Meetings Blog Jan 19, 2017
Die Einhaltung des verfügbaren Budgets ist in der Meeting- und Event-Branche unerlässlich. Die Überschreitung der anfänglichen Mittel für die Organisation einer Veranstaltung mit niedrigem Budget ist jedoch nicht immer leicht zu vermeiden. Es ist wichtig, klare Ziele zu haben, wenn Sie Ihr Budget einhalten und die Veranstaltung zu einem Erfolg machen möchten.
Hier finden Sie fünf wichtige Schritte zur Vermeidung der häufigsten Fehler bei der Planung des Budgets für Ihre Tagung oder Konferenz.
Je nachdem, ob das Ziel größere Bekanntheit, Loyalität oder Umsatzsteigerung ist, können die Leistungen, in die Sie investieren sollten, variieren. Es ist auch sehr hilfreich, sich auf vergangene Veranstaltungen zu beziehen, wenn es sich nicht um das erste Event dieser Art handelt.
Natürlich spielt auch die Zielgruppe eine wichtige Rolle bei der Planung der Veranstaltung. Wenn Sie zum Beispiel ein kulinarisch motiviertes Treffen planen, ist das Catering einer der wichtigsten Aspekte. Um Ihre Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen, sollten Sie Ihre Bemühungen auf diesen Bereich konzentrieren.
Die Ausgaben für den perfekten Veranstaltungsort, das Catering und das Equipment sind die grundlegenden Kosten einer jeden Veranstaltung und sollten bei der Ausarbeitung Ihres Budgets an erster Stelle stehen. Wenn Sie Ihre Veranstaltungsräumlichkeiten für über hundert Teilnehmer über die NH Hotel Group buchen, profitieren Sie automatisch und ohne zusätzliche Kosten, von einem Ambassador Service mit einem exklusiv zugewiesenen Vertreter, der Sie bei jedem Schritt berät und Ihnen einen erstklassigen Service bietet, der über die Aufgaben der Auftragsverteilung, Umsetzung und Abrechnung Ihrer Veranstaltung hinausgeht.
Neben dem Budget für Ihre Veranstaltung können Sie zusätzliche Mittel durch Sponsoren oder aus dem Kartenverkauf erhalten. Ein realistischer Haushaltsvoranschlag hilft Ihnen dabei, unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Wenn Sie sich auf diese Mittel als zusätzliches Budget verlassen können, können Sie Ihren Gästen möglicherweisen zusätzliche Erlebnisse bieten, in höherrangige Redner investieren oder sie dafür nutzen, mehr Teilnehmer anzuziehen. Die Entscheidung liegt ganz bei Ihnen.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Veranstaltung mit erfahrenem Personal organisieren, das Ihnen bei der Identifizierung unnötiger Ausgaben und unverzichtbarer Investitionen behilflich sein kann. Bei der NH Hotel Group steht Ihnen ein personalisiertes, professionelles Angebot zur Verfügung, das bereits für die erste Budgetangabe eine Aufschlüsselung der Leistungen entsprechend Ihren Bedürfnissen enthält, sodass Sie von Anfang an eine klare Vorstellung der Gesamtausgaben haben. Darüber hinaus helfen Ihnen unsere Experten des Beratungsservices gerne mit ihrer Erfahrung und ihrem Wissen weiter, um das Meiste aus Ihrem Budget zu machen.
Fixe Ausgaben sind jene, die von Anfang an feststehen, z. B. Ausgaben für Veranstaltungsort, Konferenzredner oder audiovisuelle Ausrüstung.
Variable Ausgaben hingegen (z. B. Catering, Druckkosten oder Begrüßungspakete) variieren in der Regel je nach Anzahl der Teilnehmer. Beachten Sie, wie sich diese Schwankungen auf Ihr Budget auswirken können. Seien Sie sich über Bedingungen, Dienstleistungsverträge, Stornierungsbedingungen usw. im Klaren, da sich im Kleingedruckten unangenehme Überraschungen verbergen können.
Außerdem ist es wichtig, sich auf einen Partner verlassen zu können, der sich mit den Unwägbarkeiten der Veranstaltungsplanung auskennt. Bei NH wissen wir, dass die Prognose nicht immer zu 100 % zutrifft. Aus diesem Grund bieten wir flexible Tarife, mit denen Kunden beispielsweise nicht den vollen Betrag für Speisen und Getränke zahlen müssen, wenn eine bestimmte Anzahl bestätigter Gäste nicht an der Veranstaltung teilnimmt.
Ermitteln Sie den Punkt, an dem die verfügbaren Ressourcen und erwarteten Ausgaben gedeckt sind. Gehen Sie bei der Planung des Budgets von diesem Break-even-Punkt aus.
Ganz gleich, ob Sie Ihre eigene Live-Veranstaltung ausrichten oder eine Veranstaltung für einen Kunden organisieren – es ist wichtig, immer eine kleine Rücklage für unvorhergesehene Ausgaben zur Verfügung zu haben, die im ursprünglichen Budget, aber nicht in den ermittelten Ausgaben enthalten ist.
So wissen Ihre Manager oder Kunden, dass Sie im Falle des Scheiterns einer der oben genannten Punkte kein Ass aus dem Ärmel ziehen müssen, um Ihre Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen. Und wenn diese Rücklage nicht benötigt wird, kann sie ganz einfach als Einsparung des ursprünglichen Budgets angesehen werden.
Und lassen Sie sich mit unserer Checkliste der Leistungen für Veranstaltungen keine Details zum Thema Budgetplanung entgehen. Wir stellen Ihnen diese als Leitfaden zur Verfügung, damit Sie unnötigen Stress in letzter Minute vermeiden können.
