Die beste Checkliste zum Planen einer Veranstaltung, um Ihr Team auf Kurs zu halten

NH Hotels Mai 30, 2023

Sind Sie bereit, eine Veranstaltung auszurichten? Keine Sorge, wir stehen Ihnen zur Seite. Die Organisation von Empfängen erfordert viel Arbeit und Vorbereitung. Aus diesem Grund haben wir die ultimative Checkliste zum Planen einer Veranstaltung erstellt, die Ihnen und Ihrem Team dabei hilft, auf Kurs zu bleiben.

1 – Was ist Ihr Ziel?

Welche Motivation steckt hinter dieser Veranstaltung? Möchten Sie Ihre Teilnehmer über ein bestimmtes Thema informieren? Geht es darum, Mittel aufzubringen? Oder möchten Sie das Bewusstsein für ein bestimmtes Thema schärfen? Was Sie auch erreichen möchten – Ihr Ziel sollte etwas sein, das Ihnen am Herzen liegt. Auf diese Weise werden Ihre Gäste Ihre Leidenschaft erkennen und Sie noch mehr unterstützen wollen.

Indem Sie Ihr Ziel und den Zweck Ihrer Veranstaltung definieren, halten Sie außerdem Ihre eigene Motivation aufrecht und finden neue Inspiration. Schnappen Sie sich ein Blatt Papier und einen Stift und beantworten Sie die folgenden Fragen:

  • Was möchten Sie erreichen?
  • Ist Ihnen Nachhaltigkeit wichtig? (Umweltfreundliche Veranstaltungen sind möglich)
  • Wie werden sich Ihre Teilnehmer während und nach der Veranstaltung fühlen?

Fallen Ihnen weitere Fragen ein, die Sie zu dieser Liste hinzufügen möchten? Schreiben Sie diese nieder.

2 – Budget

Die Budgetplanung für eine Veranstaltung ist der wichtigste Teil einer jeden Checkliste zum Planen einer Veranstaltung. Jede Veranstaltung umfasst zahlreiche Ausgaben und Kosten, daher ist es von entscheidender Bedeutung, eine realistische Vorstellung des Budgets zu haben.

Die Kosten können je nach Art der Veranstaltung variieren und werden von verschiedenen Faktoren wie der Anzahl der Gäste, der Lage und des Veranstaltungsortes, des Caterings, der Dekoration, der Unterhaltung und der Beleuchtung beeinflusst. Je nach Budget ist es möglicherweise erforderlich, Abstriche bei der Beleuchtung zu machen, einen anderen Veranstaltungsort zu finden usw. Es ist außerdem sehr empfehlenswert, zusätzliche Mittel für eventuelle Notfälle und unerwartete Umstände bereitzuhalten.

 

 

3 – Das Datum

Auch die Wahl des Datums ist ein äußerst wichtiger Aspekt. Sie sollten sicherstellen, dass keine anderen großen Veranstaltungen zur selben Zeit in der näheren Umgebung stattfinden. Dies ist wichtig, da viel Verkehr herrschen könnte, Parkplätze begrenzt sein könnten und potenzielle Gäste möglicherweise bereits andere Pläne haben könnten. Stellen Sie außerdem sicher, dass das Datum nicht auf einen Feiertag fällt.

Legen Sie Ihr Datum so bald wie möglich fest, damit Sie mehr Zeit für die Planung, Buchung und Einladung Ihrer Gäste haben, sodass sie sich diesen Tag frei halten können. Sie sollten auch die Wettervorhersage berücksichtigen. Wenn Sie eine Feier in Spanien ausrichten, sollten Sie diese beispielsweise nicht unbedingt im August – dem heißesten Monat des Jahres – organisieren.

4 – Lage und Veranstaltungsort

Im Idealfall sollte die Veranstaltung an einem gut angebundenen Ort stattfinden, der leicht mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen ist und Parkplätze bietet. Sie sollten Ihr Datum festgelegt haben, bevor Sie Ihren Veranstaltungsort auswählen. Denken Sie daran: je früher desto besser. Wenn viele Ihrer Teilnehmer von außerhalb der Stadt anreisen, ist es empfehlenswert, die Veranstaltung in der Nähe des Flughafens oder ihres Hotels auszurichten.

