Meetings Blog Jun 01, 2018
Bei der Planung einer Tagung oder Veranstaltung gibt es viel zu bedenken. Welches Farbschema werden Sie wählen? Wie werden die Einladungen aussehen? Welche Speisen möchten Sie anbieten? Bevor Sie sich jedoch mit all diesen Fragen beschäftigen müssen, geht es erst einmal darum, den perfekten Veranstaltungsort zu finden. Aber wie trifft man diese Entscheidung, wenn es unzählige Optionen gibt? Wir haben acht Tipps für Sie, die Ihnen dabei helfen, Ihre Suche zu erleichtern, um die Auswahl des perfekten Veranstaltungsortes so effizient wie nie zuvor zu gestalten. Wir haben an alles gedacht.
Die meisten Tagungs- und Veranstaltungsplaner wissen ungefähr, wie ihr Budget aussieht. Indem Sie ihre finanziellen Grenzen kennen, können Sie Ihre Suche eingrenzen und so bestimmte Veranstaltungsorte leichter in die engere Auswahl nehmen oder von vornherein ausschließen. Wenn Sie Ihren Budgetrahmen noch nicht kennen, recherchieren Sie die geschätzten Kosten und Aufwendungen für ähnliche Veranstaltungen im Internet, um eine bessere Vorstellung zu bekommen.
Es gibt einige Dinge, die für jede Veranstaltung unbedingt notwendig sind. Für eine Konferenz wären dies beispielsweise Podien, Projektoren und Leinwände. Für Automobilveranstaltungenbenötigen Sie hingegen große Räume, die genug Platz für Fahrzeuge bieten, eine Waschanlage in der Nähe und eine gute Anbindung an die Autobahn. Einige NH Hotels verfügen über besondere technische Ausstattungen,einschließlich gewölbter Bildschirme, LED-Geräte und SMART-Räume. Auch das gastronomische Angebot muss für jede Veranstaltung sorgfältig durchdacht werden. Erstellen Sie eine Liste mit allen unverzichtbaren Aspekten. Dies sind all die Dinge, die Sie unbedingt benötigen, um den reibungslosen Ablauf Ihrer erfolgreichen Veranstaltung zu gewährleisten. Erstellen Sie dann eine zweite Liste für alle erstrebenswerten, aber nicht zwingend notwendigen Aspekte. Sie werden überrascht sein, wie entgegenkommend einige Veranstaltungsorte sein können, um Ihnen dabei zu helfen, all Ihre Ideen umzusetzen.
Nein, Sie müssen nicht jedes einzelne Detail über jeden Teilnehmer der Veranstaltung wissen. Es ist jedoch empfehlenswert, ein wenig mehr über die Personengruppen in Erfahrung zu bringen, die an Ihrer Veranstaltung teilnehmen (oder teilgenommen haben). Wenn Sie Insider-Informationen über die Gäste und die Anzahl der Gäste haben, können Sie einen Veranstaltungsort mit dem für diese Personengruppe perfekten Stil, der richtigen Atmosphäre und der richtigen Größe für die erwartete Anzahl von Teilnehmern auswählen. Erkundigen Sie sich nach Anbauten, falls ein Raum oder ein Veranstaltungsort nicht groß genug ist, um alle Personen dort unterzubringen.
Haben Sie sich bereits ein Datum für Ihre Veranstaltung überlegt? Einige Tagungen und Veranstaltungen fallen mit anderen Events zusammen oder hängen von externen Faktoren ab. Wenn Ihr Veranstaltungsdatum flexibler ist, sollten Sie einige Dinge bei der Festlegung des Datums beachten. Finden Sie heraus, wann andere ähnliche oder konkurrierende Veranstaltungen stattfinden, um Terminüberschneidungen für potenzielle Teilnehmer zu vermeiden. Bringen Sie in Erfahrung, ob örtliche Feste oder Events Ihre Veranstaltung stören könnten (oder sogar dazu führen könnten, dass mehr Gäste an Ihrem Event teilnehmen). Und vergessen Sie nicht, das Wetter zu berücksichtigen: Wenn es kalt ist, bieten sich Lösungen wie Außenheizungen und Feuerstellen an. Wenn es hingegen warm ist, sollten Sie Ventilatoren, Klimaanlagen und/oder Kältemaschinen einsetzen.
