Meetings Blog Nov 14, 2019
Wann sind Sie am produktivsten? Auf diese Frage können verschiedene Antworten folgen, aber keine davon sollte voraussetzen, dass Sie gestresst sind. Stress ist zweifellos ein Bestandteil der Veranstaltungsplanung, aber wie gut fühlt es sich an, wenn man den letzten Punkt eines erfolgreichen Events abhakt und sich dann klar darüber wird, wie souverän man die Aufgabe gelöst hat? Bei der Planung gab es einige unvorhergesehene Hindernisse zu überwinden und nicht alles verlief genau nach Plan, aber Sie haben immer einen kühlen Kopf bewahrt und sich nicht unterkriegen lassen. Vielleicht haben Sie einige unserer Tipps zur Stressminderung angewendet …
Eine Frage nach der nächsten. Probleme über Probleme. Es gibt Zeiten im Leben von Veranstaltungsplanern (vor allem während der Veranstaltung), die unglaublich viel Geduld und Beharrlichkeit erfordern. Das Hin und Her zwischen den Aufgaben, die Sie sich gestellt haben, und denen des Kunden und allen anderen, die ein Interesse daran haben, ist eine Herausforderung für sich. Dazu kommen unentwegt gestellte Fragen und Bitten – da jeder davon ausgeht, dass Sie alle Antworten haben. In diesen Momenten ist es wichtig, zu akzeptieren, dass unser Gehirn seine Grenzen hat.
Versuchen Sie nicht, alle erdenklichen Informationen dort abzuspeichern. Erstellen Sie Listen – ob auf Papier oder mit Hilfe eines Online-Tools. Dieser Tipp mag sehr simpel erscheinen, aber wenn Sie ihn nicht konsequent befolgen, kann Ihnen die Flut an Informationen ganz schön zusetzen. Und dies hat zur Folge, dass Ihr Körper Adrenalin ausschüttet. Es gibt keine magische Lösung. Organisation ist der Schlüssel zum Erfolg.
Heutzutage scheint es unzählige Tools für Veranstaltungsplaner zu geben. Die ständigen Fortschritte in der Technologie bedeuten, dass alles – von der Registrierung der Teilnehmer und der Abwicklung der Zahlung bis hin zur Werbung für die Veranstaltung und der Interaktion währenddessen – über eine Webseite oder Anwendung möglich ist. Und das ist großartig, zumindest wenn alles gut organisiert ist.
Statt jedem neuen Trend zu folgen oder jedes neue Tool auszuprobieren, das Ihnen empfohlen wurde, sollten Sie sich zunächst überlegen, welche davon sich wirklich lohnen und Ihrer Veranstaltung zum Erfolg verhelfen können. Vermeiden Sie es, sich beispielsweise um mehrere Social-Media-Kanäle kümmern zu müssen, obwohl der Großteil des Interesses nur über einen dieser Kanäle kommt. Indem Sie Ihr Publikum kennen und bestimmte Ziele festgelegt haben, können Sie die entsprechenden Tools auswählen, um Ihre Pläne umzusetzen und gleichzeitig Zeit zu sparen. Und in manchen Fällen ist die Technologie möglicherweise nicht die geeignete Lösung.
Die Überschrift zu diesem Tipp macht Sie möglicherweise stutzig. Viele würden behaupten, dass das Multitasking die einzige Möglichkeit ist, die Vorbereitung der Veranstaltung und vor allem den großen Tag selbst zu meistern. Natürlich stimmen wir dem zu, aber um besser mit diesem Druck umzugehen, können wir alternative Ansätze in Erwägung ziehen.
Die Planungsphase erfordert definitiv so viel ungeteilte Aufmerksamkeit wie möglich. Planen Sie also genug Zeit für jede Aufgabe ein, die erledigt werden muss. Es ist erwiesen, dass die Effizienz darunter leidet, wenn man versucht, mehr als eine Tätigkeit gleichzeitig zu erledigen. Nutzen Sie also Ihr größtes Talent: die Planung. Legen Sie einen klaren Zeitplan für die Veranstaltung fest und geben Sie an, wann die Aufgaben erledigt werden müssen. Halten Sie sich daran, soweit es die Situation zulässt. Verteilen Sie am großen Tag die Verantwortlichkeiten auf alle Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen. Weisen Sie den Mitarbeitern des Veranstaltungsortes, geladenen Rednern und selbst Teilnehmern (auf subtile und ansprechende Weise) Rollen zu. Sie werden die zusätzliche Beteiligung wahrscheinlich schätzen, und nehmen Ihnen gleichzeitig einen Teil der Arbeit ab.
