"Wir ermitteln Bedürfnisse und setzen alles daran, diese zu erfüllen."

Könnten Sie uns etwas mehr über Ihre berufliche Laufbahn in der Tagungs- und Veranstaltungsbranche erzählen?

Wenn ich zurückblicke, hatte ich irgendwie schon immer einen Bezug zur Veranstaltungsplanung. Ich war über 15 Jahre lang im kaufmännischen Bereich einer Fluggesellschaft tätig. Wir haben ständig Veranstaltungen für Gruppen oder unsere wichtigsten Kunden organisiert.

Als Reiseleiterin habe ich viele Informationsreisen unternommen. Später war ich fünf Jahre lang als Vertriebsmanagerin in einem chilenischen Hotel, einem Kongresszentrum und einer Casino-Gruppe tätig. Im Jahr 2005 beschloss ich, selbst ein Unternehmen zu gründen und heute, 15 Jahre später, könnte ich nicht stolzer sein, das führende PCO in Chile zu besitzen.

Was umfasst Ihre Position als Geschäftsführerin bei Eventual?

Ich verbringe 100 % meiner Zeit damit, unsere Unternehmensstrategie zu überarbeiten, mich über die neuesten Trends weltweit auf dem Laufenden zu halten, PR-Maßnahmen zu entwickeln … Ich höre mir auch gerne die Meinungen der jüngeren, zukunftsorientierten Generation an. Ich wünsche mir, dass Eventual zu einem Unternehmen wird, das sich über mich hinaus weiterentwickelt. Glücklicherweise ist es bereits gewachsen, aber wir müssen dennoch weiterhin hart arbeiten, um das Unternehmen weiter zu konsolidieren.

Wie sieht ein gewöhnlicher Tag im Leben von Verónica García-Huidobro aus?

Meine Tage sind sehr stressig, ich habe normalerweise eine oder zwei Besprechungen pro Tag. Und wenn es keine Besprechungen gibt, dann organisiere ich sie. Ich bemühe mich um ein gutes Verhältnis mit meinen Kunden und lade sie normalerweise zum Mittagessen oder zu einem Kaffee ein usw.

Wie unterscheidet sich die chilenische Tagungs- und Veranstaltungsbranche vom Rest der Welt?

In den letzten zehn Jahren ist die Tagungs- und Veranstaltungsbranche in Chile immer stärker geworden. Ich glaube, dass dies auf die richtige und organisierte Vorgehensweise zurückzuführen ist. Das bedeutet nicht, dass in Chile alles perfekt ist, aber meiner Meinung gehen die Chilenen im Vergleich zu anderen Ländern in Lateinamerika systematischer vor.

Welche Veränderungen haben Sie in den letzten drei Jahren in der pharmazeutischen Industrie im Bereich der Veranstaltungsplanung wahrgenommen? Welche Trends werden sich in den kommenden Jahren auf den Markt auswirken?

Compliance hat die Unternehmenslandschaft geprägt. Anfangs war ich nicht der Annahme, dass dies eine so wichtige Rolle spielen würde. Heute bin ich jedoch der Meinung, dass es gut so ist und wir uns anpassen sollten. Wir müssen für unsere Veranstaltungen Locations suchen, die keinen Bezug zu Luxus, Resort, 5 Sterne, Casino, Golf usw. haben. Dies sind Schlüsselwörter (im negativen Sinne) für die Rechtsabteilung von Pharmaunternehmen.

Eventual organisiert große und kleine Veranstaltungen. Welche Hauptanforderungen gilt es bei der Organisation beider Arten von Veranstaltungen zu berücksichtigen?

Unser Hauptziel ist die Zufriedenheit unserer Kunden. Wir ermitteln Bedürfnisse und setzen alles daran, diese zu erfüllen. Der gewählte Veranstaltungsort muss alle erforderlichen Voraussetzungen für die Veranstaltung erfüllen. Und damit meine ich nicht nur die Größe der Räumlichkeiten (die sehr wichtig ist), sondern auch Lage, Parkmöglichkeiten, Qualität des gastronomischen Angebots, Flexibilität usw.

Wie haben Sie von der NH Hotel Group erfahren? Was bietet die NH Hotel Group Ihnen als Partner?

Ich war einige Male geschäftlich in Buenos Aires und habe in NH Hotels übernachtet. Eine spanische Mitarbeiterin bei Eventual war davor bei der NH Hotel Group in Madrid tätig und berichtete uns über die Gruppe. Ich habe Madrid einige Male mit meiner Familie besucht und dabei im NH Collection Madrid Paseo del Prado und im NH Collection Madrid Palacio de Tepaübernachtet. Wir sind total begeistert von diesen Hotels. Die Lage und das Frühstück waren hervorragend. Im Mai 2017 organisierten wir eine Veranstaltung im NH Collection Bogotá Teleport Royal und sie war ein großer Erfolg.

Was war die bisher größte Herausforderung in der Branche?

Unseren Kunden das beste Erlebnis zu liefern und auf unsere Fehler einzugehen (und auf die Fehler Dritter). Wir sind Vermittler, aber wenn man dem Kunden gegenübersteht, bleibt nicht viel Zeit für Erklärungen. Man muss Verantwortung sowohl für die positiven als auch für die negativen Aspekte übernehmen. Aus diesem Grund ist es wichtig, gute Anbieter zu haben.

Welchen Ratschlag würden Sie Neueinsteigern in der Tagungs- und Veranstaltungsbranche geben?

Seien Sie seriös, zuverlässig und professionell – dieser Job erfordert Strenge. Wie in jedem anderen Geschäft benötigen Sie auch hier eine finanzielle Absicherung.

Könnten Sie uns eine lustige Geschichte erzählen, die Sie bei der Organisation einer Veranstaltung erlebt haben?

Ich erinnere mich daran, 84 Zimmer in einem Hotel für einen medizinischen Kongress außerhalb von Santiago gebucht zu haben. Die erste (und wichtigste) Konferenz begann am Mittwochmorgen um 8:30 Uhr. Das Hotel reservierte die Zimmer für diesen Mittwoch, aber die Zimmer waren nicht für die Nacht davor – Dienstagnacht – gebucht. Am Dienstagabend war eine andere Gruppe in das Hotel eingebucht und es standen daher keine Zimmer zur Verfügung.

Wir hatten glücklicherweise einen Vertrag, aber das Hotel war nicht besonders hilfreich. Wir wurden für diese Nacht entschädigt, aber das Hotel bot keine Lösung an. Die ganze Geschichte war schrecklich. Wir haben das Problem so gut wie möglich gelöst, aber man könnte ein Buch über die ganze Erfahrung schreiben.

Der medizinische Verein gehört noch heute zu unseren Kunden und hat nie herausgefunden, was damals geschah.