Tipps für den großen Tag

Endlich ist er da. Der Moment, auf den Sie monatelang hingearbeitet haben – der Veranstaltungstag! Sie haben die perfekten Veranstaltungsräumlichkeiten, Sie haben Personal, Catering und Redner organisiert und das Programm ist gut ausgearbeitet. Aber was jetzt? Wir haben eine Checkliste für Sie vorbereitet, mit deren Hilfe Sie sicherstellen können, dass Sie den bestmöglichen Service bieten und nach all der harten Arbeit, die Sie in die Vorbereitungen gesteckt haben, die besten Ergebnisse für Sie, Ihren Kunden und die Teilnehmer gewährleisten können.

Los geht‘s … Sie werden es schon oft gehört haben, aber Sie werden es jetzt noch einmal lesen: Seien Sie immer vorbereitet. Sehen Sie die folgenden Tipps als „Überlebensratgeber für Veranstaltungen“ an.

Sie haben hoffentlich bereits einige Maßnahmen ergriffen, um Ihr Leben und das Ihrer Teilnehmer einfacher zu gestalten, indem Sie eine spezielle Webseite für die Veranstaltung erstellt haben, auf der Sie alle wichtigen Informationen mit den Teilnehmern teilen können. Aus genau diesem Grund haben wir die Individuelle Event-Webseiteerstellt, damit Veranstaltungsplaner im Vorfeld der Tagung oder Veranstaltung in unseren Räumlichkeiten über eine benutzerfreundliche, optimierte Plattform verfügen, über die sie alle wichtigen Informationen an einem leicht zugänglichen Ort teilen können.

Vor dem großen Tag sollten Sie sicherstellen, dass Sie selbst gut auf alle Eventualitäten vorbereitet sind und dass Sie alle Vorkehrungen getroffen haben, um potenzielle kleine Störfaktoren zu vermeiden, die sich zu größeren Problemen entwickeln könnten. Ein gutes Hilfsmittel ist ein Event-Tool-Kit, das Folgendes umfasst:

Zusätzliche Ausdrucke:

• Wichtige Listen: Obwohl es üblich ist, eine spezielle Webseite oder eine mobile App zu haben, sich zum Abrufen von Teilnehmerlisten und des Programmablaufs auf Computer oder Smartphones zu verlassen, oder zu versuchen, Ressourcen zu schonen – man weiß nie, wann einen die Technik im Stich lässt.
• Plakate und Schilder: Drucken Sie alle Beschilderungen aus, bevor Sie den Veranstaltungsort erreichen, vor allem, wenn Farbausdrucke erforderlich sind. Und bringen Sie für den Notfall immer einige mehr als unbedingt nötig mit.
• Namensschilder und Ausweise: Besorgen Sie sich einen tragbaren Drucker dafür oder lassen Sie sie im Voraus ausdrucken und nehmen Sie einige unbeschriftete Exemplare für unerwartete Gäste mit.

Sonstiges:

• Stifte, Haftnotizen, Klebeband, Notizblöcke, Schere.
• Geschenke für Redner, VIPs, Kunden.
• Erste-Hilfe-Kasten, Sonnencreme.
• Laptop und Smartphone mit Ladekabel.
• Backup-USB-Stick mit allen Veranstaltungsdokumenten, die zum Ausdrucken formatiert sind.

Da Sie nun vorbereitet sind und über alle notwendigen Tools verfügen, um mit unerwarteten Situationen und übersehenen Details umzugehen, sollten wir darauf eingehen, was Sie am Veranstaltungstag selbst beachten sollten. Denken Sie daran: Ihnen steht ein NH Experte zur Verfügung, um Ihnen bei Fragen, Bedenken, Änderungswünschen des Layouts und vielem mehr weiterzuhelfen.

Was gilt es also zu beachten?

Bei der Ankunft:

