Creativity, design, innovation... These are values that are repeated in Alejo Serrano's career at MICE. Today, he shares with us his experiences, his concerns and his forecasts regarding the industry.
Individuelle Eventgestaltung, Teambuilding
Nov 22, 2019
Um ehrlich zu sein, war es nie geplant, in diesem Bereich, für den ich mich heute so begeistere, tätig zu sein. Viele Jahre lang habe ich im Kultursektor als Veranstalter von Konzerten und Festivals, Wettbewerben und Ausstellungen urbaner Kunst, Sport usw. gearbeitet. Als die Zeit gekommen war, beschloss ich, mich auf der Ausbildungsebene in diesem Bereich (Veranstaltungen) zu spezialisieren, und landete bei Es.Cultura Eventos als Praktikant. Nachdem ich in verschiedenen Rollen tätig war, bin ich nun – 13 Jahre später – immer noch hier, als Marketingdirektor für eine Gruppe von Unternehmen. Diese Unternehmen haben mir alle Möglichkeiten gegeben, meine derzeitige Tätigkeit mit meiner Lehrtätigkeit und dem strategischen Marketingmanagement in anderen Unternehmen zu verbinden. Auf die eine oder andere Weise sind diese Unternehmen beispielsweise mit der MICE-Branche verbunden: MKG20 Digital Train, eine Online-Marketingagentur, die sich auf den Tourismussektor spezialisiert, El Esparragal, ein komplettes Farmhaus, das auf den MICE-Sektor ausgerichtet ist, oder Discoveron Industrial Tourism.
Der Trend, der sich am stärksten entwickelt hat, ist zweifellos die Organisation und der Verkauf von Teambuilding-Aktivitäten. Ähnlich wie beim Online-Marketing heute hat es viele Jahre gedauert, bis die Unternehmer und Führungskräfte großer Unternehmen das Potenzial dieser Dynamik zur Förderung der Motivation, Koordination, Kommunikation, Führungsqualitäten und vor allem der Rentabilität ihrer Mitarbeiter erkannten. Dieser Sektor zwingt uns auch dazu, unser Angebot kontinuierlich zu erneuern: Vor einem Jahrzehnt waren vor allem Erlebnisse im Zusammenhang mit lokaler Kultur, Gastronomie und Folklore gefragt, oder wir sind auf den kurzlebigen Trend der CSR-zentrierten Aktivitäten eingegangen. Jüngere Generationen bevorzugen jedoch Aktivitäten rund um das Wohlbefinden von Körper und Geist. Die Integration neuer Technologien in allen Dynamiken ist natürlich ein weiterer großer Meilenstein der letzten Jahre.
Die Event-Entscheidungsträger großer Unternehmen sind sich erfreulicherweise zunehmend über die Vorteile unserer Tätigkeit im Klaren. Sie bieten uns detailliertere Briefings an, mit denen wir ihnen Optionen anbieten können, die zu 100 % ihren Zielen entsprechen.
Wir beginnen mit einem grundlegenden Themenvorschlag, einem Konzept, einer Idee. Im Gegensatz zum Rest unserer Bereiche erfordern die Thematisierungen eine Reihe von wiederholten Besuchen des jeweiligen Ortes – denn jeder Ort hat bestimmte Eigenschaften, die ihn einzigartig machen, und die Berücksichtigung dieser Eigenschaften wird besonders wichtig. Zum Glück haben wir einige erstklassige Produktionspartner – Experten, die immer einen Weg finden, um optimale Ergebnisse zu erzielen, ohne das Budget zu überschreiten oder das Thema abzuändern.
Nach der Besichtigung der Räumlichkeiten, der Vermessung und der Aufnahme der erforderlichen Fotos machen wir uns an das Rendering der Räumlichkeiten und die virtuelle Thematisierung, sodass sich unser Kunde ein Bild vom Endergebnis machen kann. Nach Bestätigung durch den Kunden beginnen wir mit der Arbeit in der Werkstatt, wo Holz, Stoffe, Farbe, Porexpan und eine Vielzahl anderer Materialien zum Einsatz kommen, die von unseren Schreinern, Spezialisten für bildende Kunst usw. verarbeitet werden.
Gleichzeitig wird an den Texten und Essays gearbeitet, falls die Thematisierung das Auftreten von Schauspielern und anderen Spezialisten erfordert.
