User Pro Abr 12, 2017
Si tienes entre manos la organización de uno de estos maravillosos encuentros te recomendamos que sigas este esquema y así conseguir una conferencia de gran éxito.
Piensa en la temática y en los objetivos que quieres conseguir. Por ejemplo, con una conferencia puedes buscar asociar una marca a unos valores, o dar a conocer un organismo, o buscar financiación (entradas, con patrocinio o con un sistema mixto) para un proyecto…
Después busca a los ponentes. Tienes que tener claro el tono que le quieres dar según tus objetivos y buscar los ponentes que puedan ayudarte en tu tarea. Puede ser un famoso, un experto en la materia, un político relevante… Lo importante es que comparta tu idea de proyecto, tenga experiencia como ponente y capacidad para fomentar el interés de una audiencia.
También tendrás que determinar el tipo de conferencia que quieres hacer, el tamaño y su carácter público o privado.
Tanto si tu conferencia está siendo financiada por una subvención u organización, como si la pagan los asistentes, debes hacer un plan de negocio y controlar de dónde viene cada euro y para qué se está usando. La primera parte de esta ecuación, los ingresos, debe calcularse al principio del proceso de planificación. De este modo puedes acudir a los posibles patrocinadores con un plan empresarial sólido y saber exactamente desde un principio cuánto necesitas para realizar el proyecto. En caso de hacer una conferencia financiada por venta de entradas, tener un plan de negocio es vital para calcular cuánto puedes gastar en cada partida, cuántas entradas debes vender y a qué precio para los dos escenarios: cubrir gastos y alcanzar beneficios.
Asegúrate de seleccionar el lugar que mejor se adapte a tus necesidades y al tamaño esperado de tu audiencia. Tan malo es quedarse corto, como pasarse en espacio. Si tu previsión son 300 personas y has contratado un espacio para 1.000 personas, perderás intimidad con un espacio demasiado desangelado. Pero tampoco es deseable que de ninguna manera que ocurra lo contrario.
En líneas generales, siempre debes tener previsto un espacio con un poco más de capacidad de la contratada para dar cabida a los asistentes de última hora e imprevistos. Pero lo mejor es dejarte asesorar por aquellos que mejor conocen los espacios. Por eso estamos a tu disposición para aconsejarte sobre el venue perfecto para tu evento y mostrarte las múltiples posibilidades que ofrecen para sacar el mayor partido a tu conferencia.
En cuanto a tipos de montaje de sala, también puedes consultarnos y descubrirás cuál se adapta mejor a tus necesidades. Puedes optar por distribuciones tipo Teatro (las sillas se distribuyen en filas mirando al escenario), Escuela (distribución como en un aula, con mesas para que los asistentes puedan tomar notas o usar sus equipos electrónicos), Cabaret (Disposición en mesas redondas dirigidas a un orador, y por lo tanto la mesa no se completa) u otro montaje personalizado que se adapta a tus necesidades.
En NH Hotel Group, nos adaptaremos a los objetivos de tu evento, para garantizar el éxito del mismo.
Finalmente debes arreglar todos los elementos en el lugar elegido para tu conferencia. La mejor manera de coordinar todos los detalles es caminar a través del itinerario de los asistentes y así te resultará más sencillo averiguar cómo piensan y actúan en cada punto del día para anticipar sus necesidades. Esto incluye el recibimiento, la recogida de acreditaciones, el acceso a la sala de conferencias. También debes pensar en los tiempos, lugares de descanso, la distribución de alimentos y bebidas, algo en lo que en NH Hotel Group te podemos apoyar.
Ahora sí estás preparado para empezar con tu proyecto. Recuerda no desviarte de tu objetivo fundamental y tener muy claro tu presupuesto para no salirte de él. Y por último no te olvides de esos pequeños detalles que marcarán la diferencia y que harán que la conferencia sea todo un éxito: tú déjalo en nuestras manos, ten por seguro que seremos tu mayor aliado.