Bei der Auswahl der Location für die Veranstaltung ist es immer eine gute Idee, sich verschiedene Veranstaltungsorte anzusehen, zu vergleichen und versuchen, niedrigere Preise zu verhandeln, bevor Sie Ihren Veranstaltungsort verbindlich buchen. Hier sind einige wichtige Fragen, die Sie dem Manager des Veranstaltungsortes stellen und zu Ihrer Checkliste zum Planen einer Veranstaltung hinzufügen sollten:

  • Wenn es sich um einen Außenbereich handelt, besteht die Möglichkeit, die Veranstaltung bei Schlechtwetter in den Innenbereich zu verlegen?
  • Werden Audio- und Beleuchtungseinrichtungen geboten und wenn ja, zu welchem Preis? Ist der Tech-Support im Preis inbegriffen?
  • Ist zuverlässiges WLAN verfügbar?
  • Was ist die maximal zulässige Anzahl an Gästen?
  • Werden Speisen und Getränke angeboten? Dürfen alkoholische Getränke serviert werden?
  • Benötigen Sie eine bestimmte Versicherung?
  • Sind Tische und Stühle vor Ort vorhanden?

Sprechen Sie nach Möglichkeit mit dem Team, um einen persönlichen Eindruck zu erhalten. Es sind schließlich die Mitarbeiter, die Ihre Gäste begrüßen und mit ihnen interagieren werden.

5 – Der Plan

Der nächste Schritt ist es, Ihre To-do-Listen hervorzuholen und ein
Brainstorming
durchzuführen. Berücksichtigen Sie dabei das Budget, das Datum und den Veranstaltungsort. Haben Sie diese Liste immer bei sich – man weiß nie, wann Ihnen eine neue Idee oder neue Inspiration in den Sinn kommt. Indem Sie diesen Plan vor sich haben, können Sie außerdem sicherstellen, dass Sie nichts vergessen und alle Einzelheiten beachten.

6 – Branding und Marketing

Keine Checkliste zum Planen einer Veranstaltung wäre ohne einen Abschnitt zum Thema Branding und Marketing komplett. Beginnen Sie mit der Auswahl des Farbschemas und machen Sie sich Gedanken über das Design und das Logo. Sie sollten Poster, Newsletter und Blogs erstellen und sich mit anderen Unternehmen in Verbindung setzen, um Ihrer Veranstaltung mehr Aufmerksamkeit zu verschaffen. Sie können eine Promotionsseite (beispielsweise auf Facebook oder Eventbrite) und eine Landingpage auf Ihrer Webseite erstellen, um Interessenten die Möglichkeit zu geben, sich zu registrieren.

Wenn es Ihr Budget erlaubt, ist es ratsam, ein Marketing-Team anzuheuern. Diese Marketing-Experten haben das Knowhow und die nötige Erfahrung, um Ihre Veranstaltung zu vermarkten und Social-Media-Apps wie Facebook, Instagram und LinkedIn optimal einzusetzen, die für eine erfolgreiche Marketing-Kampagne unerlässlich sind.

Sobald die Webseiten und Social-Media-Kanäle eingerichtet sind, kann Ihre Veranstaltung vermarktet werden. Strategien wie „Frühbucher“-Tickets sind eine großartige Möglichkeit, Interesse und Begeisterung zu wecken. Ein weiterer Vorteil dieser Technik besteht darin, dass Sie schon frühzeitig erfahren, wer an Ihrer Veranstaltung interessiert ist und welche Marketing-Strategien gut oder nicht funktionieren. Mit Hilfe dieser Einblicke können Sie Ihre Strategie entsprechend anpassen.

Denken Sie daran, Erinnerungen auszusenden und vermarkten Sie Ihre Veranstaltung kontinuierlich bis zum letzten Tag. Ermutigen Sie Ihre Gäste, die Nachricht zu verbreiten und bitten Sie Gastredner*innen usw., die Veranstaltung unter ihren Followern ebenfalls bekannt zu machen.

7 – Lizenzen und Genehmigungen

Jede Veranstaltung erfordert bestimmte Genehmigungen und Lizenzen mit Details, die von Veranstaltungsort zu Veranstaltungsort variieren. Als Veranstaltungsplaner sollten Sie zumindest die Grundlagen kennen. Aus diesem Grund haben wir hier eine Übersicht über einige der gängigen Dokumente erstellt, die Sie berücksichtigen sollten:

Alkohol

 Es gibt zwei Arten von Ausschankgenehmigungen: eine für Bier und eine für Spirituosen. Profilierte Veranstaltungsorte verfügen sehr wahrscheinlich bereits über alle nötigen Genehmigungen und Lizenzen. Sollte dies nicht der Fall sein, müssen Sie diese beantragen.

Speisen

Lebensmittel werden sorgfältig reguliert und müssen zahlreiche Gesundheitsvorschriften erfüllen. Sie müssen sich vergewissern, dass jedes Catering-Unternehmen oder Restaurant, mit dem Sie zusammenarbeiten, über gültige Lebensmittel- und Gesundheitsgenehmigungen verfügt.

