Has consagrado tiempo, energía y ganas a crear el evento de la temporada, pero la tarea no ha hecho más que empezar. Ahora toca publicitarlo a viento y marea para asegurarte de que acuda el máximo número de asistentes. Entonces, vayamos al grano: ¿cómo promocionar un evento para vender el máximo cupo de entradas posible? Aunque no sepas por dónde empezar, no te amedrentes, porque aquí te lo detallamos y te sugerimos unos plazos idóneos para hacerlo.
1. Lo primero y más importante es determinar a quién va dirigido tu evento en concreto.
Al fin y al cabo, todo lo que hagas, estará relacionado con este público, por eso es fundamental que sepas quiénes son. Es una pérdida de tiempo, energía y dinero publicitar un evento a un público que no asistirá por muy atrayente que les presentes el evento. Quieres focalizar todos tus esfuerzos desde el principio en los asistentes. Si ya has organizado un evento parecido en el pasado, entonces ya tienes el camino allanado. Repasa el evento y busca a los asistentes que acudieron.
Si, por el contrario, careces de datos de eventos celebrados anteriormente, busca y analiza otros eventos que sean parecidos al tuyo. ¿Con qué grado de informalidad promocionan su evento? ¿Cómo lo anuncian en las redes sociales y de qué manera lo describen? ¿Qué plataformas de redes sociales utilizan? Si tienes una lista de correo, mírala para conocer mejor el tipo de eventos que atraen a tus clientes/consumidores/seguidores? Si les envías un breve cuestionario, podrás conocerlos un poco mejor: qué sitios miran en Internet, qué intereses tienen… O cualquier dato que pueda ser relevante.
Esta información te da idea de cómo es el tipo de asistente a estos eventos. Y también sabrás el género predominante, la edad y la profesión. A partir de este patrón, puedes crear el prototipo de asistente al que vas a dirigir todo el contenido para promocionar tu evento. Podría ser Miguel, un profesional del sector financiero de 40 años (de tu cuestionario, has deducido que el 72 % de los que acuden son hombres, por lo tanto, tu prototipo es un hombre. Y los asistentes habituales suelen rondar entre 35 y 55 años, y trabajan en Finanzas. Así que Miguel es tu hombre).
Cuándo hacerlo: con más de seis meses de antelación.
Si no tienes una idea previa de quién es tu público, la promoción de tu evento puede que no dé ningún fruto.
2. Cuelga un sitio web o página de inicio específicos para el evento.
La página de inicio será la parte central de promoción de tu evento y el principal canal donde compartir con los asistentes toda la información vital. En ella debes incluir las fechas, los horarios, la ubicación y otros detalles básicos y relevantes. También puedes anunciar aquí los ponentes o presentadores con los que contarás, o los influencers que acudirán (si es el caso). Es recomendable añadir vídeos, reseñas u opiniones sobre pasadas ediciones celebradas.
Y lo más importante de todo, por supuesto, es incluir un enlace en el que pinchar para comprar cómoda y fácilmente las entradas al evento. Hay muchas formas de crear tu propia página de inicio, aunque no sepas por dónde empezar. Siempre puedes crear una página fácil de usar, profesional y gratuita en este sitio web personalizado para grupos sobre eventos que NH PRO publica.
Cuándo hacerlo: entre cinco y seis meses antes.
De la misma manera que necesitas saber a qué público va dirigido, debes crear un periodo de tiempo antes de empezar con la promoción en serio.
3. Si tu público actual es un grupo receptivo que te conoce y confía en ti, céntrate en la promoción por correo electrónico, ya que te beneficiará.
Debes acotar tu lista para enviar el evento a los destinatarios oportunos. Ofrece algún tipo de descuento en el correo que envíes a aquellos que ya hayan asistido a alguno de tus eventos con anterioridad. O un precio rebajado para las primeras entradas en exclusividad para tus suscriptores por correo electrónico.
Más adelante, cuando se acerque la fecha del evento, puedes enviarles un toque de «última oportunidad» a los que no se lo quieran perder para que repunte la venta de entradas. O incluso unos días antes del evento, sería buena idea enviar un correo electrónico de «recordatorio» a aquellos que aún no hayan comprado su entrada, por si se les ha olvidado.
Cuándo hacerlo: durante la campaña de promoción, en función de tu planificación temporal.
Se pueden enviar muchos tipos de correos electrónicos según el colectivo o el plazo deseado.
