Christy Lamagna ist eine internationale Veranstaltungsplanerin. Sie ist auf disruptive Ereignisse spezialisiert. Heute erzählt sie uns auf unserem Blog, wie wir kreative Strategien entwickeln können, um immersive Events zu gestalten, die auf die Erfüllung der Hauptziele ausgerichtet sind.
Jul 16, 2018
Christy Lamagna ist CEO und Gründerin von Strategic Meetings & Events, einem internationalen, preisgekrönten Planungsunternehmen. Sie konzentriert sich mittlerweile voll und ganz darauf, die Branche mit bahnbrechenden und innovativen Lösungen zu überraschen. Sie widmet sich der Aufgabe, Planer zu Event-Strategen zu machen, die von Neugier angetrieben werden, strategisch handeln und Technologie nutzen. Sie schenkt auch zahlreichen Wohltätigkeitsorganisationen ihre Zeit und ist als Mentorin tätig, da sie immer bestrebt ist, etwas Gutes zu tun, zu positiven Entwicklungen beizutragen und etwas Nützliches mit ihrer Zeit anzufangen. In diesem Interview gibt sie Einblicke und Tipps, wie man mit jeder Veranstaltung Ergebnisse erzielen kann.
Ich begann meine Karriere als Journalistin, was mich dazu brachte, für ein örtliches Krankenhaus über Gemeindeveranstaltungen zu berichten. Ich merkte schnell, dass das Planen von Veranstaltungen noch interessanter war, als darüber zu schreiben. Anstatt also neben dem Schreiben zu planen, schreibe ich jetzt neben dem Planen.
Meine Karriere war von Anfang an sehr erfüllend und bereichernd. Ich habe jahrelang in amerikanischen Unternehmen gearbeitet, war Teil von vier Start-up-Teams und gründete im Jahr 2001 mein eigenes Unternehmen. Ich habe zehn Jahre lang strategische Planung an Hochschulen gelehrt und bin jetzt dazu übergegangen, vollständig als Rednerin, Schriftstellerin, Coach und Mentorin tätig zu sein.
Ich möchte all meine Erkenntnisse mit anderen teilen, um ihnen wertvolle Einblicke zu gewähren und ihnen beruflich weiterzuhelfen. Es liegt mir sehr am Herzen, Gutes zu tun. Ob es nun darum geht, Kunden erfolgreiche Veranstaltungen zu bieten, die ihre Erwartungen übertreffen, oder aufstrebende Unternehmer zu betreuen. Es ist mir wichtig, die Erfahrung anderer zu verbessern und auf ihnen auf jede mögliche Art weiterzuhelfen.
Durch meine Erfahrung als Rednerin und Coach habe ich eine besondere Perspektive, die mir dabei hilft, noch bessere Veranstaltungen zu planen. Ich kann die Veranstaltung mit den Augen der Teilnehmer, der geladenen Gäste, der Planer und der Führungskräfte sehen. Indem ein einziger Fokuspunkt für alle Beteiligten geschaffen wird, werden Veranstaltungen zu Marketing-Tools und dienen der Vertriebsunterstützung. Ich habe verstanden, dass jede Person ihre eigenen Bedürfnisse hat, und habe mich daraufhin damit beschäftigt, eine Lösung zu finden, die den Zielen aller Beteiligten entspricht. Dies hat mir gezeigt, dass es wichtig ist, Aspekte aus allen Perspektiven zu betrachten. Das Ergebnis sind Veranstaltungen, die auf ganzer Linie überzeugen.
Die erste Frage, die wir stellen, ist: „Was ist Ihr Ziel?“ Wenn wir mit dem Ziel vor Augen beginnen, können wir rückwärts arbeiten, um sicherzustellen, dass alle Programmelemente auf das Ziel ausgerichtet werden und dieses unterstützen. Wir treffen uns mit wichtigen Führungskräften und einigen Personen der Zielgruppe, um unsere Annahmen zu überprüfen, und erstellen dann eine einjährige Marketingstrategie zur Unterstützung des Kommunikationsprozesses und der Belebung der Botschaft vor, während und nach der Veranstaltung. Unser Kunden kennen unsere Vorgehensweise und sind motiviert, mit der Arbeit loszulegen, wenn sie mit uns in Kontakt treten.