• Machen Sie einen Rundgang durch die Veranstaltungsräumlichkeiten, damit Sie genau wissen, wo alles ist: wo das Personal seine Pausen macht und wo die Gastredner warten sollten. Überprüfen Sie, ob die vorgesehenen Toiletten funktionieren und mit Toilettenpapier und Seife ausgestattet sind. Ein- und Ausgänge.
• Gehen Sie den Tagesablauf durch; Redner, Pausen und Catering-Zeiten, Personalwechsel, Bewegung der Teilnehmer.
• Die Garderobe sollte strategisch platziert sein, sodass sie vor dem Empfangstisch besucht werden kann, aber nicht als erstes beim Betreten der Räumlichkeiten ins Auge fällt. Achten Sie darauf, dass ihre Lage den Bewegungsfluss nicht unterbricht und keine raumeinnehmenden Warteschlangen entstehen.
• Die Beschilderung sollte nach der ersten Begehung angebracht werden. Der Grund dafür ist, dass Sie so selbst ein Gefühl dafür bekommen, wo die Beschilderung am besten angebracht werden sollte, damit sie gut zu sehen und verständlich ist, und den Bewegungsfluss unterstützt.
• Testen Sie die audiovisuelle Ausrüstung, um peinliche Unterbrechungen zu vermeiden. Dazu gehören Projektoren, kabellose Geräte, die Internetverbindung und die Beleuchtung. Testen Sie all diese bei Ihrer Ankunft, machen Sie sich mit dem Bediener vertraut und testen Sie später noch einmal alles.
• Weisen Sie die Redner ein. Platzieren Sie Wasserflaschen. Dekorationsmaterial oder Banner. Finden Sie heraus, wo die Mikrofone der Redner sind und bewahren Sie so auf, dass sie leicht zu finden sind.
• 
  Überprüfen Sie das Catering und stellen Sie sicher, dass spezielle Ernährungsanforderungen erfüllt wurden. Bei Bedarf kann ein NH Experte gerne ein Gespräch mit dem Catering-Personal organisieren, damit Sie ihm alle wichtigen Informationen und Anforderungen mitteilen können.
• Richten Sie den Empfangsbereich ein und arrangieren Sie die Namensschilder. Stellen Sie sicher, dass Sie genau wissen, wo Sie die zusätzlichen Ausdrucke, Namensschilder und den Erste-Hilfe-Kasten bei Bedarf finden können. Wählen Sie einen geeigneten Ort.
• Es sollten Sammelstellen für Notfälle festgelegt werden und auch ein Treffpunkt für das Team sollte ausgewählt werden.
• Weisen Sie gegebenenfalls den Fotografen ein, damit die besten Aufnahmen zu den besten Zeitpunkten gemacht werden können.

Wie bereits erwähnt, werden viele dieser Punkte von dem für Ihr Projekt zuständigen NH Experten übernommen, der Sie in jeder Hinsicht unterstützt.

Die Veranstaltung ist also in vollem Gange und es ist an der Zeit, sich einfach von der Dynamik leiten zu lassen, richtig? Nun, nicht ganz. Ganz und gar nicht. Genau jetzt sollten Sie aufmerksamer sein als je zuvor und sich darauf vorbereiten, mehr Fragen zu beantworten, als Sie je für möglich gehalten hätten.

Was sind also die zusätzlichen Aufgaben, die Sie im Laufe des Tages berücksichtigen sollten?

• Die Begrüßung der Teilnehmer, vor allem VIPs, Redner und Sponsoren.
• Die Betreuung von VIPs, Rednern und Sponsoren, wobei eine entsprechende und angebrachte Priorisierung zu beachten ist.
• Die Betreuung der Redner. Wenn Sie dies nicht selbst übernehmen, beauftragen Sie den richtigen Mitarbeiter mit der Betreuung, Mikrofonierung und Unterstützung der Redner.
• Die Bewegung der Teilnehmer. Sorgen Sie dafür, dass die richtigen Signale gegeben werden, damit die Teilnehmer vor, während und nach den Pausen den Veranstaltungsraum wie vorgesehen betreten und verlassen können.
• Haben Sie Verpflegung für den Tag organisiert? Sprechen Sie mit dem Catering-Personal, um sicherzustellen, dass die Zeitpläne eingehalten werden. Ist ein ständiger Getränkeservice erforderlich? Wird dieser angeboten?
• Apropos Essen und Trinken … denken Sie daran, sich auch selbst zu verpflegen, und machen Sie kurze Pausen zu strategischen Momenten im Laufe des Tages.

… und geschafft! Die Veranstaltung ist vorbei. DieTeilnehmer sind abgereist und auch das Catering-Personal hat sich verabschiedet. Die Räumlichkeiten wurden sorgfältig gereinigt und alle Geräte wurden ordnungsgemäß verstaut. Den Rednern und VIPs wurde gedankt. Alle Fotoaufnahmen wurden gemacht. Alle Umfragen, Feedback-Formulare und Gästelisten wurden eingereicht und sind bereit, analysiert zu werden. Eine weitere erfolgreiche Veranstaltung ist vorbei und Sie benötigen eine wohlverdiente Pause.

Diese Tipps beruhen auf den Erfahrungen unserer Experten, auf Ratschlägen anderer und auf jahrelangem Ausprobieren. Natürlich gibt es zahllose Möglichkeiten, eine erfolgreiche Veranstaltung aufzuziehen, zu organisieren und abzuwickeln und wir erfahren immer gerne, wie andere Planer vorgehen.

Was denken Sie?

Sie denken wahrscheinlich, dass wir etwas vergessen haben, richtig? Und fragen sich: „Was ist mit der To-Do-Liste nach der Veranstaltung?“

Bleiben Sie dran!