die Teilnehmer effektiv erreichen zu können. Davon hängt der Erfolg der Veranstaltung nämlich ab: Es sollte unvergesslich sein und jeden Teilnehmer und jede Teilnehmerin auf irgendeine Weise beeinflussen.

4. Was sind die Hauptanliegen Ihrer Kunden in der Branche bei der Suche nach einem Veranstaltungsort?

Für kleine bis mittlere Veranstaltungen bevorzugen die Kunden meist natürliches Tageslicht und Räumlichkeiten mit schönem Ausblick auf die natürliche Umgebung, den sie zwischen den Sitzungen genießen können. Bei Großveranstaltungen mit mehr als 100 Teilnehmern bitten die Kunden meist um einzigartige, ansprechende Räumlichkeiten, die sich von der Norm unterscheiden, leicht zugänglich sind und die es ihnen ermöglichen, mit ihren bevorzugten Dienstleistern zusammenzuarbeiten. Vor allem aber muss der Veranstaltungsort flexibel sein, um den Aufbau noch wenige Tage vor der Veranstaltung verhandeln zu können. Ist diese Flexibilität nicht gegeben, wirkt sich dies erheblich auf das endgültige Budget aus und der Kunde würde dies als unerwarteten Mehraufwand empfinden.

5. Welche Veränderungen haben Sie in den letzten Jahren in der pharmazeutischen Industrie im Bereich der Veranstaltungsplanung wahrgenommen? Welche Trends sehen Sie für die Zukunft voraus?

Die pharmazeutische Industrie in unserem Land ist sehr stark. Die Labors können ein hohes Investitionsniveau aufrechterhalten, was sie zu wichtigen Akteuren macht. Jedes von ihnen hat mittlerweile hochprofessionelle Beschaffungsabteilungen, die Analysen und technologische Tools fordern, um Fachleute zu erreichen, und hochqualifizierte Beraterteams benötigen. Dieses Anforderungsniveau, das auf die hohen Investitionen zurückzuführen ist, hat zu einer enormen Steigerung der Kosten und Gebühren geführt, die Unternehmen in Argentinien zu zahlen bereit sind. Um wettbewerbsfähig zu werden, besteht die größte Herausforderung für Veranstaltungsplaner darin, Musterprogramme für Veranstaltungen zu erstellen, die effizient und trotzdem kostengünstig sind.

6. Könnten Sie in Bezug auf die Automobilindustrie einige der Besonderheiten nennen, die es bei der Planung einer Veranstaltung zu beachten gilt? Gibt es Aspekte, die nur für diese Branche relevant sind?

Im Bereich der Automobilindustrie können Veranstaltungsplaner wirklich eindrucksvolle Veranstaltungen organisieren. Mit dem richtigen Planungsschema können Sie unvergessliche Veranstaltungen gestalten. Wir haben eine Reihe erfolgreicher Jahre in Bezug auf die Veranstaltungsorganisation erlebt – auch wenn 2019 leider nicht zu diesen Jahren gehört – und die Branche plant zahlreiche Arten von Veranstaltungen wie Produkteinführungen, Probefahrten für Pressemitglieder, Stände auf Kongressen, Incentive-Reisen für Autohändler, Personalbeschaffung in verschiedenen Bereichen und vieles mehr. Diese Aktivität bietet Veranstaltungsplanern die Möglichkeit, ihre Kreativität in jeder Hinsicht zum Ausdruck zu bringen. Obwohl es manchmal schwierig ist, originell zu sein, stützen wir uns in der Regel auf die neuesten Trends, probieren verschiedene Wege der Kommunikation aus, überlegen uns, wie wir die Teilnehmer am besten beeindrucken können, und stellen 100 % maßgeschneiderte Veranstaltungen auf die Beine. Wichtig ist, alle Einzelheiten der Produkteinführung zu kennen, und die Ziele, die das Unternehmen mit der Veranstaltung erreichen möchte, genau zu verstehen.

7. Wie erhalten Sie Ihre Kreativität bei Furlong-Fox bei der Vorbereitung auf diese Art von Veranstaltungen aufrecht?

Grundsätzlich tun wir unser Bestes, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. Wir setzen uns mit neuen Trends auseinander, wir kontaktieren Anbieter aus Märkten, die nicht zu den üblichen Bereichen der Veranstaltungsplanung gehören, und wir schaffen neue Wege, um unsere Ideen vorzustellen. Wir gehen einen Schritt weiter und arbeiten an der Optimierung der Budgets. Wir wissen, dass eine fantastische Idee, die nicht in das Budget passt, negative Auswirkungen haben würde.

