Meetings Blog Dez 11, 2017
„Hallo, Willkommen zur heutigen Auftaktveranstaltung. Wie heißen Sie?“
„Hey, hallo! Mein Name ist Dunphy. Phil Dunphy. Licensed to thrill. Sagen Sie es nur nicht Claire.“
Könnten Sie sich vorstellen, dass die Charaktere aus der mehrfach preisgekrönten Fernsehserie Modern Family bei Ihrer nächsten Veranstaltung auftauchen? Sie kennen wahrscheinlich schon einen davon, also hier, zu Ihrem Vergnügen, sind Phil, Haley, Jay und Gloria…
Der liebenswerte Phil würde mit Sicherheit einen positiven Einfluss auf jede Veranstaltung haben, bei der er auftaucht. Von dem Moment an, als er ankam, sah er dem Tag optimistisch entgegen und war die Seele jeder Breakout-Gruppe und jeder Networking-Sitzung. Natürlich würde er alles daran setzen, der coolste Typ im Raum zu sein, und diese extremen Bemühungen würden mit ziemlicher Sicherheit dazu führen, dass er scheitern würde und andere, die aufmerksam die Sitzung verfolgen wollten, stören würde.
Da Enthusiasmus sein „Ding“ ist, würde er gerne bei jeder Aufgabe helfen, die erledigt werden muss. Vielleicht würde er eine Brainstorming-Sitzung mit seiner unnachahmlichen Art moderieren, die zwar versöhnlich wirken soll, aber jeden leicht in den Wahnsinn treiben kann. Geben Sie ihm klare Richtlinien und Grenzen für das, was erreicht werden muss, und er wird zeigen, dass er der Aufgabe gewachsen ist.
Er lässt sich leicht ablenken und ist wie ein hyperaktives Kind. Daher sollten Sie ein besonderes Auge auf ihn haben und ihn auf die Ziele fokussieren lassen. Er liebt nichts mehr als seine tragbare Technik, also könnten Sie dafür sorgen, dass zwischen oder sogar während der Sitzungen ständig Aufgaben auf seinem iPad zu beantworten sind.
Wenn Sie also mit Menschen wie Phil umgehen müssen, sollten Sie bei der Planung Ihres Meetings darauf achten, dass Ihre Präsentationen interaktiv sind und Sie neue Technologien einsetzen, um die Teilnehmer bei der Stange zu halten. Achten Sie auch darauf, dass Sie ihre Energie in kleineren Meetings wie internen Sitzungen oder Brainstormings nutzen und kanalisieren, denn sie könnten Ihnen zur Hand gehen, ohne es zu bemerken.
Jung, hübsch und einfallsreich trifft auf… ein bisschen schusselig. Die Älteste der drei Wonneproppen von Phil und Claire würde voller positiver Erwartungen zu Ihrer Veranstaltung kommen und es müsste genug um sie herum los sein, damit sie bis zum Ende bleibt oder zumindest nicht die ganze Veranstaltung über an ihrem Handy klebt. Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Planung Ihrer Veranstaltung immer die Bedürfnisse der Millennials berücksichtigen. Geben Sie klare Anweisungen, aussagekräftige und eindeutige Botschaften und stellen Sie sicher, dass alle ihre grundlegenden Bedürfnisse abgedeckt sind, einschließlich WLAN, Hashtags usw. Wir würden nicht wollen, dass sie ihre Enttäuschung am Ende des Tages auf ihren beliebten Blog und ihre Social Media Accounts hochlädt.
Worauf würde ein Millennial abgesehen von den Inhalten des Meetings Wert legen? Nun, wahrscheinlich ein modernes Dekor, ein eindrucksvolles Buffet und viele umweltfreundliche Initiativen. Achten Sie bei der Vorbereitung Ihrer Veranstaltungen auf diese Punkte und Sie werden von ihnen eine 1+ bekommen.
Was Sie sehen, ist das, was Sie von diesem Teilnehmer bekommen. Und wenn er zu Ihrem Meeting kommt, weil er dazu gezwungen wurde, kann das zu Spannungen führen. Wie Jay wird der Teilnehmer, der sich nicht beteiligen will, den anderen Teilnehmern im Raum seine Meinung zu allen Details mitteilen, die ihm nicht gefallen. Bei Jay ist sein Kommentar natürlich eher eine subtile, aber schroffe Bemerkung oder ein einfaches „Oh je“.
