Sie haben so viel Zeit, Energie und Leidenschaft in die Planung Ihrer Veranstaltung gesteckt, aber jetzt ist nicht die Zeit, sich zu entspannen. Es ist an der Zeit, Ihrem Event Aufmerksamkeit zu verschaffen und sicherzustellen, dass so viele Menschen wie möglich daran teilnehmen. Wie können Sie am besten für Ihre Veranstaltung werben, um so viele Tickets wie möglich dafür zu verkaufen? Dabei gibt es einiges zu berücksichtigen. Deswegen haben wir nachfolgend einen Zeitplan erstellt und alle wichtigen Schritte für Sie aufgeschlüsselt:
1. Zunächst müssen Sie Ihr Zielpublikum ermitteln.
Alle weiteren Maßnahmen müssen auf diese bestimmte Gruppe zugeschnitten sein, daher ist es wichtig zu wissen, an wen sich diese richten. Es ist sinnlos, Zeit, Mühe und Geld in die Vermarktung Ihrer Veranstaltung zu investieren, wenn sie sich an Menschen richtet, die garantiert nicht am Event teilnehmen – egal, wie überzeugend Ihre Werbung ist. Es ist wichtig, von Anfang an die richtige Gruppe anzusprechen. Wenn Sie bereits ähnliche Veranstaltungen organisiert haben, sollte Ihnen dieser Schritt leichter fallen. Werfen Sie einen gründlichen Blick auf die Teilnehmerlisten Ihrer letzten Veranstaltung.
Wenn Sie keine Angaben zu Teilnehmern Ihrer vergangenen Events haben, finden Sie mehr über andere Veranstaltungen heraus, die Ihrem Event ähnlich sind. Mit welcher Ausdrucksweise wird für diese andere Veranstaltung geworben? Wie wird für die Veranstaltung über die sozialen Medien geworben und welche Inhalte und Beiträge werden dafür verwendet? Welche Social-Media-Plattformen werden verwendet? Wenn Sie bereits über eine Mailingliste verfügen, können Sie sie dafür nutzen, um herauszufinden, an welchen Veranstaltungen Ihre Kunden/Fans teilnehmen. Indem Sie eine einfache Umfrage aussenden, können Sie mehr über ihren Hintergrund erfahren und herausfinden, wo sie sich online aufhalten, welche Hobbys sie haben und alles, was Sie sonst noch für hilfreich halten.
All diese Informationen sollten Ihnen dabei helfen, Ihre ideale Zielgruppe zu ermitteln. Sie sollten eine genauere Vorstellung des Geschlechts, des Alters und des Berufs dieser potenziellen Teilnehmer haben. Daraus können Sie eine Persona erstellen, die Sie mit all Ihren Beiträgen und Werbemaßnahmen direkt ansprechen. Ihr idealer Teilnehmer könnte beispielsweise Michael heißen, 40 Jahre alt sein und im Finanzwesen arbeiten. (Ihre Recherche hat ergeben, dass 72 % Ihrer Teilnehmer männlich sind, daher ist Ihre Persona ein Mann. In der Regel sind die Teilnehmer zwischen 35 und 55 Jahre alt und im Finanzwesen tätig – daher gilt dies auch für Michael.)
Wann sollte dies erfolgen? 6+ Monate vor der Veranstaltung.
Wenn Sie Ihre Zielgruppe nicht kennen, können Sie nicht effektiv für Ihre Veranstaltung werben.
2. Erstellen Sie eine Webseite oder Landingpage speziell für Ihre Veranstaltung.
Diese Landingpage ist das Herzstück Ihrer Werbemaßnahmen und die beste Möglichkeit für Sie, alle wichtigen Informationen an Ihre Teilnehmer weiterzugeben. Hier sollten Sie alle Daten, Zeit- und Ortsangaben sowie grundlegende andere Informationen angeben. Auch die Namen der Redner:innen (falls vorhanden) oder der teilnehmenden Influencer:innen können Sie dort aufführen. Gegebenenfalls können Sie auch Videos und Referenzen von Ihren vorherigen Veranstaltungen teilen.
Am Wichtigsten ist natürlich der CTA (Call to Action), um den Ticketkauf einfach zu gestalten. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie Ihre eigene Landingpage erstellen können, auch wenn dies anfangs beängstigend erscheinen mag. Eine benutzerfreundliche, professionelle und kostenlose Seite wird Ihnen mit der individuellen Event-Webseite von NH Progeboten.
Wann sollte dies erfolgen? 6–5 Monate vor der Veranstaltung.
