User Pro May 27, 2016
El sector M&E se hace mayor. La organización de Reuniones, Incentivos, Congresos y Eventos es cada vez más compleja y, como en cualquier industria que está en continuo desarrollo, surgen nuevas necesidades y perfiles profesionales.
Hoy en día existe una mayor demanda que busca que los eventos sean cada vez más creativos y efectivos, para atraer al mayor número posible de delegados. La planificación estratégica es imprescindible para lograr el éxito en un congreso o reunión.
Y en este panorama cada vez más complejo ha surgido un nuevo perfil que viene a responder a la profesionalización del sector: el Arquitecto de Reuniones. Fue Maarten Vanneste el primer profesional que puso nombre a esta especialización, en su libro “Meeting Architecture. A manifesto”, en 2008. Pero es ahora cuando esta figura comienza a estar presente en las agencias.
Hace años organizar una reunión consistía básicamente en acoger a los invitados de manera correcta, diseñar una agenda con su horario y asegurar una correcta logística.
Hoy en día sabemos que este es un enfoque primitivo. Ahora es necesaria una visión más completa, que va desde definir los objetivos de la reunión, el formato, el diseño, los contenidos, hasta la ejecución y la medición del retorno de la inversión del evento, con el fin de lograr un impacto útil y significativo en los asistentes.
La Arquitectura de eventos consiste en el diseño del contenido y el formato de un evento para lograr los objetivos deseados para los asistentes. El arquitecto no puede empezar su trabajo si los objetivos no están establecidos y en muchos casos participa en su definición.
El arquitecto utiliza un amplio abanico de herramientas y habilidades para que antes, durante y después del evento los participantes cuenten con la información, oportunidades de networking y la motivación necesarias que influirán en su comportamiento y, en definitiva, en que el evento cumpla sus expectativas.
Para ello, al planificar una reunión el arquitecto de eventos tiene que entender la psicología del comportamiento y diseñar un ambiente físico y emocional que prepare a los delegados para una experiencia de aprendizaje relevante.
Otra tarea que caracteriza a este profesional es que sabe medir la eficacia de la reunión, es decir, cuantifica hasta qué punto los participantes han aprendido, recuerdan la información dada y han establecido nuevas relaciones gracias al networking.
Con esta información, evalúa cómo estos factores van a influir en el comportamiento de los participantes, algo que los impulsores del evento necesitan conocer para saber si organizar ese evento les ha resultado eficaz.
En resumen, un Arquitecto de Eventos se centra en:
Seguro que en poco tiempo el sector M&E verá cómo la organización de eventos crece en contenidos y significado, gracias a la aparición de nuevos perfiles como el Arquitecto de Reuniones.