Einige Tage (manchmal auch nur Stunden) vor Beginn der Veranstaltung gehen wir zur Thematisierung vor Ort über, wobei wir (nach Möglichkeit) einen gewissen Spielraum für eventuelle Korrekturen und Anpassungen lassen, die in der Regel notwendig sind. Wenn wir uns um alles gekümmert haben – feine Details, Sound-Tests, Beleuchtung usw. – bereiten wir uns auf die Ankunft der Teilnehmer vor.
Zweifellos! Wir bieten Dienstleistungen, keine Produkte. Und die Dienstleistungen werden von unseren Experten unterstützt, den Personen, die sie durchführen und im direkten Kontakt mit den Teilnehmern stehen. Um Erfolg zu gewährleisten, müssen wir Veranstaltungen mit aufregenden Elementen organisieren, bei denen die unterschiedlichen Details entscheidend sind. Und dabei spielt unser Team eine äußerst wichtige Rolle. Das Equipment ist zweitrangig, da dies weniger aufregend ist. Wir müssen uns um die Gäste kümmern, sie begleiten, Erfahrungen mit ihnen teilen – wir alle müssen Gastgeber für jeden sein.
Kreativität ist zweifelsohne einer der wichtigsten Aspekte in unserem Sektor – darüber sind wir uns, denke ich, alle einig. Wir möchten noch einen Schritt weiter gehen, indem wir kontinuierlich an einem unserer Grundprinzipien arbeiten, der gewinnbringenden Kreativität: Es geht darum, die größte Wirkung mit dem geringstmöglichen finanziellen Aufwand zu erzielen.
Wir möchten noch einen Schritt weiter gehen, indem wir kontinuierlich an einem unserer Grundprinzipien arbeiten, der gewinnbringenden Kreativität: Es geht darum, die größte Wirkung mit dem geringstmöglichen finanziellen Aufwand zu erzielen.
Gute Frage! Ein Themen-Gala-Dinner in Anlehnung an den Film „Grease“ (Tafelaufsätze mit Feuerelementen, Abbildungen des berühmten pinken Cadillacs für Fotos, jede Menge Unterhaltung und Shows, und sogar eine Riders-Preisverleihung sowie eine komplette Garderobe für alle Gäste, darunter Lederjacken der T-Birds und Westen der Pink Ladies); die Ausgabe von Survivors, die wir für 1.000 Personen organisiert haben (in einem Gebiet mit Pinienwäldern und Strand); ein Familientag, den wir für eine bekannte Marke aus der Luftfahrtbranche (in einem pharaonischen Hangar) organisiert haben; die Dekoration und Gestaltung eines Hotels für Halloween (bei dem man durch den Mund eines riesigen Schädels eintrat); oder die Organisation einer „authentischen“ Zigeunerhochzeit für ein Abendessen mit 650 Führungskräften. Ich kann mich nicht entscheiden, und könnte stundenlang in Erinnerung schwelgen.
Die meisten Teilnehmer haben eine sehr proaktive Einstellung. Aber das ist nicht immer der Fall. Glücklicherweise ist ein Aspekt, dem wir große Aufmerksamkeit schenken, das Personal. Es sind schließlich die Mitarbeiter, die im direkten Kontakt mit den Teilnehmern stehen. Der wichtigste Moment ist das Briefing der Aktivität, da dies der Moment ist, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu erlangen und das Engagement zu fördern. Eine animierende Person ist für diesen Bereich also äußerst wichtig. Wenn diese Aufgabe gut gemeistert wird, verläuft alles andere in der Regel problemlos.
Nach Ende der Aktivität haben wir jedoch normalerweise nicht viel mehr direkten Kontakt mit den Teilnehmern. Die meisten unserer Kunden kehren immer wieder gerne zurück. Dies zeigt uns, dass die Organisation die gewünschten Werte und Ziele erfüllt hat und dass die Teilnehmer mit der Aktivität zufrieden waren.
Es gibt nur Vorteile.
Da keine Arbeit auslagert werden muss und dadurch das Risiko unerwarteter Probleme reduziert wird, sind unsere Kunden entspannt. Da das Produkt oder die Dienstleistung zu 100 % intern bereitgestellt wird, müssen sich unsere Kunden über diesen Teil der Veranstaltung keine Gedanken machen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist natürlich die Anpassungsfähigkeit, die sich daraus ergibt, dass wir alles von Grund auf selbst herstellen können.
