User Pro Jun 01, 2018
Organizar una reunión o un evento requiere pensar en muchas cosas al mismo tiempo. ¿Qué gama de colores usar? ¿Cómo serán las invitaciones? ¿Qué tipo de comida se servirá? Antes de pensar en todo esto debes encontrar el espacio perfecto. Pero, ¿cómo decidir cuando hay tantas opciones donde elegir? Hemos definido 8 puntos que te ayudarán a simplificar tu búsqueda y hacer que el proceso de selección sea más sencillo que nunca. ¡No se te escapará nada!
La mayoría de los organizadores de eventos tienen una idea de cuál es su presupuesto. Conocer tus limitaciones financieras te ayudará a afinar la búsqueda, a incluir o excluir ciertos espacios o ubicaciones. Si todavía no estás seguro de cuál será tu presupuesto, consulta en internet cómo suelen ser los eventos parecidos al tuyo y su coste estimado.
Siempre hay cosas sin las que tu evento no puede salir adelante. Para una conferencia, necesitarás atriles, proyectores y pantallas. Para un evento de automoción necesitarás espacios amplios donde quepan vehículos, establecimientos cercanos donde lavar tus automóviles y accesos fáciles a autopistas o carreteras. Algunos de nuestros hoteles de NH Hotel Group cuentan con recursos tecnológicos que incluyen pantallas abovedadas, dispositivos LED y SMART rooms. En lo que a F&B se refiere, hay que tener muy en cuenta las necesidades específicas. Escribe una lista de aquello que no puede faltar, es decir, todo lo indispensable para que tu evento se desarrolle a la perfección y sea un éxito. Eso sí, incluye en tu lista otra serie de aspectos más flexibles y que no sean imprescindibles. ¡Vas a ver cómo nuestros hoteles te facilitarán lo que no imaginas la organización de tu evento!
No necesitas saber todo acerca de cada persona, pero es bueno que tengas una idea del tipo de invitados que asistirán (o que hayan asistido en el pasado). Contar con información acerca del tipo y el número de attendees te ayudará a elegir un lugar con la atmósfera y estilo adecuados. Además, te será de gran utilidad para escoger un espacio con el tamaño adecuado para acogerlos a todos. Asegúrate de echar un vistazo a las salas anexas, por si tu venue no es lo suficientemente grande para incluirlos a todos.
¿Tienes claro cuándo tendrá lugar tu evento? Algunos de ellos coinciden con otros acontecimientos o dependen de factores externos. Si tienes flexibilidad para elegir la fecha de tu evento, debes tener en consideración algunos aspectos. Ten en cuenta si hay otros eventos similares para evitar cualquier dificultad a la hora de conseguir asistentes. Revisa si hay algún festival local o evento que pueda interferir con el tuyo (o, por el contrario, si puede ser atractivo para tus invitados). No te olvides del clima: si hace frío, debes aportar soluciones como calentadores de exterior o chimeneas. Si hace calor, necesitarás ventiladores, aire acondicionado o nebulizadores.
Aparte de asistir a tu evento, tus invitados querrán explorar la ciudad elegida. Debes familiarizarte con ella y comprobar si has hecho la elección adecuada para tus attendees y tu evento. ¿Es acogedora? ¿Qué piensan sus habitantes de tu industria, marca, etc.? ¿Hay algún evento cultural que puedan disfrutar tus asistentes? ¿Cuáles son las opciones de transporte? ¿El lugar de tu evento es accesible? Estos son aspectos importantes que no debes perder de vista. Cuando elijas a NH Hotel Group, pregunta por la opción de crear una Web Personalizada o Customized Group Website para tu evento. Será de gran ayuda para que tus asistentes puedan reservar sus habitaciones y estar al tanto de información importante (horarios, documentación, transporte, etc.).
Si es difícil decidir cuál es el venue perfecto para tu evento, la tarea se simplifica cuando conoces todos los detalles de cada uno de los espacios que estés barajando. Averigua qué aforo tienen, tipos y estilos de salas de reuniones, capacidades técnicas, dispositivos audiovisuales, plazas de aparcamiento, número de habitaciones, opciones de restauración, oferta de catering y cualquier otra cosa que se te pueda ocurrir. Hacer una lista es de gran ayuda para que no se te escape ningún detalle. Contrasta las especificaciones del venue con tu lista. NH Hotel Group va más allá en este sentido con la herramienta 3D Meeting Planner Virtual Planner®, que proporciona información sobre las dimensiones y te permite ver el aspecto de las salas en 3D, las diferentes formas de organizar el mobiliario y mucho más.
Haz una lista de candidatos a albergar tu evento y visítalos si es posible. Así experimentarás la atmósfera de cada uno, podrás recorrerlos en persona y descubrir si realmente alguno de ellos es el adecuado para tu reunión o evento. Si tu agenda no te permite visitarlo en persona, programa una llamada o videollamada con tu contacto del espacio para que pueda darte más información acerca de él. Además, podrá resolverte las dudas que puedas tener al respecto. En NH Hotel Group siempre tienes las puertas abiertas para programar una visita, ¡solo tienes que reservarla! Y si no te es posible asistir en persona, nuestro 3D Meeting Planner Virtual Planner® te será muy útil para hacerte una idea real.
Tan pronto elijas los espacios en los que te gustaría organizar el evento, empieza a pensar en la reserva. El servicio de atención al cliente y el proceso de reserva deberían marcar la diferencia a la hora de decantarte por una o por otra. Necesitas elegir un espacio donde el proceso de reserva sea fácil y el encargado del lugar siempre esté a tu disposición para ayudarte con cualquier duda o problema.
Con estos 8 puntos clave podrás elegir el venue perfecto para tu próximo evento. Si eliges uno de los espacios que NH Hotel Group te ofrece, estaremos encantados de darte el asesoramiento que necesitas para que no se te escape ni un detalle. ¡Ahorra tiempo y asegura el éxito de tu evento!