Feuerwerk

 Richten Sie eine Silvesterparty oder eine Jubiläumsfeier aus, die Sie mit einem großen Knall ausklingen lassen möchten? Hinweis: Feuerwerkskörper sind vielerorts verboten und es drohen hohe Geldstrafen, wenn man gegen diese Vorschrift verstößt. Informieren Sie sich daher bitte sorgfältig über die örtlichen Gesetze.

– Genehmigung fliegender Bauten

Für öffentliche Versammlungen benötigen Sie eine spezielle Genehmigung für Zelte oder öffentliche Sitzmöglichkeiten. Alle Einrichtungen müssen zudem aus Sicherheitsgründen von der Feuerwehr inspiziert werden.

– Zeitplanung und Lärmschutzgenehmigungen

An vielen Orten gelten strenge Vorschriften für die Ruhezeiten, um die Nachbarn vor Störungen zu schützen. Wenn der Veranstaltungsort noch nicht über die erforderlichen Genehmigungen verfügt, müssen Sie eine Ausnahmegenehmigung beantragen.

Die bürokratische Abwicklung kann langwierig sein. Je eher Sie die erforderlichen Genehmigungen also beantragen, desto besser. Es ist ratsam, sich im Rathaus vor Ort zu informieren, da Sie dort ortsspezifische Informationen erhalten können.

8 – Redner*innen und Unterhaltung

Da Sie nun die wichtigsten logistischen Fragen geklärt haben, können Sie Ihre Redner*innen und Unterhaltung buchen. Besondere Gäste und Aktivitäten sind eine gute Möglichkeit, um die Teilnehmer einzubinden, ihnen die Möglichkeit zu geben, sich gegenseitig besser kennenzulernen, gemeinsam Teambuilding-Aktivitäten zu unternehmen und Spaß zu haben.

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Art von Unterhaltung Sie Ihren Teilnehmern bieten können, werfen Sie einen Blick auf
weitere Unterhaltungsideen für Firmenveranstaltungen hier
. Wenn Sie Stifte, Anstecker und Notizblöcke ausgeben möchten, sollten Sie diese früh genug bestellen, damit Sie genug für alle Teilnehmer haben.

9 – Die kleinen Details unserer Checkliste zum Planen einer Veranstaltung

Wenn alles andere erledigt ist, ist es an der Zeit, sich an die Arbeit zu begeben und die kleinen Details auszuarbeiten.

Dinge, die es zu beachten gilt:

  • Überprüfen Sie Ihr Budget und Ihre Verträge. Wenn das Budget begrenzt ist, versuchen Sie, Sponsoren zu finden.
  • Drucken Sie alle wichtigen Informationen aus und fertigen Sie Kopien an.
  • Senden Sie Erinnerungen an die Teilnehmer mit Informationen über die Veranstaltung aus.
  • Gehen Sie alle wichtigen Daten mit allen Beteiligten durch. Dazu gehören das Personal des Veranstaltungsortes, die Caterer, Ihre geladenen Redner*innen, Fotograf*innen usw.
  • Besprechen Sie die Präsentationen und Reden mit den geladenen Redner*innen.
  • Sprechen Sie mit den Gastgebern, Mitarbeitern und dem Empfangspersonal, um sicherzustellen, dass sie alle über den Ablauf Bescheid wissen.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Anstecker, Speisen, Getränke und Schreibmaterial für alle Gäste haben.
  • UND tief durchatmen! Wenn Sie diese Tipps befolgt haben, sollten Sie gut vorbereitet sein.

10 – Der große Tag

Der große Tag, auf den Sie hingearbeitet haben, ist endlich da. Atmen Sie tief durch, genießen Sie den Tag und mischen Sie sich unter Ihre Gäste. Wenn der Tag vorüber ist, gibt es einige weitere Aufgaben, die Sie auf Ihrer Checkliste zum Planen einer Veranstaltung erwarten. Besonders wichtig ist, dass Sie sich selbst für die Organisation einer erfolgreichen Veranstaltung auf die Schulter klopfen.

Als nächstes sollten Sie sich schriftlich bei Ihren Sponsoren, Redner*innen und allen anderen Beteiligten bedanken, denen der Erfolg der Veranstaltung zu verdanken ist. Danach können Sie Ihr Budget aktualisieren und Rechnungen überprüfen. Und zu guter Letzt sollten Sie der ganzen Welt mitteilen, wie großartig Ihre Veranstaltung war. Senden Sie eine E-Mail mit Fotos, Videos und Updates an alle Teilnehmer. Es ist ratsam, mit den Teilnehmern in Kontakt zu bleiben, denn wer weiß – vielleicht sind sie auch an Ihrem nächsten Event interessiert.

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