El contenido de un evento es clave para atraer asistentes. Pero en ocasiones, el éxito depende de que el público participe activamente, no solo como oyentes pasivos. Existen diferentes técnicas para hacer que tus invitados se levanten del asiento, compartan su conocimiento y formen parte de tu reunión o congreso.
Al diseñar un evento, hoy en día ya no es suficiente con ofrecer contenido unidireccional, a cargo de speakers deslumbrantes, al diseñar un evento. En ocasiones, entre los objetivos del evento está el modificar algún comportamiento de los asistentes o, por lo menos, transmitir ciertos mensajes. Y para interiorizar un aprendizaje, no basta con escucharlo: siempre es mejor expresarlo y hablarlo con otras personas.
Para lograr este engagement, es necesario que el planificador de un evento incluya alguna metodología de participación, que ayude a que los invitados se levanten de la silla, interactúen y se comuniquen entre sí. De esta forma el evento supondrá una experiencia con más posibilidades de ser recordada que una simple sucesión de discursos.
En tu próxima reunión incluye alguna de estas técnicas, diseñadas por el experto en conferencias Adrian Segar.
- Las tres preguntas: Cada participante responde por turnos a tres preguntas en un tiempo limitado. Suelen ser del tipo: “¿Por qué he venido a este evento? ¿Qué espero de él? ¿Qué experiencia tengo que pueda resultar útil a los demás?”. Resulta útil para conocer al resto de participantes, saber qué temas interesa al grupo y descubrir experiencias previas de cada uno que resulten interesantes para el conjunto.
- La “Pecera” (Fishbowl). Es una metodología participativa que facilita las discusiones grupales. Se trata de un pequeño número de personas, generalmente entre 5 y 8, que sentadas en un círculo (una ‘pecera’) discuten acerca de algún tema particular, mientras el público, también sentado a su alrededor en un círculo más amplio, escucha la conversación y, en ocasiones, pueden participar uniéndose a las sillas del grupo central. Generalmente esta metodología cuenta con un facilitador o moderador y sirve para mantener el tema centrado en discusiones complejas. Esta técnica ayuda a dar transparencia a procesos de toma de decisiones complejos, a cargo de funcionarios públicos o profesionales muy especializados en un área, ya que incrementa la confianza y el entendimiento acerca de esa problemática.
- Agrupación por afinidad. Proceso para descubrir y compartir ideas que surgen durante una conferencia, y agruparlas en categorías, para que, una vez ordenadas, puedan ser discutidas. Es útil tanto durante el desarrollo del evento (para ir clasificando los conocimientos y descubrimientos), tanto como al final (con el fin de dar forma a futuras acciones). También puede ser utilizada como una guía que ayuda a la toma de decisiones por parte de un grupo. Se necesitan pizarras, rotuladores, tarjetas adhesivas… cualquier material que facilite poner por escrito y ordenar todas las ideas que sugieren los participantes.
- Plus / Delta. Es una técnica de revisión. Sirve para que los participantes identifiquen qué ha ido bien durante la reunión y qué se puede mejorar para futuras ediciones. Se utiliza normalmente durante la sesión de clausura. Resulta útil para que los organizadores tengan una primera evaluación del evento. Se puede realizar de diversas maneras (hablado o por escrito) y con diversos materiales.
Si quieres promover la participación en tu evento, la lista de técnicas y metodologías al alcance de un planificador de eventos es infinita. No dudes en investigar e introducir el proceso que mejor se adecúe a tus necesidades y haga de tu reunión un encuentro memorable para tus invitados.