4. Ten en cuenta el tono de lenguaje que desees emplear, junto con el diseño gráfico y la identidad corporativa.
Utilízalo de forma uniforme en todo el material y contenido publicitario. La identidad corporativa, los colores y el diseño influirán en la primera impresión que posibles asistentes se hagan, por eso tiene que ser llamativa y surtir el efecto deseado.
Cuándo hacerlo: seis meses antes del evento.
Desde el principio: ya desde la página web a los banners incluidos en los correos electrónicos, así como en todo el contenido promocional que envíes.
5. Incluye el evento en las descripciones de marketing que suelas publicar.
¿Cómo? Si sueles publicar vídeos en YouTube, tan solo añade un enlace al principio o en las notas. Si publicas un blog, habla del evento en él. Cuelga carteles de promoción en LinkedIn o en Instagram. No te olvides de utilizar la identidad corporativa con uniformidad en todo lo que publiques y promociones.
Cuándo hacerlo: entre dos y tres meses antes del evento y seguir hasta que se celebre.
La publicación de contenido después del evento sigue motivando a los asistentes a mantenerse en contacto contigo y a enterarse de próximos eventos.
6. Aprovecha todo el potencial de las redes sociales.
Son un gran filón, por eso te lo explicamos con mayor detalle:
- 6.1 En apoyo de tu propia promoción, puedes lanzar una campaña en las redes sociales. No cabe duda de que la publicidad obra maravillas. Si tienes la intención de pagar por el marketing y es la primera vez que lo haces, tal vez no sea mala idea contratar los servicios de un profesional. Aunque redes como Facebook, Instagram, LinkedIn y Google son relativamente fáciles de usar uno mismo, si tu presupuesto es limitado. O recuerda que puedes hacer unas pruebas preliminares para asegurarte de que tus anuncios surtan todo el efecto que deseas. También puedes colgar anuncios destinados a colectivos semejantes en Facebook, que es una excelente manera de llegar a posibles asistentes, si ya has acotado quién es tu público deseado al principio de este proceso. Y, por supuesto, que el primer sitio donde anunciarse entre profesionales es LinkedIn. Si el presupuesto de tu evento no contempla la contratación de profesionales, esta plataforma facilita sobremanera la promoción del evento. Puedes elegir tus propios objetivos (las visitas al sitio web serían la mejor manera de atraer a posibles candidatos a la página de inicio de tu evento). Reincidimos aquí en la importancia que tiene definir quién es tu público deseado para asegurarte de que promociones tu evento al mercado más indicado en LinkedIn.
Cuándo hacerlo: entre seis y ocho semanas antes del evento.
- 6.2 Anuncios específicamente dirigidos: son ligeramente diferentes a las campañas de promoción, que buscan que nuevos públicos visiten la página de inicio de tu evento. Suelen lanzarse cuando quede menos para la fecha y con el objetivo de que posibles asistentes la tengan presente. Ya te han visto y también el evento, pero aún no se han decidido a comprar su entrada. Dales una segunda oportunidad con los anuncios específicamente dirigidos.
Cuándo hacerlo: entre tres y cinco semanas antes del evento.
- 6.3. Invita a un influencer conocido en las redes sociales a que colabore contigo. Estudia los perfiles de tus asistentes por si alguno cuenta con un gran número de seguidores y ofréceles artículos y entradas para regalar (o para ellos), y pídeles que compartan información sobre el evento con sus seguidores (incluyendo el enlace a la página de tu evento, claro está). En esa misma línea, sigue promocionando y compartiendo en tus redes sociales los ponentes y presentadores más destacados de tu evento, o cualquier creador de contenido que esté colaborando contigo. Esto hará que sus seguidores se enteren de tu evento y se amplíe exponencialmente la red de posibles asistentes.
Cuándo hacerlo: entre tres y seis semanas antes del evento.
- 6.4. Organizar un concurso o un regalo en las redes sociales. Los concursos siempre provocan entusiasmo y te ayudan a incrementar tu número de seguidores. Por lo general, para ganar entradas gratis se tiene que «etiquetar a un amigo/a que pueda interesarle», o comentar algo que esperan encontrar en el evento. Cuantos más comentarios tenga una publicación, más visibilidad tendrá en la red social de cara a otros visitantes.
Cuándo hacerlo: entre una y dos semanas antes del evento.
- 6.5. Crea un hashtag para el evento e incorpóralo en todo lo que puedas. Además de ser un canal publicitario gratuito, te ayudará a seguir a otras personas que estén hablando de tu evento. Se trata de conseguir que se siga hablando de tu evento hasta la misma fecha, o de hacer preguntas que puedas responder rápida y eficazmente para reforzar la confianza y satisfacción de tus asistentes, y que recomienden otros eventos que celebres en el futuro.
