Meetings Blog Nov 15, 2018
Sie sind auf dem Weg zu einem Kundentreffen, um die letzten Details zu besprechen, oder einen potenziellen Veranstaltungsort zu besichtigen – das Leben eines Veranstaltungsplaners spielt sich zum großen Teil außerhalb des Büros ab. Effizient zu bleiben, auch außerhalb des Büros, ist eine wertvolle Fähigkeit. Und wir stehen Ihnen gerne mit einigen Tipps zur Seite, mit denen Sie genau diese Fähigkeit erlernen können.
Auch wenn Sie nicht gerade an Ihrem gewohnten Platz sitzen, arbeiten Sie immer noch. Und es ist wichtig, Ihre (potenziellen) Kunden darüber zu informieren. Denn nur weil Sie gerade nicht vor dem Computer sitzen, bedeutet das nicht, dass Sie keine E-Mails bekommen. Stellen Sie eine informative Abwesenheitsnachricht ein, in der Sie erklären, dass Sie unterwegs sind. Geben Sie außerdem eine alternative Kontaktmöglichkeit an und versichern Sie, dass Sie so bald wie möglich auf empfangene Anfragen antworten werden. Ziehen Sie auch in Betracht, etwas Kreativität in Ihre automatische Nachricht einfließen zu lassen, je nachdem, welche Art von E-Mails Sie voraussichtlich erhalten werden. Dies ist zum Beispiel eine gute Gelegenheit, den Sender auf Ihren Newsletter, eine Anmeldeseite oder eine Gelegenheit zum Networking hinzuweisen, indem Sie Ihre Social-Media-Angaben weitergeben, damit die Person Ihnen folgen oder mit Ihnen in Kontakt treten kann.
Sie sind unterwegs, also benötigen Sie auch Gepäck. Packen Sie klug und überlegen Sie, welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen. Ob Sie mit dem Auto, Bus, Zug oder Flugzeug unterwegs sind – die Wahl hochwertiger Taschen kann Ihnen den Transport Ihrer Habseligkeiten erleichtern. Überlegen Sie, was Sie mitnehmen möchten, und investieren Sie in eine Ausrüstung, die sich dafür am besten eignet. Sie werden es nicht bereuen!
Wählen Sie einen Trolley, wenn Sie viel mitnehmen müssen (darunter möglicherweise auch schwere Geräte wie Ihren tragbaren Computer). Ihre Schultern und Ihr Rücken werden es Ihnen danken. Oder entscheiden Sie sich für einen Rucksack, wenn Sie nur kleine und leichte Gegenstände mitnehmen müssen.
Überprüfen Sie die Wettervorhersage für Ihren Zielort, damit Sie geeignete Kleidung einpacken können. Wählen Sie vielseitig kombinierbare Kleidungsstücke, damit Sie dieselben Kleidungsstücke für verschiedene Anlässe wiederverwenden können. Vergessen Sie Ihre Kosmetiktasche nicht. Überprüfen Sie die Vorgaben der Fluggesellschaft, wenn Sie Ihr Gepäck nicht aufgeben möchten, da Sie nur 100-ml-Behälter an Bord bringen dürfen.
Denken Sie beim Packen daran, Ihre Hosen, Pullover und Schuhe ganz unten im Trolley zu verstauen. Packen Sie danach Kleidungsstücke wie Kleider, Hemden oder Blusen ein. Alle Kleidungsstücke, die nicht leicht knittern (wie Jeans oder Unterhemden), sollten zusammengerollt und im Trolley verstaut werden.
In der heutigen Zeit ist die Frage wohl nicht mehr, ob Sie technische Geräte mit auf Reisen nehmen, sondern nur noch, welche und wie diese nützlich sind. Ihr(e) Mobilgerät(e) haben wahrscheinlich das Potenzial, Ihnen Ihre Arbeit um einiges zu erleichtern. Stellen Sie also sicher, dass Sie sie optimal nutzen.
Auch außerhalb des Büros arbeiten zu können, ist heute entscheidend – vor allem in einer Industrie wie der Tagungs- und Veranstaltungsbranche. Einige hilfreiche Optionen finden Sie auf dieser Seite.
Werfen Sie beispielsweise einen Blick auf TripIt oder TripCase. Damit können Sie all Ihre Buchungen, Fahrkarten, Restaurantreservierungen usw. ganz einfach verwalten. Auch Todolist ist hilfreich, um organisiert zu bleiben. Diese nutzerfreundliche App stellt sicher, dass Sie keine kleinen, aber wichtigen Details für Ihre Reise übersehen. Obwohl es mittlerweile fast überall WLAN und Netzwerkverbindungen gibt, ist es wichtig, bei Bedarf immer und überall Zugriff auf wichtige Dokumente zu haben. Speichern Sie all Ihre wichtigen Dokumente über Google Drive, One Drive oder DropBox. Und wenn Sie die Verbindung wiederherstellen, wird alles problemlos synchronisiert.
Moderne Tools benötigen aber natürlich auch Strom. Stellen Sie daher sicher, dass Sie immer ein Ersatzladekabel und tragbare Ladegeräte in einer der praktischen Taschen Ihrer gut ausgewählten Gepäckstücke haben (und vergessen Sie auch Ihre Kopfhörer nicht!)
Zu welcher Tageszeit essen Sie am liebsten? Haben Sie eine bevorzugte Routine, was und wo Sie gerne essen? Wenn Sie Termine haben und nicht im Büro oder zu Hause sind, müssen Sie dafür natürlich Alternativen finden. Werfen Sie einen Blick auf die nächsten Tage in Ihrem Kalender und planen Sie Ihre Essenszeiten. Möglicherweise können Sie ein entspanntes Mittag- oder Abendessen arrangieren. Sollte dafür keine Zeit sein, überlegen Sie, wo Sie sich unterwegs etwas zum Essen holen können. Einige Ihrer liebsten gesunden Snacks in der Tasche können ebenfalls für einen Energieschub sorgen, wenn Körper und Geist besonders aktiv sein müssen.
Unterschätzen Sie nicht die Wirkung einer erholsamen Nachtruhe. Versuchen Sie, sich überall so gut wie möglich zu erholen. Ein kleines Nickerchen kann Ihnen neue Energie liefern, während Sie im Flugzeug oder Zug sitzen. Befolgen Sie diesen Ratschlag und Sie werden sich frischer, wacher und bereit fühlen, jeden Termin oder jede Besprechung zu meistern.
Es wird immer leere Zeitfenster geben, die Sie in den Planungsprozess einbeziehen können. Diese Zeitfenster können auf verschiedene Arten gefüllt werden – von Gesprächen mit anderen Kunden und der Einholung von Bestätigungen von Rednern bis hin zum Lesen von Branchennachrichten und dem Aktualisieren von Social-Media-Seiten (vor allem, wenn Sie aus dem Grund unterwegs sind, Fotos aufzunehmen und bestimmte Informationen zu teilen). Denken Sie daran, dass diese Zeitfenster auch wertvolle Momente der Reflexion sein können und Ihnen die Möglichkeit geben, Ihre Planung kreativer zu gestalten.
Jeder Veranstaltungsplaner weiß, wie wichtig Zeit ist. Wenn Sie auch unterwegs produktiv bleiben, können Sie Ihre Produktivität in jedem kostbaren Moment bis zum nächsten großen Tag maximieren. Um es mit einem Zitat von Unternehmer Peter Drucker auszudrücken: „Effizienz bedeutet, die Dinge richtig zu tun. Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu tun.“ Beide sind für den Erfolg entscheidend.