Der Abend vor Ihrer Veranstaltung ist da und alles scheint organisiert zu sein. Bevor Sie sich eine wohlverdiente Nachtruhe gönnen, gehen Sie im Geiste (oder nach Möglichkeit körperlich) den Tagesablauf durch. Wie werden die Teilnehmer interagieren? Wie sieht der Zeitplan der geladenen Redner*innen aus? Eignet sich der natürliche Ablauf, den Sie geplant haben, für den Zweck? Gibt es potenzielle Problembereiche, die Sie im Auge behalten sollten?
Indem Sie alle Fragen oder Herausforderungen, die sich Ihnen möglicherweise stellen, auf diese Weise berücksichtigen, können Sie und Ihr Team morgen selbstsicher und optimistisch am Veranstaltungsort eintreffen. Es wird immer einige unerwartete Hindernisse geben, die sich am Tag ergeben. Aber indem Sie sich schon vorab mit den meisten potenziellen Problemen befasst haben, werden Sie die unvorhergesehenen mit Leichtigkeit meistern.
Die meisten von uns streben nach einer gesunden Lebensweise. Und Stressabbau spielt dabei eine wichtige Rolle. Es mag offensichtlich erscheinen, aber nutzen Sie jede Gelegenheit, die sich Ihnen bietet, um sich im Laufe des Arbeitstages die Beine an der frischen Luft zu vertreten. Wenn Sie noch aktiver werden möchten, tun Sie Körper und Geist mit einem kurzen Workout oder ein wenig Sport etwas Gutes. Es hilft, die Atmung zu vertiefen und löst Muskelanspannungen. Alternativ können Sie auch Meditation ausprobieren. Schon 15 Minuten täglich können den Geist beruhigen und Wunder im Hinblick auf den Stressabbau wirken. Auch Bewegungstherapien wie Yoga und Tai-Chi sind empfehlenswert. Und denken Sie daran, zuckerhaltige Snacks zu vermeiden, die besonders verlockend sind, wenn wir unter Druck stehen. Sie helfen uns nicht, Aufgaben effizienter zu erledigen. Am besten schaffen Sie dies, indem Sie gesunde Snacks vorbereiten und in Ihren Alltag integrieren.
Natürlich sollte auch das geistige Wohlbefinden nicht vernachlässigt werden. Wenn Sie versuchen, zehn Dinge auf einmal zu erledigen und ständig nach Perfektion streben, ist es sehr wahrscheinlich, dass nicht alles nach Plan verläuft. Vergessen Sie die unrealistische Vorstellung der Perfektion. Wenig überraschend wird nicht immer alles glatt laufen. Es ist also wichtiger, zu lernen, wie man mit Schwierigkeiten umgeht, die sich ergeben. Indem Sie akzeptieren, dass unvorhergesehene Schwierigkeiten kurzfristig auftreten können, und Sie einige der Einzelheiten möglicherweise entsprechend anpassen müssen, werden Sie gelassener und beugen Stress vor. Sie sollten auch einen angemessenen Plan B für die größeren Elemente Ihres Events in der Hinterhand haben – nur für den Fall der Fälle.
Wenn es um Organisation geht, ist Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Sprechen Sie mit Ihren Partnern, Mitarbeitern, Anbietern … Bleiben Sie in ständigem Kontakt und informieren Sie sie über alle Details oder Neuigkeiten, die ihre Arbeit beeinflussen könnten.
Verbessern Sie auch Ihre Fähigkeiten im Delegieren von Aufgaben. Eine gute Führungskraft koordiniert ein Team und vertraut ihren Mitarbeitern und Experten in jeder Phase der Veranstaltungsplanung. Bleiben Sie konzentriert und behalten Sie den Überblick über den gesamten Prozess, damit Sie möglichen Problemen, die es zu lösen gilt, Ihre Aufmerksamkeit widmen können.
Seien Sie optimistisch. Mit einer offenen und optimistischen Einstellung fällt es leichter, eine Lösung zu finden und mögliche Auswirkungen oder Rückschläge zu minimieren. Wenden Sie sich an Freunde und Familie für Unterstützung: Ihre Liebsten kennen Ihre Stärken und Schwächen und haben möglicherweise die perfekte Idee, wie sie Sie motivieren können.
Von Neueinsteigern in der Branche bis hin zu erfahrenen Profis – alle Veranstaltungsplaner kämpfen mit Stress. Indem Sie einige unserer oben genannten Tipps befolgen, können Sie Ihr Stressniveau jedoch hoffentlich unter Kontrolle halten. Bei der NH Hotel Group bieten wir Ihnen ein Expertenteam von Veranstaltungsspezialisten, die Ihnen gerne bei der Organisation zur Seite stehen, um Ihr Leben etwas stressfreier zu gestalten. Kontaktieren Sie uns jetzt und spüren Sie, wie sich die Anspannung in Ihrem Nacken löst …