Unser Team ist interdisziplinär und wir bemühen uns, Experten mit unterschiedlichem Hintergrund und unkonventionellem Fachwissen einzubinden, um einen umfassenderen und komplexeren Überblick über die Veranstaltung zu gewinnen.

8. Konnten Sie in Bezug auf den Tagungs- und Veranstaltungsmarkt im Laufe der letzten zehn Jahre bestimmte Veränderungen identifizieren?

In den letzten Jahren hat sich die argentinische Tagungs- und Veranstaltungsbranche weiterentwickelt und professionalisiert. Es gibt immer mehr Unternehmen, die sich voll und ganz diesem Geschäft widmen, große Unternehmen und Unternehmer, die alle ein hohes Maß an Kompromissbereitschaft an den Tag legen, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen. Dies ist darauf zurückzuführen, dass sich sowohl Kunden als auch Nutzer in den Unternehmen gleichzeitig verändert haben. Wir benötigen eindrucksvolle, aber realistische Ideen, die einen greifbaren und spezifischen ROI gewährleisten. Wenn ein Kunde Geld in eine Veranstaltung steckt, sollte er wissen, wofür und warum er sein Geld ausgibt. Die Antwort auf diese Fragen liegt bei den Veranstaltungsplanern.

Ich kann auch auf einige entscheidende Trends eingehen, die ich in den letzten Jahren festgestellt habe. Erstens kann der Kunde jetzt qualitative und quantitative Ergebnisse verlangen, und wir sollten dementsprechend handeln. Zweitens hat sich auch das Veranstaltungsdesign durch die Weiterentwicklung der sozialen Netzwerke und der Hyperkonnektivität verändert. Veranstaltungen sollen nun als „Treffpunkt“ organisiert werden, sodass jeder Teilnehmer eine einzigartige und maßgeschneiderte Erfahrung genießen kann. Jede Veranstaltung ist wie eine Art „Wähle dein eigenes Abenteuer“ für 50, 200 oder 1.000 Teilnehmer. Die eigentliche Herausforderung sollte also darin bestehen, mit der Veranstaltung bei jedem einzelnen Teilnehmer einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.

9. Wann haben Sie von der NH Hotel Group erfahren? Könnten Sie uns verraten, was die NH Hotel Group Ihrer Meinung nach zu einem zuverlässigen Partner für die Planung von Veranstaltungen macht?

Ich kannte die NH Hotel Group schon, bevor ich meine Arbeit in der Tagungs- und Veranstaltungsbranche begann, da ich durch das Land und um die Welt gereist war und daher bereits in verschiedenen NH Hotels übernachtet hatte. Heute ist die NH Hotel Group ein wichtiger Partner, da sie mit ihren verschiedenen Marken in Buenos Aires, im Landesinneren von Argentinien und auf der ganzen Welt vertreten ist. So ist gewährleistet, dass wir immer die perfekten Räumlichkeiten für jede Veranstaltung finden. Die NH Hotel Group schafft es immer, ihre Angebote pünktlich und mit allen angeforderten Informationen zu übermitteln, und ist flexibel, wenn dies erforderlich ist. Ich hatte das Vergnügen, einige ihrer neuen Hotels zu besichtigen – zum Großteil die Hotels der Marke NH Collection . Ich bin der Meinung, dass die NH Hotel Group in allen Hotels und Veranstaltungsräumlichkeiten bemerkenswerte Servicestandards aufrechterhält, unabhängig von deren Lage. Dies hilft uns dabei, im Voraus zu planen und sicher zu sein, dass uns keine unangenehmen Überraschungen erwarten.

10. Und schließlich – was war Ihr bisher größter Erfolg? Die größte Herausforderung, die sich Ihnen stellte?

Der größte Erfolg unseres Teams besteht darin, dass wir die meisten unserer Kunden behalten konnten, da diese Abteilung bei Furlong-Fox vor 25 Jahren gegründet wurde. Seither haben wir noch viele weitere Kunden gewonnen, von denen einige durch die Empfehlungen anderer angezogen wurden. Und viele von ihnen blieben uns treu. Darauf sind wir besonders stolz. Es freut uns zu wissen, dass sie uns nach wie vor ihr Vertrauen schenken und sich auf uns verlassen. Und genau dies ist auch unsere größte Herausforderung – in einem sich ständig verändernden, unbeständigen und unsicheren Umfeld relevant und wirkungsvoll zu bleiben, die Kosten erschwinglich zu halten, zuverlässige Ergebnisse zu erzielen und immer professioneller zu werden.