Meetings Blog Feb 21, 2019
Nach der jährlichen glamourösen Oscar-Verleihung finden Jahr für Jahr unvergessliche After-Partys statt, für die sich alle eine Einladung wünschen. Jeder erinnert sich zum Beispiel noch an die extravagante Beleuchtung bei der jährlichen Veranstaltung von Vanity Fair oder die Verteilung von Gucci-Geschenktüten bei Madonna. Warum sind diese Partys so erfolgreich? Welches Geheimnis steckt dahinter? Welche Tipps können wir von der Organisation dieser spektakulären Events übernehmen und auf unsere eigenen Veranstaltungen anwenden, unabhängig von deren Größe oder Anlass? Genau damit möchten wir uns jetzt befassen …
Man spricht noch heute über die Auktion auf der Party von Elton John, bei der eine Korvette von Sharon Stone für 1 Million USD versteigert wurde und Aerosmith-Sänger Steven Tyler einen Aufenthalt in seiner Privatresidenz auf Hawaii zur Versteigerung anbot. Ein einziger Moment wie dieser kann eine lange Zeit in Erinnerung bleiben und bei den Gästen den Wunsch wecken, auch bei der nächsten Party dabei zu sein. Und natürlich wirkt eine erfolgreiche Veranstaltung wie dieser auch auf neue Teilnehmer anziehend.
Für Ihre eigene Tagung oder Veranstaltung sollten Sie sich überlegen, wie Sie Ihren Teilnehmern unvergessliche Erlebnisse bieten können, die lange im Gedächtnis bleiben und dafür sorgen, dass sie auch bei Ihrer nächsten Veranstaltung dabei sein möchten. Ein einzigartiger Veranstaltungsort ist eine Möglichkeit, um dies zu erreichen. Und als nächstes geht es darum, was Sie während der Veranstaltung anbieten, um ihr das gewisse Extra zu verleihen. Wie kann das décor die Fantasie der Teilnehmer anregen? Können Sie sie mit Spielen oder Aktivitäten beschäftigen? Welche anderen Überraschungen können Sie für die große Enthüllung vorbereiten?
Oftmals wird die After-Party nach der Persönlichkeit oder den Prinzipien des Prominenten gestaltet, der sie ausrichtet. Wenn sich der oder die Gastgeber:in beispielsweise sehr für den Umwelt- und Klimaschutz engagiert, kann bei der Veranstaltung großer Wert auf die Abfallreduzierung gelegt werden. Dies kann erreicht werden, indem Einwegbecher und -teller vermieden werden, dafür gesorgt wird, dass nur wirklich nützliche Geschenke ausgegeben werden, die nicht bereits am nächsten Morgen im Müll landen, und sichergestellt wird, dass übrig gebliebene Lebensmittel an Bedürftige weitergegeben werden.
Berücksichtigen Sie den Schwerpunkt der Veranstaltung oder das Hauptziel. Planen Sie Ihre Tagung oder Veranstaltung auf dieser Grundlage und sorgen Sie so dafür, dass wichtige Aspekte wie Persönlichkeit, Stil und Einstellung zum Tragen kommen. Der Umweltaspekt ist nur ein Beispiel – es könnte auch um glamouröse Erlebnisse, neue Technologien oder einen unterhaltsamen Abend voller Nostalgie gehen. Seien Sie sich im Klaren darüber, welche Persönlichkeit Ihre Veranstaltung verkörpern soll, und machen Sie sich dann daran, alle Aspekte zu koordinieren.
Es besteht kein Zweifel daran, dass die Gästeliste der glamourösen Oscar-After-Partys so gut wie ausschließlich Top-Prominente umfasst. Denzel Washington, Miley Cyrus, Emma Stone, Ryan Reynolds … die Hollywood-Elite und alles, was Rang und Namen hat, möchte sich einen Platz im Rampenlicht und am Tisch sichern. Wenn Sie mit den Stars auf Tuchfühlung gehen möchten, ist dies der richtige Ort dafür. Und es ist mit Sicherheit ein hochkarätiger Star dabei, der sich gerne unterhält.