Ihr Kollege, der für die Planung des Meetings verantwortlich ist, weiß von den Jay-ähnlichen Teilnehmern, die kommen werden, und bittet Sie um Ihre Erfahrung, wie Sie mit ihnen umgehen und ihre Erfahrung verbessern können.Denken Sie daran, dass Jay der Typ Mensch ist, der Dummköpfe nicht unbedingt gerne erträgt, aber sein erster mürrischer Eindruck wird seiner erfahrenen Meinung und Beteiligung weichen, sobald Sie ihn an Bord holen. Wenn er eine Gelegenheit sieht, jemandem in Not zu helfen, dann wird er das tun.
Wie können Sie das bewerkstelligen? Stellen Sie zunächst einmal sicher, dass das Treffen reibungslos abläuft. Machen Sie klare Angaben dazu, wo, wann und wie lange das Treffen dauern wird. Richten Sie den Veranstaltungsort perfekt ein, um Diskussionen und den Informationsaustausch zu fördern. Sorgen Sie für technologische Unterstützung, um den Datenaustausch zu erleichtern, aber auch für Standardoptionen wie Papier, Post-it-Notizen, Farbkodierung usw., wenn ein Brainstorming erforderlich ist. Und um die Effektivität des Treffens zu erhöhen, sollten Sie für Erfrischungen und Verpflegung im Raum sorgen. Gerade genug, um die Gemüter in Schwung zu halten.
Stellen Sie sich nun vor, Sie haben Gloria auf Ihrer Veranstaltung, aber nicht als Gast, sondern als Hauptrednerin! Sie ist perfekt gekleidet und wird sich nicht damit begnügen, den Hauptvortrag zu halten. Sie wird der absolute Star der Veranstaltung sein wollen! Das ist zwar nicht ganz unproblematisch, lässt sich aber mit ein wenig Planung leicht in den Griff bekommen.
Sofern es keine anderen Probleme verursacht, sollten Sie versuchen, ihrem Wunsch, sich wichtig zu fühlen, nachzukommen, und mit ihr im Voraus vereinbaren, wie sie einen angemessenen Auftritt haben wird. Sie können einen privaten Raum vorbereiten, in dem sie mit den anderen Rednern des Tages zusammentrifft – eine großartige Gelegenheit zum Networking und zum Erfahrungsaustausch – und versuchen, einige der Gerichte und Erfrischungen zu servieren, von denen Sie wissen, dass sie ihr schmecken werden. Wenn Sie an die kleinen Details denken, wie z.B. dass ihr Lieblingsgetränk auf dem Podium oder am Tisch bereitsteht, kann das bei dieser Art von Gästen wirklich einen Unterschied machen.
Gehen Sie auf ihre Erwartungen ein. Wenn sie mit 2.000 Personen rechnet und es kommen nur 300, wird sie enttäuscht sein. Stellen Sie sicher, dass sie im Voraus weiß, zu welcher Art von Publikum sie spricht. Und zögern Sie nicht, ihre Rede während der Sitzung in den sozialen Medien zu teilen und stellen Sie sicher, dass sie weiß, dass Sie es getan haben! Das wird die Erfahrung für alle verbessern, wenn sie sich später unter das Publikum mischen darf.
Das Wunderbare an den Menschen ist, dass wir alle verschieden sind, oft mit sehr unterschiedlichen Persönlichkeiten. Das kann zugegebenermaßen zu Problemen führen, wenn Sie nicht auf die möglicherweise unkonventionelle Lebenseinstellung einiger Leute vorbereitet sind. Aber als Veranstaltungsplaner, der dem Spiel immer einen Schritt voraus ist, können Sie sicherstellen, dass die Vorbereitungen für alle Ihre Veranstaltungen perfekt sind, um mit jedem Menschen zurechtzukommen, ganz gleich, wie exzentrisch oder außergewöhnlich sein Charakter ist.
