User Pro Feb 27, 2017
Para dejar a todo el mundo con la boca abierta es fundamental elegir un lugar excelente con un espacio que se ajuste a la perfección a las características del evento. Aunque solo esto no es suficiente: debes conseguir “llegar” a cada uno de tus invitados y que su paso por tu evento se convierta en un recuerdo personal.
Para conseguirlo y superar las expectativas de tus attendees intenta sorprenderlos con algunas de las ideas que te proponemos:
1. Sorprende con un detalle personalizado que ilusione.
Imagina que vas a un sitio nuevo y alguien te da la bienvenida llamándote por tu nombre. Sentirte reconocido de una manera tan personal siempre es bien recibido e imprime un recuerdo muy agradable. Es muy probable que en la mayoría de los eventos que organices no puedas dedicarte a saludar todos los attendees. Por eso, haz pequeños gestos que demuestren cercanía e interés, pequeños detalles en los que se vea que te has esforzado por saber algo de cada uno de ellos.
Por ejemplo, puedes consultar la información pública que tus invitados ofrecen en sus redes sociales y hacerles pequeños guiños durante el evento. O incluso dejar una tarjeta o un recuerdo serigrafiado (camiseta, funda de tablet, bloc de notas…) con su primer tweet: ¿cuántos de ellos tendrán la frase “’¡Hola, mundo!”? Si quieres ir más allá, puedes incluso sorprender con un “informe de huella digital”, un documento donde cada attendee podrá descubrir su perfil digital y su alcance, con datos como antigüedad en Redes Sociales, historial de followers, mejores tweets y posts, seguidores VIP, etc. ¡Seguro que se llevarán una sorpresa con aquel tweet tan gracioso que no recordaban! Este tipo de detalles sorprenderá a tus attendees y será un bonito recuerdo que podrán llevarse consigo.
2. No es solo un coffee break. ¡Es una degustación!
También puedes añadir personalización durante el coffee break, decorando la comida con el logotipo de tu empresa y haciendo que el Food & Beverage entre por los ojos. Por ejemplo, encarga muffins con forma de letras y escribe en las bandejas el nombre de la empresa. También puedes imprimir logotipos en la fruta con tinta comestible o presentar los logotipos en azúcar glass sobre los bizcochos que se sirvan. En algunos hoteles NH se ofrece una opción muy solicitada, que consiste en regalar a cada asistente un recipiente con forma de probeta relleno de deliciosas grageas de chocolate, que tus attendees podrán llevar consigo de vuelta casa para compartir con los suyos. ¡Imaginativo y sorprendente! El éxito está asegurado.
Aporta un punto de originalidad en las acciones que proyectes para tu evento. Puedes proponer un catering repleto de platos locales o tradicionales del lugar, e incluso añadir toques de estilo de la zona a la decoración del recinto donde celebres tu evento. Tus attendees foráneos descubrirán las especialidades locales y siempre recordarán que fue en tu evento. Y si tus asistentes son de la propia ciudad o región, una vuelta de tuerca a platos tradicionales aportará originalidad y diversión, ¡atrévete a sorprenderlos!
Sabemos que la gestión de un evento por un meeting planner no es ejercicio de un día. No se trata de llegar por la mañana e irse por la tarde, sino de prever el mínimo detalle a la perfección, días o semanas antes para que el día de la celebración del meeting ¡todo sea perfecto!
Por eso, no basta con cubrir las necesidades básicas de los asistentes: debes anticiparte y mejorar cada experiencia, desde los traslados y el alojamiento hasta las comidas y gestión del tiempo libre.
En NH hacemos todo lo posible para que tu attendees se lleven ese recuerdo inolvidable, apoyándote en los detalles de todo el journey que pasarán contigo. Por ejemplo, ¿tienes invitados que quieren desayunar temprano o vuelan pronto? No te preocupes, tenemos soluciones: en muchos de nuestros hoteles ofrecemos el desayuno para los más madrugadores entre las 4 y las 6 de la mañana. También podemos organizar un servicio personalizado de traslado al aeropuerto para tus invitados. Consúltanos, y te ayudaremos encantados.
Si tienes que encargarte de los ratos de ocio te ayudamos a organizar visitas por la ciudad en bicicleta. Muchos de los hoteles NH en todo el mundo ofrecen el alquiler de bicis, una actividad muy divertida que gusta a todo el mundo.
Por último, no olvides que muchos de nuestros hoteles cuentan con maravillosos restaurantes, spa de lujo y zonas de terraza con vistas panorámicas que te ayudaran a crear momentos especiales en atmósferas inolvidables.
Sigue estas recomendaciones y conseguirás imprimir un carácter muy especial a todos tus eventos haciendo que los invitados se lleven un excelente recuerdo de su paso por él.