Genau wie die Ermittlung Ihrer Zielgruppe sollten Sie dies schon vor Beginn der Marketingbemühungen für Ihr Event abgehakt haben.
3. Ihr derzeitiges Publikum haben Sie natürlich bereits überzeugt und sein Vertrauen gewonnen. Es ist daher von Vorteil, sich auf das E-Mail-Marketing zu konzentrieren.
Segmentieren Sie Ihre Liste am besten, um Ihre Veranstaltung auf die richtige Zielgruppe auszurichten. Personen, die bereits an vergangenen Veranstaltungen teilgenommen haben, könnten Sie einen Abonnenten-Rabatt anbieten. Oder Sie könnten Ihren E-Mail-Abonnenten einen exklusiven Frühbucherrabatt anbieten.
Kurz vor dem Tag der Veranstaltung können Sie mit einer „Letzter-Aufruf“-Nachricht für Ihre Veranstaltung werben, um den Verkauf von Tickets an alle zu fördern, die Ihr Event nicht verpassen möchten. Selbst einige Tage vor der Veranstaltung können Sie eine „Nicht-vergessen“-Nachricht an alle aussenden, die noch keine Tickets gekauft haben – für den Fall, dass sie es vergessen haben.
Wann sollte dies erfolgen? Je nach Zeitplan während der gesamten Kampagne.
Es gibt viele Arten von E-Mails, die Sie je nach Zielgruppe und Zeitplan versenden können.
4. Berücksichtigen Sie Ihre schriftliche Ausdrucksweise, das Design und das Branding.
Achten Sie auf ein einheitliches Design für alle Werbe- und Marketingmaterialien. Das Branding, das Farbschema und das Design sind der erste Eindruck, den die meisten potenziellen Teilnehmer erhalten, sorgen Sie damit also für Aufmerksamkeit.
Wann sollte dies erfolgen? 6 Monate vor der Veranstaltung.
Sie sollten darauf von Anfang an achten – von der Landingpage, über Ihre E-Mail-Banner bis hin zu Ihren zukünftigen Werbematerialien.
5. Integrieren Sie die Veranstaltung in Ihr übliches Content Marketing.
Wie? Wenn Sie normalerweise YouTube-Videos teilen, fügen Sie einfach eine CTA-Schaltfläche am Anfang oder in den Anmerkungen ein. Sie sind als Blogger tätig? Dann erwähnen Sie Ihre Veranstaltung in Ihren Blogs. Fügen Sie auf LinkedIn oder Instagram Infografiken hinzu. Denken Sie daran, ein einheitliches Event-Branding über all diese Marketing-Kanäle zu verwenden.
Wann sollte dies erfolgen? 2–3 Monate vor der Veranstaltung und durchgehend bis zum Tag des Events.
Selbst Beiträge, die nach der Veranstaltung geteilt werden, regen Ihre Teilnehmer dazu an, mit Ihnen in Kontakt zu bleiben und sich über zukünftige Veranstaltungen zu informieren.
6. Nutzen Sie die Einflusskraft der sozialen Medien.
Dieser Punkt ist wichtig, deshalb schlüsseln wir ihn ein wenig weiter auf:
- 6.1 Zur Unterstützung Ihres eigenen Content Marketings sollten Sie eine Social-Media-Kampagne durchführen. Es besteht kein Zweifel, dass Werbung für hervorragende Ergebnisse sorgt. Wenn Sie sich zum ersten Mal mit bezahltem Marketing befassen, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine/n Expert:in dafür zu engagieren. Wenn Ihr Budget dies jedoch nicht zulässt, können Sie über Facebook, Instagram, LinkedIn und Google auch ohne Expertenwissen gute Ergebnisse erzielen. Ziehen Sie in Betracht, A/B-Tests durchzuführen, um sicherzustellen, dass Ihre Anzeigen so effektiv wie möglich sind. Sie können auch Anzeigen für ähnliche Zielgruppen über Facebook schalten. Dies ist eine gute Möglichkeit, neue potenzielle Teilnehmer zu erreichen, wenn Sie bereits viel Arbeit in die Vermarktung an Ihre Zielgruppe zu Beginn dieses Prozesses gesteckt haben. Die beste Plattform für gezielte Business-to-Business-Werbung ist natürlich LinkedIn. Über diese Plattform können Sie ganz einfach für sich selbst werben, wenn Ihr Veranstaltungsbudget es nicht zulässt, jemanden speziell dafür zu engagieren. Sie können Ihr Ziel wählen (Webseiten-Besuche wären die beste Idee, um potenzielle Teilnehmer auf die Landingpage für Ihre Veranstaltung zu bringen). Auch hier ist die Vorarbeit, die Sie rund um Ihre Zielgruppe geleistet haben, wichtig, um sicherzustellen, dass die Werbung für Ihre Veranstaltung ihren idealen Markt auf LinkedIn erreicht.
