4 Schritte zur Vermeidung einer Krise bei Ihrer Veranstaltung

Der im Kalender eingekreiste Tag ist endlich gekommen und schon häufen sich die Probleme: ein verspäteter Flug, Verkehrsstaus … einige Probleme treten vollkommen unerwartet auf. Und Sie wissen besser als jeder andere, dass Sie gut vorbereitet sein müssen, um unvorhergesehene Hindernisse so schnell wie möglich zu überwinden, Dutzende von kleinen Problemen zu lösen und optimale Lösungen zu finden, um eine Krise zu vermeiden. Befolgen Sie diese Ratschläge und lassen Sie nichts zwischen Ihre Veranstaltung und ihren Erfolg kommen.

Sorgen Sie dafür, dass dem Erfolg Ihrer Veranstaltung nichts im Wege steht.

1 – Erkennen Sie Probleme frühzeitig und erstellen Sie Ihren eigenen Anti-Krisenplan.

Es gibt Hunderte von Dingen, die gelegentlich den reibungslosen Ablauf einer Veranstaltung stören können. Durch eine schnelle Reaktion des Veranstalters kann oft verhindert werden, dass sich ein Problem, das schnell behoben werden könnte, zu einer mittleren Katastrophe entwickelt, die die gesamte Veranstaltung beeinflusst oder Sie sogar dazu zwingt, diese abzusagen. Sie sollten sich beispielsweise einen Plan für den Fall zurechtlegen, dass Ihr geladener Redner plötzlich krank wird, sich verspätet oder einfach nicht erscheint. Ein weiteres häufig auftretendes Problem: Ihr Redner vergisst den USB-Stick, auf dem die Präsentation gespeichert ist. Planen Sie genug Zeit ein, um einen soliden Krisenmanagementplan zu erstellen und senden Sie ihn an all Ihre Teammitglieder.

Einige Punkte, die Sie beachten sollten:

• Vereinbaren Sie vor Vertragsabschluss mit Ihren geladenen Rednern, dass sie Ihnen Präsentationsmaterial (zum Beispiel ein Video der Rede) zur Verfügung stellen, falls sie sich verspäten, oder vereinbaren Sie, dass ein anderes Mitglied ihres Teams bei Bedarf einspringen kann.
• Bitten Sie Ihre Redner mindestens 24 Stunden vor der Veranstaltung um ihre endgültigen Präsentationen.
• Führen Sie am Vortag oder einige Stunden vor Beginn der Veranstaltung mindestens einen Übungslauf am Veranstaltungsort durch, bei dem alle Präsentationen gezeigt werden.
• Machen Sie eine oder zwei Sicherheitskopien der Präsentationen und nehmen Sie diese selbst mit zur Veranstaltung.
• Überprüfen Sie, dass die Präsentationen korrekt angezeigt werden können, und laden Sie das Präsentationsvideo schon im Voraus, sodass Ihre Gäste nicht warten müssen, bis der Ladevorgang abgeschlossen ist. Mögliche Probleme, die dabei auftreten könnten: Die Präsentation wurde mit einer anderen Software erstellt und kann nicht ordnungsgemäß angezeigt werden, oder auf dem Computer, der für die Präsentation verwendet wird, sind nicht die richtigen Schriftarten installiert.
• Suchen Sie sich einen zuverlässigen Partner, der Ihnen die beste Technologie ohne Probleme garantieren kann.

2 – Verkürzen Sie die Befehlskette.

Es ist wichtig, dass das ganze Team die Hierarchie Ihrer Organisation kennt und daher weiß, an wen es sich bei unvorhergesehenen Problemen wenden kann. Es ist auch wichtig, dass Sie die Anzahl der Personen, die beim Auftreten von Problemen informiert werden müssen, so gering wie möglich halten.

Hier ist ein Beispiel: Nehmen wir an, dass sich der Zeitplan verschiebt und Sie die Mittagspause eine Stunde vorziehen müssen. In diesem Moment ist es wichtig, dass Sie wissen, wen Sie darüber informieren müssen. Bei Veranstaltungen, die in den Hotels der NH Hotel Group ausgerichtet werden, steht Ihnen immer eine vertrauenswürdige Person zur Verfügung, die an Ort und Stelle schnell passende Lösungen finden kann. Je direkter Sie die Kommunikation gestalten können, desto schneller kann eine Lösung gefunden werden, sodass die Veranstaltung schnell wieder in Gang kommen kann.

3 – Verwenden Sie ein gutes Kommunikationssystem mit Ihrem Team.

Manchmal können ein paar Minuten entscheidend sein, um eine Krise bei einer Veranstaltung zu vermeiden, und die heutige Technologie kann den Zeitaufwand stark reduzieren. Mit Hilfe von Smartphones, Tablets und Gegensprechanlagen können Informationen innerhalb des Teams schnell ausgetauscht werden. Sie sind daher eine sehr nützliche Investition.

4 – Bereiten Sie sich auf die Medien vor.

Wenn Sie Journalisten oder Fotografen eingeladen haben, ist es wichtig, diese im Vorfeld über den geplanten Ablauf der Veranstaltung zu informieren. Dies erleichtert ihnen die Arbeit und hilft ihnen, gute Beiträge über die Veranstaltung zu erstellen. Es ist beispielsweise sinnvoll, einige Plätze für die Presse freizuhalten und ein exklusives Zeitfenster für Fotoaufnahmen oder Interviews mit den Hauptsprechern zu reservieren.

Und sollte ein Problem auftreten, müssen Sie Ihre Bemühungen verdoppeln, um dieses zu lösen. Darüber hinaus sollten Sie bereits vorbereitet sein und einen Kommunikationsplan für jedes Krisenszenario bereithalten. Lassen Sie Erklärungen verfassen und genehmigen, ebenso wie Pressemitteilungen mit Standardkommentaren, die so bald wie möglich herausgegeben werden können. Indem Sie Journalisten auf dem Laufenden halten, können Sie sicherstellen, dass Sie die Kontrolle über die Inhalte haben, und es ist einfacher, den negativen Fokus von dem Ereignis selbst wegzulenken.

Kommen wir noch einmal auf das Szenario zurück, in dem Ihr Redner nicht erschienen ist: Wie schon erwähnt, sollten Sie eine Lösung parat haben, um Ihre Veranstaltung in Gang zu halten. Und Sie sollten auch einen Kommunikationsplan aufstellen, damit die Abwesenheit nicht zur Verbreitung von Gerüchten führt und das Interesse an der Veranstaltung nimmt.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es wichtig ist, sich Zeit für die Erstellung eines Krisenmanagementplans zu nehmen und diesen an alle Teammitglieder zu senden. Investieren Sie in technische Lösungen, um dafür zu sorgen, dass alle Beteiligten miteinander vernetzt sind, und führen Sie nach Möglichkeit im Vorfeld einen Übungslauf durch. Mit diesen Tipps werden Sie mit unvorhergesehenen Problemen fertig und vermeiden eine Krise während Ihrer Veranstaltung.