Zehn Fragen, die Sie sich als Veranstaltungsplaner stellen sollten

Egal, in welcher Phase des Planungsprozesses Sie sich gerade befinden, und selbst wenn Sie Ihre letzte Veranstaltung bereits analysiert haben – nehmen Sie sich einen Moment Zeit und werfen Sie einen Blick auf die folgenden zehn Fragen, die Sie sich als Veranstaltungsplaner stellen sollten, um herauszufinden, ob Sie auf dem richtigen Weg sind. Wenn Sie sich selbst für 30 Minuten aus dem Prozess ausklinken, um den Stand des Projekts zu bewerten, geben Sie sich selbst damit die Chance, diese Fragen zu stellen und damit Bereiche zu identifizieren, die verbessert, überarbeitet oder entfernt werden sollten.

Ob es sich um Ihre jährliche Teambuilding-Sitzung, monatliche Networking-Events, eine Produkteinführung oder eine einmalige Messe mit zahlreichen Ausstellern handelt – der „Wow“-Faktor kann immer erhöht werden. Sie wissen selbst, dass die Veranstaltungsplanung oft eine Herausforderung sein kann. Und manchmal verstrickt man sich so sehr in der Organisation und Logistik, dass man andere wichtige Aspekte, die für den Erfolg der Veranstaltung (und Ihren Erfolg) entscheidend sind, aus den Augen verliert. Dies möchten wir heute mit diesen zehn einfachen, aber zum Nachdenken anregenden Fragen ändern. Sie werden Ihnen dabei helfen, Ihre Veranstaltungen unvergesslich zu gestalten.

1. Haben Sie eine Geschichte, die sich durch die Veranstaltung zieht und der die Teilnehmer folgen können?

Storytelling ist eines der stärksten Tools, mit denen Sie Ihr Publikum auf mehr als eine Weise ansprechen können. Und das bedeutet nicht, dass Sie tatsächlich eine Geschichte erzählen müssen, sondern dass Kontinuität ein wichtiger Aspekt ist. Achten Sie nur darauf, dass Ihre Geschichte keine unvollständigen Kapitel aufweist.

2. Ist Ihre Idee bahnbrechend?

Was ist das Besondere, das Ihre Veranstaltung unvergesslich macht, und zu welchem Zeitpunkt? Während der gesamten Veranstaltung? Ein besonderer Gast? Unerwartete gastronomische Optionen, die für eine Überraschung sorgen? Finden Sie eine Besonderheit, an die sich Ihre Teilnehmer auch nach dem Tag noch erinnern werden, ganz gleich, wie klein oder ausgefallen sie sein mag.

3. Können Sie über den Tellerrand hinausblicken?

Was können Sie sonst noch tun, um Ihrer Geschichte und Ihren Ideen ein originelles, wirkungsvolles Element zu verleihen?

4. Werden alle Sinne angesprochen?

Um wirklich zu beeindrucken, ist es heute wichtiger denn je zuvor, alle Sinne anzusprechen. Die Menschen wünschen sich eindringliche Erlebnisse, die sie mit all ihren Sinnen wahrnehmen können. Welche Sinne sind primär und welche sekundär (je nach Zweck Ihrer Veranstaltung), und wie können Sie einen Eindruck bei ihnen hinterlassen?

5. Möchten Sie Ihre Teilnehmer belehren, sich mit ihnen austauschen oder sie miteinbeziehen?

Sorgen Sie dafür, dass Sie einen Aktionsplan für die gewünschten Lernziele haben, die Ihre Teilnehmer während Ihrer Veranstaltung durchlaufen sollen. Wie werden sie sich auf die allgemeine Botschaft auswirken, die sich durch all Ihre bisherigen Veranstaltungselemente zieht?

6. Wird die Veranstaltung Menschen helfen?

Wie und inwiefern? Stellen Sie sich diese Frage, um herauszufinden, wo dieser Gedanke zum richtigen Zeitpunkt weiterverfolgt werden kann.

7. Teilen die Sponsoren dieselben Werte und Ideen?

Nutzen Sie die Sponsoren, die Sie für Ihre Veranstaltung gewonnen haben, in vollem Umfang, und finden Sie heraus, wie sie mehr als nur ein Sponsor und Teil des Gesamtbildes Ihrer Veranstaltung sein können.

8. Maximieren Sie die Wirkung der sozialen Medien?

Dies ist eine der wichtigsten Fragen, die Sie sich als Veranstaltungsplaner heutzutage stellen sollten. Unterschätzen Sie nicht die Wirkung, die eine einfache Social-Media-Strategie auf Ihre Teilnehmer haben könnte. Wenn Sie es richtig anstellen, können Sie sie von der ersten Kontaktaufnahme bis sogar nach der Veranstaltung in Ihren Bann ziehen.

9. Gehen Sie auf Technologietrends ein und nutzen Sie moderne Technik?

Nutzen Sie Technologie auf unerwartete Art und Weise, um eine Interaktion mit der Botschaft, dem Produkt, den Teilnehmern usw. herzustellen. Sie könnten beispielsweise interaktive Zonen oder neueste Programme zur Erstellung beeindruckender Videos und visueller Darstellungen einbeziehen.

10. Werden die von Ihnen festgelegten KPIs durch Ihre Veranstaltung erreicht?

Es ist nie zu spät, sicherzustellen, dass die KPIs gemessen und durch die Veranstaltung tatsächlich erreicht werden. Gibt es Schlüsselmomente, die für das Ergebnis dieser KPIs entscheidend sind? Welche sind das? Und sind Sie sich sicher, dass diese Momente entscheidend sind?

Das sind sie also. Zehn Fragen, die sich jeder Veranstaltungsplaner für mehr Organisation, Inspiration, Revitalisierung und Unterstützung bei zukünftigen Veranstaltungen stellen sollte. Versuchen Sie, so viele Fragen wie möglich zu beantworten, um sich selbst die beste Chance zu geben, Ideen für Überraschungselemente zu finden, die Ihre Veranstaltung unvergesslich machen könnten.