Neuen Kunden ist die Herangehensweise an die Planung von Strategic Meeting & Events noch nicht bekannt. Sie erwarten Fragen über ihr Budget oder die bevorzugten Daten und verstehen nicht, warum wir damit beginnen, über das Programm und die Lernziele zu sprechen. Sobald sie den Unterschied zwischen herkömmlichen Veranstaltungen und strategischen Veranstaltungen verstanden haben, sind sie schnell mit unserer Vorgehensweise einverstanden und können es kaum erwarten, Ergebnisse mit ihren Programmen zu erzielen, die sie nie für möglich gehalten hätten. Es ist für alle Beteiligten ein großartiges Erlebnis.
Die erste Frage, die wir stellen, ist: „Was ist Ihr Ziel?“ Wenn wir mit dem Ziel vor Augen beginnen, können wir rückwärts arbeiten, um sicherzustellen, dass alle Programmelemente auf das Ziel ausgerichtet werden und dieses unterstützen.
Ich würde es mir wünschen, dass es eine Lizenz oder gewisse Mindestanforderungen gibt, die erfüllt werden müssen, um in die Tagungs- und Veranstaltungsbranche einzusteigen, aber das ist leider nicht der Fall. Jeder kann Planer oder Anbieter in der Branche werden und es gibt ein breites Spektrum von Fachkenntnissen sowie Standards in Bezug auf die Qualität, Ehrlichkeit und Integrität. Dies gilt für viele Berufe. In jeder Situation, in der es an Standards oder der Erfüllung von Anforderungen beim Einstieg mangelt, schadet dies denjenigen, die hart arbeiten, um Qualitätsprodukte und -dienstleistungen zu liefern. Ich würde mir wünschen, dass eine Prüfung abgelegt werden muss, um Veranstaltungsplaner zu werden. Die CMP ist nicht verpflichtend und nicht ausreichend auf Strategie und die Erfüllung von Zielen ausgerichtet, um diese Anforderung zu erfüllen. Ein höherer Standard sollte gesetzt werden, und eine einseitige Vereinbarung der Branche zur Durchsetzung dieser Standards ist die einzige Möglichkeit, dies zu erreichen. Ich denke nicht, dass es dazu kommen wird, aber ich stelle es mir gerne vor, da ich das Potenzial sehe und mir wünschen würde, dass wir es erreichen.
Wir wählen Veranstaltungsorte und Räumlichkeiten basierend auf dem Ziel der Veranstaltung aus. Wenn es sich um eine intensive Schulung handelt, versuchen wir, Räumlichkeiten in der Nähe des Flughafens ausfindig zu machen und Ablenkungen zu vermeiden. Wenn eine Veranstaltung für das Teambuilding oder das Networking ausgerichtet werden soll, suchen wir nach Aktivitäten im Freien und größeren Veranstaltungsorten mit Restaurants an einem Ort, an dem Aktivitäten und ein interessantes Freizeitangebot geboten werden.
Jeder Kunde hat eigene Werte und Vorstellungen, die berücksichtigt werden, wenn ein Zielort ausgewählt wurde. Einige Kunden legen Wert darauf, den Veranstaltungsort ganz für sich zu haben oder die größte Gruppe vor Ort zu sein, während sich andere Gourmet-Gerichte und einen erstklassigen Service wünschen. Sobald wir das Ziel der Veranstaltung kennen und Räumlichkeiten gefunden haben, in denen dieses Ziel erreicht werden kann, arbeiten wir mit den Veranstaltungsorten zusammen, um auf die Bedürfnisse der Kunden vor Ort einzugehen.
Dieser Ansatz ermöglicht es uns, verschiedene Hotels, Orte und Einrichtungen zu erleben. Wenn man die Planung strategisch angeht, gibt es so viel zu berücksichtigen, das über die Größe des Veranstaltungsraumes und die Mindestanforderungen an das gastronomische Angebot hinausgeht.
Alle Veranstaltungen sollten den Vertriebszyklus unterstützen und verkürzen, während sie den Marketing-Botschaften Leben einhauchen. Es sollte eine ganzjährige Kommunikationsstrategie geben, bei der die Veranstaltung nur ein Moment ist und nicht der einzige Anlass, zu dem die Botschaft gehört wird. Das Programm sollte auf das Erreichen der Ziele ausgerichtet sein – ganz gleich, ob es darum geht, zu lernen, ein neues Produkt zu verkaufen, das eigene Verhandlungsgeschick zu verbessern, oder wie man sich auf einem wettbewerbsintensiven Markt behauptet. Veranstaltungen sind Verkaufs- und Marketingbotschaften, denen Leben eingehaucht wird. Wenn strategisch vorgegangen wird, erhält die Veranstaltung einen tieferen Sinn und den Teilnehmern werden Inhalte mitgegeben, die von Interesse sind und geschätzt werden. Gleichzeitig verstärkt das Marketing die Botschaft und macht sie noch spannender.
