Meetings Blog Okt 01, 2018
Eventkommunikation, wie? Wir alle wissen, wie wichtig diese für den Erfolg einer Tagung oder Veranstaltung ist – egal, wie groß oder klein diese ist. Aber wo beginnt man? Lassen Sie uns zunächst einige grundlegende Dinge klären, bevor wir die Schritte vor, während und nach der Veranstaltung durchgehen.
Als die für die Tagung oder Veranstaltung verantwortliche Person haben Sie wahrscheinlich bereits eine relativ gute Vorstellung von Ihren Teilnehmern oder Gästen, oder werden diese bald bekommen. Die Anzahl der Personen, und manchmal auch die Branche, in der sie tätig sind, helfen Ihnen dabei, den Kommunikationsbedarf zu definieren, lange bevor diese Personen den Veranstaltungsort überhaupt betreten. Und es gibt eine Vielzahl von Kommunikationstools, Apps und sozialen Medien, die Sie dafür nutzen können.
Die rechtzeitige und prägnante Übermittlung Ihrer Botschaft sorgt dafür, dass Ihre Veranstaltung auf dem besten Weg ist, ein Erfolg zu werden – und dies geschieht früher als Sie vielleicht denken.
Die Kommunikation vor einer Veranstaltung wird selten unterschätzt. Ob es sich um eine Tagung mit zehn Teilnehmern oder eine Messe mit Tausenden von Besuchern handelt – die Marketingaktionen, die Details des Veranstaltungsortes und die neuesten Nachrichten sind grundlegende Elemente für jeden Plan. Bevor Ihre Teilnehmer überhaupt durch die Tür treten, sollten Sie einige wichtige Elemente bedenken.
Wie früh Sie mit der Kommunikation beginnen sollten, hängt von der Art, der Größe und der Zielgruppe Ihrer Veranstaltung ab. Es ist von Vorteil, einen klaren Plan für Ihr Team zu erstellen, in dem Inhalte und Häufigkeitsangaben festgelegt sind. Um die Planung einfacher zu gestalten, sollten Sie Ihrem Team klare Angaben zur Aufteilung des Tages in Sitzungen, Aktivitäten usw. geben. Viele Teilnehmer schätzen es beispielsweise, zu wissen, wann die Pausen stattfinden, damit sie sich im Voraus überlegen können, wann und wen sie im Rahmen ihres Networking ansprechen möchten. Ein Zeitplan kann auch dazu beitragen, dass sich die Teilnehmer besser auf die jeweilige Sitzung konzentrieren, wenn sie wissen, dass eine Pause ansteht, in der sie ihre E-Mails checken oder telefonieren können.
Die Redner und/oder das Unterhaltungsprogramm stellen eine große Attraktion Ihrer Veranstaltung dar. Wer wird sprechen? Gibt es Live-Musik oder erstellen Sie eine auf die Veranstaltung zugeschnittene Playliste? Welche Hintergrundinformationen können im Vorfeld über die Redner oder das Unterhaltungsprogramm geteilt werden? Die richtige Werbung kann die Teilnehmeranzahl erhöhen und den gewünschten Ton für die Veranstaltung vorgeben, sodass Sie von Anfang an von wertvollem Engagement profitieren.
Je näher der große Tag rückt, umso mehr schätzen es Ihre Gäste, über verfügbare Speisen und Getränke vor Ort informiert zu werden. Genau zu wissen, was sie bei der Veranstaltung erwartet, und wie auf Allergien und andere spezifische Anforderungen eingegangen wird,hilft Ihren Teilnehmern, sich besser auf die Veranstaltung vorzubereiten und sich wohler zu fühlen. Ebenso müssen die meisten Teilnehmer die Kleiderordnung kennen, vor allem, wenn diese von der Norm abweicht. Und auch veranstaltungsspezifische Informationen wie Zugangsvoraussetzungen, Transportmöglichkeiten und zu erwartende Wetterverhältnisse sollten an sie weitergegeben werden.
Auch wenn der große Tag gekommen ist, endet die Eventkommunikation nicht. Es ändert sich lediglich der Schwerpunkt, da Sie einen Großteil Ihrer Zeit damit verbringen werden, Ihren Teilnehmern bei der Orientierung zu helfen, sie an Veranstaltungselemente zu erinnern und ihnen bei Bedarf zur Verfügung zu stehen, bis der Tag zu Ende ist.