Wann sollte dies erfolgen? 6–8 Wochen vor der Veranstaltung.
- 6.2 Retargeting-Anzeigen unterscheiden sich geringfügig von Werbekampagnen, die darauf abzielen, ein neues Publikum auf die Landingpage für Ihre Veranstaltung zu bringen. Dies geschieht näher am Tag der Veranstaltung und das Ziel ist es, dafür zu sorgen, dass die Veranstaltung in den Köpfen der potenziellen Teilnehmer bleibt. Sie sind bereits mit Ihnen vertraut und sich Ihrer Veranstaltung bewusst, haben aber noch kein Ticket dafür gekauft. Geben Sie ihnen mit Retargeting eine zweite Chance, um dies nachzuholen.
Wann sollte dies erfolgen? 3–5 Wochen vor der Veranstaltung.
- 6.3. Wenden Sie sich an eine/n Social-Media-Influencer:in, und schlagen Sie eine Zusammenarbeit vor. Überprüfen Sie, ob ein/e Teilnehmer:in selbst viele Follower hat. Schenken Sie dieser Person Artikel und Tickets zum Verschenken (oder Behalten) und bitten Sie sie, Informationen über die Veranstaltung an ihre Follower weiterzugeben (natürlich zusammen mit dem Link zu Ihrer Veranstaltungsseite). Auf die gleiche Weise sollten Sie Ihre geladenen Hauptredner:innen oder Content Creators, mit denen Sie zusammenarbeiten, über Ihre eigenen Social-Media-Seiten bewerben. Auf diese Weise werden auch die Follower dieser Personen auf Ihre Veranstaltung aufmerksam und Sie erreichen ein größeres Publikum.
Wann sollte dies erfolgen? 3–6 Wochen vor der Veranstaltung.
- 6.4. Veranstalten Sie einen Social-Media-Wettbewerb oder ein Giveaway. Wettbewerbe sorgen immer für Begeisterung und verhelfen Ihnen zu mehr Followern. Um kostenlose Tickets zu gewinnen, müssen Follower in der Regel „eine/n Freund:in markieren“ oder in den Kommentaren etwas erwähnen, auf das sie sich bei der Veranstaltung freuen. Je mehr Kommentare ein Beitrag aufweist, desto häufiger erscheint er im Feed anderer Personen.
Wann sollte dies erfolgen? 1–2 Wochen vor der Veranstaltung.
- 6.5. Erstellen Sie einen Event-Hashtag und verwenden Sie ihn überall. Damit können Sie nicht nur kostenlos für Ihre Veranstaltung werben, sondern auch Kommentare anderer Personen über Ihr Event einsehen. Ermuntern Sie Ihre Teilnehmer, diese auch am Tag der Veranstaltung zu verwenden, um Fragen zu stellen, die Sie schnell finden und beantworten können. Dadurch können Sie Ihre Teilnehmer zufriedenstellen und dafür sorgen, dass sie künftige Veranstaltungen weiterempfehlen.
Wann sollte dies erfolgen? Während des gesamten Prozesses.
- 6.6. Erstellen Sie Videos! Videos in den sozialen Medien eignen sich hervorragend, um Veranstaltungen zu bewerben. Sie könnten beispielsweise ein Video zu den Vorbereitungen hinter den Kulissen vor der Veranstaltung teilen. Diese Art von Video gibt Ihrem Publikum das Gefühl, Teil der Veranstaltung zu sein, und sorgt für Begeisterung. Diese Videos können auch in Verbindung mit Ihrer Influencer-Zusammenarbeit oder Ihrem Social-Media-Wettbewerb geteilt werden.
Wann sollte dies erfolgen? 1–2 Wochen vor der Veranstaltung.
- 6.7. Zu guter Letzt sollten Sie auch nicht unterschätzen, was Sie durch das Teilen von Beiträgen in relevanten Facebook- und LinkedIn-Gruppen erreichen können. Social-Media-Gruppen sind eine hervorragende Möglichkeit, eine Veranstaltung zu bewerben. Suchen Sie nach Gruppen, in denen sich Ihre optimalen Teilnehmer aufhalten, und beginnen Sie Unterhaltungen oder tragen Sie zu bestehenden Unterhaltungen bei. Sie können direkt auf Ihre Event-Landingpage verweisen oder eine Veranstaltung auf Facebook erstellen, damit interessierte Personen nicht erst die Webseite oder App verlassen müssen, um Details zu Ihrer Veranstaltung einzusehen.