Kreativität ist wichtiger als Geld. Immer. Indem Sie mit Ihren Experten vor Ort zusammenarbeiten (sowohl im Hotel als auch am Zielort), können Sie kreative gastronomische Optionen, lokale Aromen und Dekorationselemente in Ihre Veranstaltung integrieren, die dabei helfen, den Veranstaltungsort besser kennenzulernen. Auch Musik ist eine gute Möglichkeit, um den Zielort in das Programm einfließen zu lassen. Das Brainstorming ist ein wichtiger Teil des Prozesses. Wenn das Ziel feststeht und der Veranstaltungsort vertraglich festgelegt ist, ist es Zeit für einige Brainstorming-Sessions, an denen auch Ihre Zielgruppe teilnehmen sollte. Fragen Sie Ihr Gäste, was sie sich wünschen. Sie werden es Ihnen sagen. Wir halten unsere Ideen, die wir bereits umgesetzt haben, gerne schriftlich fest und stellen dann sicher, dass diese nicht bei der neuen Veranstaltung wiederholt werden. Wir lassen uns gerne von Zeitschriften, Schaufenstern und den Outfits der Menschen um uns herum inspirieren – sehen Sie sich einfach um. Kreativität ist allgegenwärtig!
Wenn das Ziel feststeht und der Veranstaltungsort vertraglich festgelegt ist, ist es Zeit für einige Brainstorming-Sessions, an denen auch Ihre Zielgruppe teilnehmen sollte. Fragen Sie Ihr Gäste, was sie sich wünschen. Sie werden es Ihnen sagen.
Ich rechne damit, dass noch mehr Hotels Provisionen kürzen und Freizeit- und Geschäftsreisenden, die direkt über das Hotel buchen, mehr Vergünstigungen bieten.
Ich glaube auch, dass die KI und VR bei Veranstaltungen eine immer größere Rolle spielen werden. Ich glaube nicht, dass die Technologie Veranstaltungen jemals ersetzen wird. Menschen brauchen die persönliche Verbindung, die Veranstaltungen ermöglicht. Aber ich bin davon überzeugt, dass die Technologie zu einem noch wichtigeren Bestandteil von Veranstaltungen wird.
Ich wurde einmal gebeten, Kamele für eine Veranstaltung in New York City zu arrangieren. Wir mussten herausfinden, woher wir diese bekommen können, wo sie bleiben können, was, wann und wie viel sie essen, ob wir bestimmte Genehmigungen dafür benötigen, ob sie Maulkörbe tragen müssen, ob sie geritten werden dürfen, ob Impfnachweise nötig sind, und natürlich wie hoch die Kosten dafür sind. Was die Anfrage besonders außergewöhnlich machte, war die Tatsache, dass die Veranstaltung in NYC stattfand. Die Veranstaltung fand schlussendlich ohne Kamele statt, aber wir haben dabei eine Menge gelernt.
Wir wurden gebeten, Kadaver in den Kühlschränken des Hotels aufzubewahren (die Antwort war natürlich „Nein“), 300 Pfund ausschließlich weißer Snacks, 1000 Schaufensterpuppen, handgefertigte Fußbälle und jedes Exemplar des Buches eines bestimmten Autors aus jeder Buchhandlung in London bereitzustellen – es wird nie langweilig. Es gibt nichts, was es nicht gibt. Und wir haben schon viel gehört.
Streben Sie danach, mehr als nur ein/e Planer(in) zu sein. Die Logistik kann jeder organisieren. Die Zukunft der Tagungen und Veranstaltungen liegt in der Strategie. Konzentrieren Sie sich auf die Ziele und den Werte, den die Veranstaltung für das Unternehmen und die Teilnehmer hat. Stellen Sie sicher, dass beides übereinstimmt. Schaffen Sie Erfahrungen, die den Vertriebszyklus unterstützen und voranbringen, während das Marketing der Botschaft Leben einhaucht. Bei Veranstaltungen geht es nicht um die Logistik. Es geht darum, die Teilnehmer durch Aufklärung und Motivation zu dem gewünschten Verhalten zu bewegen. Jeder, der Veranstaltungen nicht auf diese Weise betrachtet, sollte einen strategischen Ansatz ausprobieren. Darin liegt die Zukunft.