Erinnern Sie Ihre Teilnehmer an den Ablauf der Veranstaltung und stellen Sie dabei sicher, dass alles deutlich gekennzeichnet ist. Eine Übersicht des Veranstaltungsortes, gut sichtbare Schilder und hilfreiches Personal, das bei Bedarf zur Verfügung steht, können den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung fördern. Auch der Einsatz von Technologie kann nützlich sein, indem an geeigneten Stellen Tablets mit relevanten Informationen über den Veranstaltungsort ausgelegt werden. Nutzen Sie bei der Planung immer die Möglichkeit einer Ortsbesichtigung und überlegen Sie sich, wie Ihre Kommunikationspunkte an diesem Veranstaltungsort am besten gestaltet werden können.
Erinnern Sie Ihre Teilnehmer an nützliche technische Elemente, die sie kennen sollten, wie veranstaltungsspezifische mobile Anwendungen. Es ist auch wichtig, sie an die Präsenz der Veranstaltung in den sozialen Medien und an die verschiedenen Hashtags zu erinnern, damit sie Eindrücke und Informationen teilen und auf dem Laufenden bleiben können. Der Schlüssel ist es, nicht nur Informationen an sie weiterzugeben, sondern ihnen auch die Möglichkeit zu geben, sich selbst einzubringen.
Das Team des von Ihnen gewählten Veranstaltungsortes spielt oft eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Ihre Veranstaltung zu einem vollen Erfolg zu machen. Überlegen Sie sich, wie das Personal Sie am besten dabei unterstützen kann, Ihre Botschaft so klar wie möglich an Ihre Teilnehmer zu übermitteln. Ein weiterer Aspekt, den es zu berücksichtigen gilt, ist, wie das Team des Veranstaltungsortes Ihnen dabei helfen kann, Feedback von den Teilnehmern zu erhalten und zu sammeln – indem entweder nach früheren Erfahrungen der Teilnehmer gefragt wird oder Teilnehmern die Möglichkeit gegeben wird, diese selbst zu erfassen.
Nach der VeranstaltungGeschafft! Der große Tag kam und ging und alles verlief nach Plan. Aber auch wenn Sie sich bereits von allen Teilnehmern verabschiedet und Ihnen gedankt haben, ist die Kommunikation mit ihnen noch lange nicht abgeschlossen. Was können Sie also tun?
Nutzen Sie dieselben Kommunikationskanäle wie vor der Veranstaltung und senden Sie allen Teilnehmern und Beteiligten ein herzliches Dankeschön. Gestalten Sie es so persönlich wie möglich. Dies ist nicht nur eine höfliche Geste, sondern bringt auch zum Ausdruck, dass der Erfolg der Veranstaltung jedem einzelnen Teilnehmer und jeder Teilnehmerin zu verdanken ist.
Hier haben Sie die Möglichkeit, die Veranstaltung nach Ihren Wünschen zusammenzufassen. Achten Sie darauf, dass Sie auf die entscheidenden Elemente der Veranstaltung und ihre Kernaussagen eingehen. Teilen Sie Videos von wichtigen Reden und Fotos von Aktivitäten; veröffentlichen Sie Umfrageergebnisse und nützliche Fragen und Antworten, die gesammelt wurden; und geben Sie gegebenenfalls relevante Kontaktinformationen an. Unterschätzen Sie nicht, wie sehr der Rückblick dazu beitragen kann, die Erinnerung an die Veranstaltung aufrecht zu erhalten.
Ihre Veranstaltung war ein voller Erfolg. Jetzt können Sie mit der Werbung für die nächste Veranstaltung loslegen und haben dabei den Vorteil, bereits ein immer noch aktives Publikum zu haben. Indem Sie eine Umfrage nach der Veranstaltung aussenden, können Sie spezifisches und praktisches Feedback einholen, das Sie für die Zukunft nutzen können. Es sollte präzise und einfach auszufüllen sein, und innerhalb von einem oder zwei Tagen nach der Veranstaltung ausgesendet werden, wenn die Erinnerung noch frisch im Gedächtnis ist. Berücksichtigen Sie Vorlieben, Abneigungen und Verbesserungsvorschläge zu Bereichen wie dem Veranstaltungsort, den Rednern, den Abläufen und anderem. Beachten Sie jedoch, dass Sie keine standardisierten Fragen verwenden sollten. Überlegen Sie stattdessen, welche Antworten für Sie wirklich wertvoll sein könnten und mit Ihren Zielen in Zusammenhang stehen. Die Nachbereitung bietet auch die Möglichkeit, Informationen über bevorstehende Pläne weiterzugeben, sodass Sie für Ihre nächste Veranstaltung einen Schritt voraus sind. Das richtige Timing kann einen wertvollen Vorteil darstellen.
Diese Anregungen werden Ihnen dabei helfen, die für Ihre Eventkommunikation relevanten Faktoren zu berücksichtigen. Denken Sie außerdem daran, Ihr Team und alle am Projekt Beteiligten auf dem Laufenden zu halten, um Ihre Veranstaltung zu einem vollen Erfolg zu machen.
