Meetings Blog Mai 25, 2018
Sind Sie auf die DSGVO vorbereitet? Wissen Sie, wie sie sich auf Ihre Tagungen und Veranstaltungen auswirken wird? Wir möchten Ihnen einen Überblick darüber geben, was Sie wissen müssen, um auf dem Laufenden über die neue EU-Vorschrift zu bleiben. Sie können es sich nicht leisten, diese zu ignorieren.
Die Datenschutz-Grundverordnung, die am 25. Mai 2018 in Kraft tritt, ist eine aktualisierte Version der bereits geltenden Datenschutzgesetze. Sie ist strenger und bringt hohe Geldstrafen für Unternehmen mit sich, die sich nicht daran halten. Dadurch wird sich die Art und Weise, wie Sie Daten von EU-Teilnehmern erfassen und verwenden, und wie Sie diese Informationen speichern, mit ziemlicher Sicherheit ändern. Selbst wenn sich Ihr Hauptsitz außerhalb der Europäischen Union befindet oder Sie eine Veranstaltung im Ausland organisieren, sind Sie davon betroffen, wenn Sie Daten von EU-Bürgern erfassen.
Zustimmung – Die Teilnehmer müssen für die Speicherung ihrer Daten ihre Zustimmung erteilen (aktiv, nicht passiv), und Sie müssen dafür sorgen, dass sich die Teilnehmer darüber bewusst sind, wie diese Daten verwendet werden.
Transparenz – Auf Anfrage können alle von Ihrer Organisation gespeicherten Daten von der betroffenen Person eingesehen werden. Diese Daten müssen dann innerhalb von 30 Tagen bereitgestellt werden.
Individuelle Entscheidung – Wenn eine Person darum bittet, ihre Zustimmung für das Weitergeben ihrer Daten an Dritte zu widerrufen, ihre Daten zu löschen oder eine Kopie ihrer Datensätze an eine andere Organisation zu senden, müssen Sie diesem Wunsch nachkommen.
Sicherheitseinrichtungen – Alle Systeme und Prozesse innerhalb Ihrer Organisation müssen strenge Sicherheitsmaßnahmen beinhalten, und für bestimmte Unternehmen ist ein Datenschutzbeauftragter erforderlich.
72-Stunden-Meldefrist – Wenn ein Sicherheitsverstoß festgestellt wird, müssen die Datenschutzbehörden innerhalb von drei Tagen darüber informiert werden, da ansonsten Geldstrafen verhängt werden können.
Obwohl viele der erforderlichen Änderungen an den internen Abläufen Ihres Unternehmens in Form von System-Upgrades erfolgen werden, spielen Sie als Veranstaltungsplaner oder Bucher eine wichtige Rolle bei der Umstellung auf die „neue Norm“.
Haben Sie beispielsweise eine klare und einfache Methode, die Zustimmung Ihrer Teilnehmer und Redner zu erfassen und zu speichern? Geht aus Ihren Registrierungsformularen klar hervor, dass eine aktive Zustimmung erforderlich ist, statt einer unbestimmten Option zum „Abmelden“? Sie müssen sich überlegen, welche Person in Ihrem Unternehmen Einblick in die gespeicherten personenbezogenen Daten hat und wie Sie sicherstellen können, dass die Listen (ob in Papierformat oder digital) niemals ungesichert bleiben oder an die falschen Personen weitergegeben werden. Wenn Ihnen Kontaktlisten von Dritten zur Verfügung gestellt werden, müssen Sie daran denken, dass Sie Maßnahmen ergreifen müssen, um die Zustimmung dieser Personen zu erhalten (falls diese noch nicht erteilt wurde).
Es ist äußerst wichtig, dass alle Personen in Ihrem Unternehmen über die neue Vorschrift Bescheid wissen. Sollten Sie also noch keine Maßnahmen ergriffen haben, ist es an der Zeit, damit zu beginnen und alle darüber zu informieren.
Es ist also klar, dass alle Veranstaltungsplaner und alle, die personenbezogene Daten anderer verwenden, vollständig über die Änderungen und ergriffenen Maßnahmen informiert sein müssen, um einem Verstoß gegen die Vorschrift vorzubeugen. Dies bietet zudem eine hervorragende Gelegenheit, mit den Teilnehmern weiter in Kontakt zu treten, indem Sie Ihre Transparenz im Umgang mit Daten auf sichere und respektvolle Weise unter Beweis stellen und so Vertrauen für Ihre zukünftige Beziehung aufbauen.
Die Einhaltung der DSGVO steht vielleicht nicht zur Diskussion, aber indem Sie sich um Ihre Teilnehmer kümmern, ihnen regelmäßig fantastische Marketing-Inhalte zukommen lassen und immer für einen Wow-Effekt bei Ihren Veranstaltungen sorgen, werden Sie mit Sicherheit ihre Zustimmung erhalten. Und mit dieser Zustimmung können Sie den Kontakt wie bisher aufrechterhalten.
Weitere Informationen und einen aktuellen Artikel zum Thema DSGVO finden Sie auf der offiziellen Seite der EU.