Wann sollte dies erfolgen? 3–4 Monate vor der Veranstaltung.
7. Wenn Sie nicht gerade eine Leidenschaft für Fotografie haben und über spezielle Fähigkeiten verfügen, sollten Sie eine/n professionelle/n Fotograf:in engagieren.
Hochwertige Fotos sind ein Muss für Social-Media-Beiträge und Werbung. Bitten Sie Ihre/n Fotograf:in, im Vorfeld der Veranstaltung einige Aufnahmen zu machen, um dem Event Aufmerksamkeit zu verschaffen, und am Veranstaltungstag selbst Momente festzuhalten, die Sie für die Vermarktung zukünftiger Veranstaltungen nutzen können.
Wann sollte dies erfolgen? Während des gesamten Prozesses.
8. Denken Sie daran, sich auch nach der Veranstaltung mit Ihren Teilnehmern AUSZUTAUSCHEN.
Nach der Ausrichtung einer erfolgreichen Veranstaltung sind Sie möglicherweise erschöpft, aber lassen Sie sich davon nicht aufhalten. Nutzen Sie die Fotos von der Veranstaltung dafür, eine E-Mail zur Nachbereitung an Ihre Teilnehmer und eine „Das-haben-Sie-verpasst“-Nachricht an alle zu versenden, die nicht daran teilnehmen konnten. Fügen Sie das Datum der nächsten Veranstaltung oder ein allgemeines „Bis zum nächsten Mal“ ein.
Wann sollte dies erfolgen? Eine Woche nach der Veranstaltung.
Hoffentlich können Sie sich damit bei der Vorbereitung Ihrer nächsten Veranstaltung auf deren Ausverkauf konzentrieren. Kleine Schritte, große Wirkung. Und vergessen Sie nicht, dass Ihr Ticketverkauf kurz vor dem Veranstaltungstag in die Höhe schnellen wird, da viele Menschen administrative Aufgaben wie den Ticketkauf bis zur letzten Minute aufschieben. Konzentrieren Sie sich auf die obigen Schritte zur Vermarktung Ihrer Veranstaltung. Hier finden Sie einen vereinfachten Zeitplan als praktische Checkliste während der Planung:
6 Monate vor der Veranstaltung
- Ermitteln Sie Ihre Zielgruppe
- Veröffentlichen Sie Ihre Event-Landingpage
- Erstellen Sie eine Facebook-Veranstaltung
- Senden Sie eine E-Mail an die Teilnehmer Ihrer vergangenen Veranstaltungen mit Frühbucherrabatt
- Definieren Sie Ihr spezifisches Event-Branding
3–5 Monate vor der Veranstaltung
- Teilen Sie Beiträge in Facebook- und LinkedIn-Gruppen sowie in anderen Online-Communities
- Bewerben Sie Influencer:innen und Hauptredner:innen
- Erstellen Sie Event-Hashtags
6–8 Wochen vor der Veranstaltung
- Bewerben Sie Content Creators und Hauptredner:innen
- Engagieren Sie eine/n Fotograf:in
- Nutzen Sie Content Marketing auf Ihren üblichen Plattformen
- Schalten Sie Online-Anzeigen
3–5 Wochen vor der Veranstaltung
- Retargeting-Kampagne
- E-Mail-Kampagne für potenzielle Teilnehmer, die ihr Interesse bekundet haben
- Bitten Sie Influencer:innen, über Ihre Veranstaltung zu posten
1–2 Wochen vor der Veranstaltung
- Teilen Sie ein Video zu den Vorbereitungen hinter den Kulissen über die sozialen Netzwerke
- Versenden Sie eine „Letzte-Chance“-E-Mail
- Veranstalten Sie einen Social-Media-Wettbewerb
Tag der Veranstaltung
- Verwenden Sie Ihren Hashtag
- Interagieren Sie mit Teilnehmern online
- Teilen Sie Live-Updates über die sozialen Netzwerke
Nach der Veranstaltung
- Danken Sie Ihren Teilnehmern für ihre Teilnahme
- Versenden Sie eine detailliertere E-Mail zur Nachbereitung (auch an alle, die nicht teilnehmen konnten)
- Ziehen Sie in Betracht, eine Umfrage für Teilnehmer auszusenden
