Meetings Blog Dez 10, 2021
Den perfekten Veranstaltungsort für eine Tagung oder Veranstaltung zu finden, kann eine der größten Herausforderung für Eventplaner darstellen. Und wie bei den meisten Herausforderungen im Leben kann ein Strategieplan nicht nur dabei helfen, den perfekten Veranstaltungsort zu finden, sondern auch, vorbereitet und pünktlich dort einzutreffen, um Ihre Gäste zu begeistern …
Bevor Sie sich ganz der Auswahl des Veranstaltungsortes widmen, ist es wichtig, dass Sie Überlegungen anstellen und frühe Entscheidungen in den wichtigsten Bereichen treffen. Erstellen Sie ein Ampelsystem: rot – alle Elemente, die nicht verhandelbar sind; gelb – Aspekte, deren Organisation flexibler ist; grün – wünschenswerte Optionen. Legen Sie den Budgetrahmenfest, bestimmen Sie, ob die Veranstaltung auf ein Land oder eine bestimmte Stadt begrenzt ist, berechnen Sie die maximale Anzahl der Gäste und finden Sie beispielsweise heraus, welche gemeinsamen Interessen die Teilnehmer haben. Wenn Sie diese grundlegenden Aspekte geklärt haben, können Sie die Planung in Gang setzen.
Basierend auf den Informationen, die Sie im Rahmen Ihrer Überlegungen in Schritt 1 festgelegt haben, sollten Sie nun eine gute Vorstellung von der Art von Veranstaltungsort haben, der sich für Ihre Veranstaltung eignet. Wenn Sie sich auf die lokale Umgebung Ihrer Teilnehmer begrenzen möchten, erstellen Sie eine Liste der Veranstaltungsorte in dieser Region, die Ihren Bedürfnissen und Zielen entsprechen. Wenn Ihre Teilnehmer aus verschiedenen Ländern anreisen, wählen Sie am besten einen Ort aus, der für den Großteil der Teilnehmer gut erreichbar ist. Natürlich spielen aber auch andere Faktoren eine Rolle.
Ein Aufenthalt in einer pulsierenden Stadt gibt Ihren Gästen die Möglichkeit, zwischen den Veranstaltungsabschnitten mehr über die Geschichte der Stadt zu erfahren und das aufregende Nachtleben zu genießen. Oder wie wäre es mit einem Aufenthalt auf dem Land, um Abenteuer im Freien und einzigartige Teambuilding-Aktivitäten in friedlicher Umgebung zu erleben? Für manche Gruppen müssen Sie möglicherweise einen wirklich einzigartigen Veranstaltungsort ausfindig machen, über den man noch lange nach der Veranstaltung sprechen wird. Denken Sie daran, dass bequeme Transportmöglichkeiten und eine gute Anbindung, einschließlich Parkmöglichkeiten, wichtige Kriterien darstellen (es sei denn, Sie organisieren einen Haus-zu-Haus-Transferservice).
Zuverlässiges und kostenfreies WLAN, Räumlichkeiten mit angemessener Größe für Ihre Gäste sowie eine gut durchdachte und flexible Sitzordnung, moderne Einrichtungen und Technik, beeindruckende Speisesäle usw. … Die Liste kann manchmal endlos erscheinen. Während Ihrer Diskussionen über den Veranstaltungsort, der sehr wahrscheinlich im Laufe der Planungsphase angepasst werden muss, sollten Sie sich eine Bestätigung für alle anderen damit verbundenen Variablen einholen. Nachhaltigkeitsinitiativensind vielen Anbietern heute ebenfalls wichtig. Sie sollten daher nachfragen, welche Bemühungen der Veranstaltungsort unternimmt, um die Veranstaltung so umweltfreundlich wie möglich zu gestalten.
Sie sollten auch den Ablauf Ihrer Veranstaltung berücksichtigen, und die Anzahl der benötigten Räume beeinflusst den Grad der Komplexität. An einigen Veranstaltungsorten werden Sie sich sofort vorstellen können, wie der reibungslose Ablauf der Veranstaltung mit der vorhandenen Einrichtung gewährleistet werden kann. Sollte dies nicht der Fall sein, erkundigen Sie sich, wie die Raumkonfiguration angepasst werden kann, um Ihren Bedürfnissen zu entsprechen. Dies gilt für Ihre Pausenbereiche sowie für den koordinierten Durchgangsbereich zwischen den Präsentationsräumen.
Reisen können bis ins kleinste Detail geplant werden, aber das heißt nicht, dass es dabei keine Hindernisse zu überwinden gibt. Und dies gilt auch für die Organisation von Veranstaltungsorten. Aus diesem Grund sollten Sie sich auf verschiedene Eventualitäten vorbereiten, auch wenn diese möglicherweise nicht eintreten. Das Wetter ist ein offensichtlicher Faktor, der je nach Ort der Veranstaltung unvorhersehbar ist. Mit einem Veranstaltungsort, der einen schnellen Übergang zwischen Innen- und Außenbereich ermöglicht und Heiz- oder Kühlungslösungen bietet, kann möglichen wetterbedingten Problemen jedoch vorgebeugt werden.
Die Auswahl eines Veranstaltungsortes, der sich in der Ausrichtung herausragender Tagungen und Veranstaltung aller Art und Größe bewährt hat, ist vergleichbar mit dem Abschluss einer Vollkaskoversicherung für Ihr Auto.
Das Ziel der Veranstaltung, deren Größe und die wichtigsten Anforderungen werden Sie zu der Art von Veranstaltungsort führen, der in Übereinstimmung mit den oben aufgeführten Schritten dafür geeignet ist. Danach gilt es, die feinen Details zu genehmigen, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.
Die Optionen für Speisen und Getränke sind vielfältig, aber ein Veranstaltungsort mit eigenem Catering kann Ihnen viel Kopfzerbrechen ersparen. Denken Sie daran, dass ein Schwerpunkt auf lokal bezogenen Produkten ein attraktiver Ansatz ist, wenn Sie sich auf Nachhaltigkeit konzentrieren möchten. Natürlich sollten in jedem Fall Ernährungspräferenzen und -einschränkungen berücksichtigt werden. Auch im Hinblick auf das Dekor sind die Möglichkeiten endlos. Berücksichtigen Sie dabei also den Stil des Veranstaltungsortes, einschließlich der Einrichtung des Foyers und der Tagungsräume, um alles aufeinander abzustimmen.
Wie Sie bereits wissen, gibt es nur selten zwei Veranstaltungen, die exakt gleich ablaufen. Um sicherzustellen, dass der von Ihnen gewählte Veranstaltungsort der richtige für den Erfolg Ihres Events ist, können Sie sich an einen Strategieplan wie diesen halten. Für weitere Tipps und Ratschläge steht Ihnen unser Expertenteam gerne jederzeit zur Verfügung.