Cuándo hacerlo: durante toda la promoción del evento.
- 6.6. ¡Graba vídeos y súbelos! Los vídeos son un canal de promoción en las redes sociales altamente eficaces. Por ejemplo, puedes colgar un vídeo con los preparativos entre bastidores antes del evento. Estos vídeos hacen que tu público sienta que es parte del evento y despiertan la curiosidad y las ganas. Se prestan, además, a enlazarlos con colaboraciones de influencers y concursos en redes sociales.
Cuándo hacerlo: entre una y dos semanas antes del evento.
- 6.7. Por último, no olvides el potencial nada desdeñable que tiene la publicación en grupos relevantes de Facebook o LinkedIn. Las comunidades de redes sociales son el sitio perfecto donde promocionar un evento. Busca grupos a los que se unan tus prototipos de asistentes y empieza conversaciones o responde aportando argumentos convincentes a conversaciones ya existentes. Puedes publicar directamente un enlace a la página de inicio de tu evento, o incluso crear un evento en Facebook para que los usuarios no tengan que salir de la red social o aplicación para ver todos los detalles.
Cuándo hacerlo: entre tres y cuatro meses antes del evento.
7. A menos que te apasione la fotografía y se te dé bien, plantéate el contratar a un fotógrafo profesional.
Es necesario ilustrar lo que se publica o anuncia en las redes sociales con fotos de alta calidad. Pídele a tu fotógrafo que capture algo de la preparación del evento que publiques y dé más bombo al evento, además de tomar instantáneas en el día del evento que te sirvan para publicitar futuros eventos.
Cuándo hacerlo: durante toda la promoción del evento.
8. No te olvides de HACER UN SEGUIMIENTO después del evento.
Puede que acabes exhausto tras la organización de un evento que haya sido un éxito rotundo, pero no te relajes. Sírvete de las fotos del evento para mandar un correo electrónico de resumen a tus asistentes y de «esto fue lo que os perdisteis» a los que no acudieron. E incluye la fecha del próximo evento, o despídete con un genérico «hasta el próximo evento».
Cuándo hacerlo: una semana después del evento.
Ojalá que esta experiencia te haya dado ganas de no perder el hilo y te prepare para agotar todas las entradas de tu próximo evento. Todo cuenta y no te olvides de que la venta de entradas tiende a animarse cuando se aproxima la fecha, ya que muchas personas dejan para el último minuto tediosas tareas administrativas, como comprar entradas. Sigue el guion que hemos pautado sobre cómo promocionar tu evento. Y para completarlo, he aquí una secuencia simplificada a modo de lista de comprobación para que la tengas a mano todo el tiempo.
Seis meses antes del evento
- Define tu público deseado.
- Lanza la página de inicio de tu evento.
- Crear un evento en Facebook.
- Envía un correo electrónico a la lista de asistentes a otro evento anterior ofreciéndoles un descuento en las primeras entradas.
- Crea una identidad corporativa específica para tu evento.
Entre tres y cinco meses antes del evento
- Empieza a publicar contenido en grupos de Facebook, LinkedIn y comunidades en línea.
- Anuncia a los influencers y ponentes principales que colaboren.
- Crea un hashtag para el evento.
Entre seis y ocho semanas antes del evento
- Anuncia los creadores de contenido y ponentes principales.
- Contrata a un fotógrafo.
- Empieza a incluir contenido promocional en tus plataformas habituales.
- Cuelga anuncios en línea.
Entre tres y cinco semanas antes del evento
- Envía anuncios específicamente dirigidos.
- Inicia campañas de envío de correos electrónicos a personas que hayan manifestado interés anteriormente.
- Pide a los influencers que empiecen a publicar tu evento.
Entre una y dos semanas antes del evento
- Publica vídeos de los preparativos entre bastidores en redes sociales.
- Envía el recordatorio de última oportunidad.
- Haz un concurso en redes sociales.
El día del evento
- Utiliza tu hashtag.
- Interactúa con los asistentes en línea.
- Publica actualizaciones en directo en redes sociales.
Después del evento
- Da las gracias a todos por asistir en publicaciones en redes sociales.
- Envía un correo electrónico de resumen más detallado (dirigido también a aquellos que no acudieron).
- Ten en cuenta la opción de enviar un cuestionario de opinión a los asistentes.