Wie bei diesen Partys ist es wichtig, Gästen die Möglichkeit zu geben, sich mit anderen Teilnehmern zu unterhalten. Dies kann eine hervorragende Gelegenheit für sie darstellen. Das Networking bei Tagungen und Veranstaltungen weltweit bietet die Möglichkeit, sich über Branchenkenntnisse auszutauschen, neue Kunden oder Anbieter zu finden, das Geschäft anzukurbeln oder den Teamgeist zu fördern. Die von Ihnen erstellte Teilnehmerliste enthält vielleicht nicht die heißesten Hollywood-Stars – dennoch sollte sie gut durchdacht sein. Und dies gilt auch für die Redner .
Die Speisen bei den Oscar-Partys werden in der Regel als kleine Portionen serviert. Es geht in erster Linie darum, Kontakt zu knüpfen und sich zu unterhalten, während man nebenbei an Häppchen knabbert. Kleine Teller und Besteck können bei Bedarf mühelos aufgenommen und abgelegt werden. Und es gilt, eine Vielzahl von Geschmacksrichtungen zu berücksichtigen. Bei gut besuchten Veranstaltungen kann es sich lohnen, Kellner und Kellnerinnen für bestimmte Bereiche zu arrangieren, um einen effizienten Service zu bieten. Denken Sie außerdem daran, dass ausgefallene Cocktails und Desserts schnell die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf sich ziehen können – wie die Espresso-Milchshakes mit Mini-Donuts von Elton.
Wie groß Ihre Veranstaltung auch ist, ein attraktives gastronomisches Angebot bleibt garantiert im Gedächtnis. Die Idee verlockender Häppchen bei der Oscar-Party ist ein guter Ansatz und sorgt dafür, dass Ihre Gäste ihren Appetit mit einer Auswahl an kleinen Leckereien stillen können. Versuchen Sie immer, einige ungewöhnliche Köstlichkeiten anzubieten, die für Aufsehen sorgen – möglicherweise Speisen, die gerade im Trend liegen. Es ist außerdem empfehlenswert, Gerichte für Gäste mit besonderen Ernährungseinschränkungen (z. B. glutenfreie Produkte) zusammen mit den anderen kulinarischen Angeboten zu präsentieren, anstatt diese separat anzubieten. Wenn ein einfacher Burger gut genug für Vanity Fair ist, könnten Sie ebenso Food Trucks als Alternative für Ihre Gäste in Betracht ziehen.
Im Vorfeld der Oscar-Verleihung werden die Medien jedes Jahr mit Informationen überflutet – nicht nur über die Preisverleihung selbst, sondern auch über die After-Partys. Wer ist wo zu sehen? Was werden die Prominenten tragen? Wie wird der Veranstaltungsort dekoriert sein? Es ist so gut wie unmöglich, dem über Zeitungen, das Fernsehen, das Radio und in den letzten Jahren auch über die sozialen Netzwerke verbreiteten Informationsschwall zu entkommen. Vanity Fair macht schon seit einiger Zeit Promi-Fotos exklusiv für Instagram, die dann mit dem Hashtag #VFSC auf allen verfügbaren Oberflächen geteilt werden.
Die Vermarktung Ihrer Veranstaltung ist für ihren Erfolg von entscheidender Bedeutung. Nehmen Sie sich ein Beispiel an den Planern der After-Partys in der Nacht der Oscar-Verleihung und nutzen Sie alle verfügbaren Tools, um die ansprechendsten Aspekte bei Ihrer Zielgruppe zu bewerben. Die sozialen Netzwerke spielen zweifellos eine wichtige Rolle, und die Verwendung von Bild- und Videomaterial führt nachweislich zu einer höheren Interaktionsrate. Behalten Sie die Blogs von Experten in der Veranstaltungsplanung im Auge, um Inspiration zu Kommunikationsideen zu erhalten, die Sie dann für Ihre Bedürfnisse anpassen und bei Ihrer Veranstaltung einsetzen können.
Und das war‘s schon. Befolgen Sie diese Tipps der erfolgreichen After-Party-Planer im Rahmen der Oscar-Verleihung und bereiten Sie sich auf ohrenbetäubenden Applaus nach Ihrer Veranstaltung vor. Wer weiß, vielleicht erhalten Sie sogar einen Preis …
