User Pro Ago 02, 2017
Vamos a centrarnos primero en reuniones y conferencias pequeñas en las que, como planificador, tienes una relación más cercana y directa con la mayoría de los asistentes. En estos casos necesitarás tener algunos temas de discusión bajo la manga para esos momentos incómodos mencionados anteriormente. Piensa que estos temas son tu navaja de mano suiza para romper el hielo. Además, como organizador, siempre tienes licencia para sacar algún conejo de la chistera.
El abridor de botellas – el movimiento clásico que abre cualquier conversación limitada en eventos relativamente pequeños: una introducción estructurada.
Cuentas con información sobre los antecedentes de los asistentes y eres la persona de la sala que mejor conoce todo lo relativo al evento, por lo que estás en la situación perfecta para presentar personalmente a los invitados, explicar el rol de cada participante, si procede, e incluso tratar de conectar sus puntos en común en cuanto a sus proyectos o intereses. Una vez esa relación incipiente entre tus invitados se vaya fraguando puedes ir alejándote discretamente.
Los alicates – cuando creas que no vas a conseguir mucho más del grupo con temas de debate superficiales, intenta ir un poco más allá y traspasar la capa superior… o la siguiente. Hacer preguntas sobre el evento en sí, ya sea sobre el orador, los objetivos del encuentro o incluso el catering, puede funcionar en el momento. Para obtener más información sobre sus opiniones puedes vincular estas preguntas a las experiencias de tus invitados en otras situaciones similares. La mayoría no tendrá problema en hablar con facilidad sobre sus vivencias previas en este sentido, pero necesitan ese empujón que les ayude a abrirse.
Sacacorchos – esta técnica se utiliza cuando necesitas ayudar a relajarse a unos invitados (o incluso ponentes) que no están participando en la conversación porque se encuentran demasiado nerviosos. Tu empatía y tu comprensión serán la clave en estas situaciones y, claramente, como la persona que mejor conoce a los participantes en el evento y sus planteamientos, lo más fácil será que intentes establecer esa conexión. Además, no subestimes el poder rompehielos de un elogio sincero en esta situación si tienes oportunidad de hacerlo.
Diseñar el marco conversacional
Como bien sabes, no se trata solo de pensar en los temas adecuados que se pueden sacar a relucir para animar una conversación en grupo – especialmente porque esto es realmente difícil de conseguir en eventos más grandes. Pero, por ejemplo, una sala dispuesta estratégicamente puede hacer el trabajo por ti. Imagina que entrando en una feria de productos lácteos te encuentras con la posibilidad de poder ordeñar una vaca, ¿no crees que sería un estímulo para entablar una conversación inmediata con quien tuvieras al lado? “Guau, no estoy seguro de que pudiera hacerlo”, podría ser el inicio de una charla rápida que surge de repente y en la que no habrías tenido que pararte a pensar ni un momento. Y esa es precisamente la idea que subyace detrás de una organización inteligente: añadir elementos a al venue que los attendees no puedan dejar de comentar.
Otra idea divertida para romper el hielo puede ser el uso objetos fuera de su contexto habitual e incluir elementos crípticos. Si estás presentando el lanzamiento de un nuevo coche donde lo más destacado es su motor de tecnología de vanguardia, puedes repartir los componentes clave de dicho motor de manera dispersa por el venue e incluir tarjetas con información interesante sobre cada pieza y su relación con la siguiente. O incluso plantear en la tarjeta una pregunta estimulante que encuentre su respuesta durante las siguientes presentaciones. Ambos enfoques tienden a fomentar la conversación espontánea entre attendees.
Lo mejor de estos montajes es que también puedes utilizarlos para introducir la gamificación en tu evento, ya sea a la hora de sentar a tus invitados o plantear desafíos en grupo.
Favorecer el diálogo: pan comido para los planificadores de eventos
La comida y la bebida son uno de los aspectos prioritarios en la lista de tareas de casi cualquier reunión o evento, ya que se da por hecho que se ofrecerá algo de comer y beber a tus attendees. Pero este es un área que también podemos explotar a la hora de romper el hielo.
Independientemente del lugar donde celebres tu encuentro, presta atención a los productos locales con los que puedes contar. Si tienes invitados que vienen de otra ciudad o del extranjero, este aspecto puede ser realmente eficaz. Pero incluso si la mayoría de los participantes provienen de los alrededores siempre existen maneras de sorprenderlos. Ten en cuenta las nuevas tendencias en la zona y busca opciones divertidas y con estilo; o, si lo prefieres, anímate a impresionar a tus invitados con comida tradicional. Y si la ciudad o región en cuestión no tiene ningún aliciente para estimular la conversación entre el grupo, utiliza tu creatividad y ofrece presentaciones donde hagas de lo habitual algo extraordinario. Habla con los encargados del venue para tu evento, y con el responsable del catering para que trabajen juntos a la hora de plantear aperitivos sorprendentes, almuerzos fascinantes o cenas encantadoras. ¡Y no olvides esas conversaciones de tarde que pueden surgir mezcladas y agitadas por un barman profesional detrás de la barra de una coctelería!
Como podrás imaginar, poner en marcha algunos de estos consejos reducirá las posibilidades de silencios incómodos en cualquier evento. Y no solo eso. Si tus invitados caen en tus ingeniosos intentos para provocar la conversación, no solo conseguirás romper el hielo inicial sino que seguro que se fortalecen las relaciones entre los participantes. Positivo para ti, para ellos y para todo el evento.