Ihre Gäste werden außerhalb Ihrer Veranstaltung auch den Ort, an dem das Event stattfindet, erkunden wollen. Sie sollten sich daher mit der Stadt vertraut machen, um herauszufinden, ob sie sich für Ihre spezielle Veranstaltung und Ihre Teilnehmer eignet. Ist die örtliche Kultur Gästen gegenüber offen? Was halten die Einheimischen von Ihrer Branche, Marke usw.? Gibt es kulturelle Veranstaltungen oder Aktivitäten, an denen Ihre Gäste teilnehmen können? Welche Transportmöglichkeiten stehen zur Verfügung? Ist der Ort der Veranstaltung leicht zu erreichten und gut gelegen? Sie sollten all diese Überlegungen berücksichtigen. Bitten Sie während Ihrer Zusammenarbeit mit der NH Hotel Group um die Erstellung einer kostenfreien individuellen Event-Webseite für Ihre Tagung oder Veranstaltung. Über diese Webseite können Ihre Teilnehmer Zimmer buchen, und Sie können sie über wichtige Informationen (Zeitpläne, Dokumente, Transport usw.) auf dem Laufenden halten.
Es ist nicht immer einfach, den idealen Veranstaltungsort zu finden. Diese Suche wird jedoch einfacher, wenn Sie die Spezifikationen des Veranstaltungsortes kennen. Informieren Sie sich über die Kapazität der Räumlichkeiten, die Art und den Stil der Veranstaltungsräume, die technische Ausstattung, die audiovisuellen Einrichtungen, die Verfügbarkeit von Parkplätzen, die Anzahl der verfügbaren Gästezimmer, Restaurants vor Ort, Catering-Angebote und alles andere, das Ihnen in den Sinn kommt. Es ist ratsam, eine Liste im Voraus zu erstellen, damit Sie alle Punkte vor Ort durchgehen können und nichts Wichtiges vergessen. Vergleichen Sie die Spezifikationen des Veranstaltungsortes mit Ihrer Liste, auf denen Sie alle unbedingt notwendigen Aspekte aufgelistet haben. Die NH Hotel Group setzt sich in diesem Bereich besonders ein und bietet ein 3D Meeting Planner Virtual Planner® -Tool, mit dem Sie die Abmessungen der Veranstaltungsräumlichkeiten, 3D-Ansichten der einzelnen Räume, verschiedene Layouts und Perspektiven, verschiedene Einrichtungsmöglichkeiten und vieles mehr in Ihre Planung miteinbeziehen können.
Erstellen Sie eine Liste mit potenziellen Veranstaltungsorten und besichtigen Sie nach Möglichkeit jeden davon. Auf diese Weise erhalten Sie einen besseren Eindruck von den Räumlichkeiten und können entscheiden, ob sie sich für Ihre Tagung oder Veranstaltung eignen. Natürlich ist dies leichter gesagt als getan. Wenn eine persönliche Besichtigung nicht möglich ist, arrangieren Sie einen Anruf oder Videoanruf mit dem Vertreter am Veranstaltungsort, um mehr über die Räumlichkeiten zu erfahren und alle Fragen zu klären, die Sie möglicherweise haben. Bei der NH Hotel Group ermöglichen wir Besichtigungen immer gerne – vereinbaren Sie einfach einen passenden Termin. Oder nutzen Sie das benutzerfreundliche und praktische 3D Meeting Planner Virtual Planner®-Tool, wenn eine persönliche Besichtigung für Sie nicht möglich ist.
Der letzte Schritt im Planungsprozess ist eigentlich etwas, über das Sie schon bei der Eingrenzung Ihrer Liste mit potenziellen Veranstaltungsorten nachdenken sollten. Der Kundenservice und der Buchungsvorgang könnten die Rangliste der geeigneten Veranstaltungsorte beeinflussen. Bei allem, was Sie während der Planungsphase bedenken müssen, benötigen Sie einen Veranstaltungsort, der einfach gebucht werden kann, und einen Vertreter, der Ihnen immer gerne zur Seite steht, wenn Sie Zweifel oder Probleme haben.
Diese acht Tipps werden Ihnen bei der Auswahl des idealen Veranstaltungsortes für Ihre bevorstehende Tagung oder Veranstaltung behilflich sein. Wenn Sie sich für einen Veranstaltungsort der NH Hotel Group entscheiden, stellen wir Ihnen gerne detaillierte Checklisten zur Verfügung, damit Sie garantiert an jedes Detail denken. Sparen Sie Zeit und gestalten Sie eine rundum erfolgreiche Veranstaltung!
