User Pro Sep 13, 2019
Concentras tu tiempo y energía en encontrar la sala adecuada, los mejores ponentes, la comida más exquisita y, en última instancia, procurar que los asistentes asistan al evento. Sin embargo, hay veces que no caemos en la importancia de cómo y dónde se van a sentar tus attendees. Reflexionar acerca de esta cuestión es básico para poder alcanzar el objetivo deseado. ¿Estás cómodo? Bien, pues echemos un vistazo a algunos de los elementos clave…
Desde reuniones pequeñas hasta conferencias más complejas, puede haber variaciones significativas por lo que respecta a la disposición de los asientos. Piensa en una negociación de alto nivel, por ejemplo, donde probablemente lo mejor es tener dos pequeños equipos, uno frente a otro, para que la concentración sea mejor y fluya el diálogo. Pero ¿qué pasa con una presentación abierta? Ahí querrás tener todas las miradas puestas en el orador; el contacto cercano e inmediato no es tan necesario. También hay sesiones de formación o de brainstorming, que necesitan concentración, un ambiente de trabajo y la interacción.
Al tener en cuenta los requisitos del grupo, podrás decidir la mejor disposición de los asientos.
Conociendo los objetivos de la sesión, los que participarán en ella y, seguramente, el estilo de la presentación, la disposición de asientos se puede planificar. Un diseño tipo aula, con filas de sillas orientadas en la misma dirección, mantiene las miradas al frente y, si se colocan mesas, los asistentes pueden tomar notas en papel o en sus tablets. La disposición en forma de herradura y de U se usa de una manera similar —estos últimas con mesas— y ayudan a los presentes a interactuar entre sí. Si lo prefieres, puedes cerrar la U y tener un rectángulo, un cuadrado o un círculo, con todo el mundo mirando hacia el centro, lo que ayuda a que los debates sean más fructíferos. Por supuesto, también está el diseño clásico de sala de juntas, que suele ser más apropiado para negociaciones o reuniones de equipos pequeños.
Una vez tengas claro el qué y hayas decidido el cómo, podrás pensar en la formación más adecuada para tu evento.
Asientos. No hay mucho que pensar, ¿verdad? Mientras sean lo bastante cómodos y todo el mundo quepa en la sala, ya basta, ¿no? Bueno, pues no del todo. Actualmente hay tantas opciones para sentarse que es una buena idea darle una vuelta a lo que puede ser más efectivo para tu evento. Puede que las sillas firmes y ergonómicas para esa negociación sean las más apropiadas, pero en otras circunstancias tal vez lo más sensato sea optar por algo mucho más creativo y divertido. Los taburetes de colores, los pufs o hasta las pelotas de Pilates cambian inmediatamente el ambiente de la sala y eso se refleja en el estado de ánimo de los asistentes. También hay ocasiones en las que sentarse en el suelo (una sesión de relajación después del evento) o estar únicamente de pie (cóctel en la terraza) es la elección perfecta.
Ya hemos visto que la disposición de los asientos no es un asunto trivial que pueda decidirse en el último momento. Merece una reflexión cuidadosa ya que es algo que puede repercutir notablemente en los objetivos de comunicación de tu evento y, en última instancia, en su éxito. No te quedes sentado esperando, habla con los expertos de NH Hotel Group y encuentra la solución ideal.