Unsere Kunden schätzen es zudem, dass auf kurzfristige Änderungen schnell reagiert wird, sowie die Rekordproduktionszeiten. Wie wir alle wissen, erfolgen Bestätigungen für Veranstaltungen immer später. Die Fähigkeit, sich an diese kurzen Zeiten anzupassen, ist nur mit einer eigenen Produktionsausrüstung möglich. Im Hinblick auf die zweite Frage könnte dies auch die größte Herausforderung sein.
Ein so starkes Produktionsteam zu haben, beflügelt mich, wenn ich mich mit meinen Kunden treffe. Ich kann mir bei einem Treffen nämlich sicher sein, dass alle Elemente realisierbar sind und dass unsere Vorstellungskraft unser einziges Limit ist. Ich genieße es sehr, wenn sich ein spontaner Kreativaustausch mit meinen Kunden ergibt. Ohne unser Produktionsteam wäre diese Freiheit, verschiedene Ideen zu verfolgen, nicht möglich.
Unser Unternehmen zeichnet sich durch eine sehr flache Struktur aus, ohne große Hierarchien. Wir arbeiten über Abteilungen und Ebenen hinweg zusammen, wenn dies erforderlich ist.
Ich bin in der Regel an vielen Teilen des Prozesses beteiligt, nur leider nicht an dem, der mir besonders viel Spaß macht: an der Produktion. Ich nehme in der Regel an dem anfänglichen Brainstorming-Prozess und der Konzeption der Veranstaltung teil. Und obwohl es wahr ist, dass ich gerne jedes Projekt bis zur Bestätigung im Auge behalte, ist meine Rolle bis zum Beginn der Veranstaltung stark eingeschränkt, wo ich gerne als Gastgeber für unsere Kunden anwesend bin. Es ist unmöglich, überall gleichzeitig zu sein.
Andererseits erfordert meine Arbeit, dass ich immer auf dem Laufenden bin über: Trends, Preise, Konkurrenz, Nachfrage – sodass ich eine wichtige Rolle in der Entwicklung neuer Produkte und Ideen, der Preisgestaltung, der Integration von Neuheiten in die Projekte usw. spiele.
Und man sollte nicht vergessen, dass Veranstaltungen zu den besten Kommunikationstools gehören. Zu meinen Aufgaben gehört in der Regel die Gestaltung des Ablaufplans für die Erfahrung des Assistenten, d. h. die Erfahrung unserer Gäste vom Anfang bis zum Ende der Veranstaltung.
Klar, direkt, einfach, ungezwungen und natürlich mit Schwerpunkt auf die Bedürfnisse unserer Kunden. Ich sehe viele Unternehmen, die sich in ihren Kommunikationskampagnen einzig und allein darauf konzentrieren, wie erfolgreich sie sind. Dies ist sehr verbreitet. Aber wenn alle diesem Ansatz folgen, ist es an der Zeit, etwas Neues auszuprobieren. In einem Sektor, in dem wir „Wolkenschlösser“ verkaufen, wollen unsere Kunden echte Ergebnisse sehen, vergangene Erfahrungen, etwas Greifbares, sodass wir diese Erfahrung in unserer gesamten Kommunikation erfassen müssen.
Unsere Kunden wollen echte Ergebnisse sehen, vergangene Erfahrungen, etwas Greifbares.
Andererseits haben wir es mit einem Sektor zu tun, in dem es eine Vielzahl von Anbietern gibt, und die Agenturen sind mit E-Mails, Anrufen und Geschäftsbesuchen überlastet. Aus diesem Grund müssen wir neue, weniger aufdringliche Kommunikationswege finden, wie beispielsweise professionelle soziale Netzwerke, die es uns ermöglichen, unsere Kunden indirekt zu informieren. Bei Es.Cultura sind wir zum Glück in der Lage, unsere Produktionsergebnisse fast täglich zu kommunizieren. Das Wichtigste in der Kommunikation – Informationen von Wert und Interesse – kommt daher praktisch von selbst.
Ich habe mich schon immer sehr für die Arbeit der großen Werbeagenturen für Reiseziele interessiert. Ich habe viel Erfahrung in der Vermarktung bestimmter Produkte und Dienstleistungen sowie bestimmter kommerzieller Marken, aber die Werbung für eine größere „Marke“, wie eine Stadt oder sogar ein Land, ist etwas, das ich noch nie ausprobieren konnte.
