NH Hotels May 30, 2023
¿Quieres organizar un evento? No te preocupes, ¡todavía estás a tiempo! La planificación de una recepción conlleva mucho trabajo y preparación, así que hemos creado el checklist para eventos definitivo para que los organizadores de eventos os mantengáis tú y tu equipo al día.
¿Por qué se celebra este acto? ¿Intentas instruir a la gente sobre un tema concreto? ¿Se trata de recaudar fondos? ¿Para concienciar? Sea cual sea el objetivo, debe ser algo que tenga un gran significado para ti. Tus invitados podrán ver tu pasión y querrán apoyarte aún más.
Determinar tu objetivo te mantendrá constantemente motivado e inspirado. Toma papel y boli y escribe tus respuestas a las preguntas siguientes:
¿Se te ocurre alguna otra pregunta que añadir a esta lista? Anótalas.
Presupuestar un evento es una de las partes más cruciales del proceso de planificación y un punto esencial de cualquier checklist para eventos. Hay numerosos gastos implicados en cualquier acto, y tener una idea realista de los fondos con los que trabajas es fundamental para desarrollar un plan de acción con éxito.
Los costes pueden variar drásticamente según el tipo de evento, y están condicionados por muchos factores, como el número de invitados, ubicación y lugar de celebración, catering, diseño floral, espectáculo e iluminación. En función de tus limitaciones económicas, puede que tengas que recortar en el diseño de la iluminación, por ejemplo, o posiblemente elegir un lugar de celebración distinto, etc. También es muy recomendable disponer de fondos adicionales reservados específicamente para posibles emergencias e imprevistos.
Elegir una fecha también es un aspecto muy importante. Tendrás que asegurarte de que no haya otras reuniones importantes al mismo tiempo o en el mismo lugar. Esto es importante porque puede haber tráfico, recursos limitados y es posible que los invitados potenciales también estén participando en la otra actividad. Fíjate también en que la fecha tampoco caiga en festivo.
Intenta elegir la fecha lo antes posible para tener más tiempo de empezar a planificar, reservar e informar a los invitados, para que puedan anotarla en su agenda. También deberás tener en cuenta el tiempo que pueda hacer. Si tu fiesta es en España, no querrás programarla para agosto, por ejemplo, porque es el mes más caluroso del año.
Preferiblemente, la ubicación general debería estar en una zona bien comunicada, a la que se pueda llegar en transporte público y que incluya opciones de aparcamiento. Lo mejor es escoger la fecha antes de elegir el lugar de celebración. Recuerda: cuanto antes, mejor. Cuando hay muchos participantes de fuera de la ciudad, es aconsejable que el acto se celebre cerca del aeropuerto o de su hotel.
En cuanto al lugar de celebración en sí, siempre es una buena idea comparar precios e intentar negociar precios más bajos antes de decidirse por un espacio. Aquí tienes algunas preguntas importantes para el responsable del lugar de celebración que debes añadir a tu checklist para eventos:
Si es posible, habla con los empleados y fíjate si son amables y atentos, ya que son las personas que van a recibir a tus asistentes e interactuar con ellos.
El siguiente paso es sacar vuestras listas de cosas por hacer y mantener una
sesión de brainstorming, asegurándoos de tener en cuenta el presupuesto, la fecha y el lugar de celebración. Recuerda tener esta lista a mano, porque nunca sabes cuándo te vendrá a la cabeza un pensamiento o una idea nuevos. Tener este plan establecido te permitirá no olvidarte de nada y tener todos los detalles marcados.
Ningún checklist para eventos estaría completo sin una sección sobre identidad corporativa y marketing. Empieza por elegir los colores y a pensar en el diseño y los logotipos. Será conveniente que crees carteles, boletines, blogs e incluso que te pongas en contacto con otras empresas para compartir tu evento, creando una página de promoción (en Facebook o Eventbrite, por ejemplo) y una página de aterrizaje en tu sitio web para ofrecer a la gente un sitio donde inscribirse.
Si entra dentro de tu presupuesto, te sugerimos que contrates un equipo de marketing. Contarán con los conocimientos y la experiencia necesarios para promocionar el evento y utilizar adecuadamente aplicaciones útiles de redes sociales como Facebook, Instagram y LinkedIn, que son fundamentales para el éxito de una campaña de marketing.
En cuanto los sitios web y las redes sociales estén en funcionamiento, será el momento del lanzamiento. Estrategias como la «venta anticipada» de entradas son una forma excelente de animar a la gente a comprarlas y crear expectación. Otra ventaja de esta técnica es que te da una visión desde el principio de quién está interesado en el evento, y qué está funcionando y qué no con el marketing. Con estos datos, puedes ajustar tu estrategia como corresponda.
No olvides enviar recordatorios y seguir promocionando hasta última hora. Anima a los invitados a que difundan la noticia por el tradicional boca a boca, y pide a los invitados destacados que promocionen también el evento entre sus seguidores.
Hay una enorme cantidad de permisos y licencias para cualquier tipo de recepción, con particularidades que varían de un lugar a otro. Como responsable de la planificación, tendrás que conocer al menos los aspectos básicos, así que aquí tienes un breve resumen de algunos de los documentos más habituales con los que probablemente te vas a encontrar:
Hay dos tipos de licencias para servir alcohol: una para servir cerveza y otra para servir licores. Es probable que un local establecido ya tenga sus licencias, de lo contrario tendrás que solicitarlas.
La comida está regulada minuciosamente y tiene que cumplir muchos reglamentos sanitarios. Tendrás que comprobar que cualquier empresa de catering o restaurante que contrates tenga permisos válidos en materia alimentaria y sanitaria.
¿Vas a celebrar una fiesta de fin de año, o tal vez un gran aniversario que quieres terminar con una sonada explosión? Cuidado: Los fuegos artificiales son ilegales en muchos lugares, y te pueden poner multas muy elevadas si te pillan con ellos. Infórmate bien de la legislación local.
Para reuniones públicas, deberás obtener un permiso de obras para carpas o gradas públicas. Por motivos de seguridad, todas las estructuras deberán ser inspeccionadas por los bomberos.
En muchos lugares hay normas estrictas sobre el horario de apertura, diseñadas para evitar molestias a los vecinos. Si el lugar de celebración no dispone ya de estos permisos, tendrás que solicitar una autorización excepcional.
El proceso burocrático puede ser lento, así que cuanto antes la solicites, mejor. Te recomendamos que preguntes en el ayuntamiento local para obtener más datos, ya que dispondrán de mucha más información específica sobre la localidad.
Ahora que ya tienes resuelta la mayor parte de la logística importante, puedes empezar a contratar a los oradores y la animación. Los invitados especiales y las actividades son una forma eficaz de implicar a los asistentes y permitirles conocerse mejor, practicar la formación de equipos y pasarlo en grande.
Si no tienes claro qué tipo de animación puedes ofrecer, consulta
más consejos para que los eventos corporativos sean más entretenidos aquí. Si piensas repartir bolígrafos, insignias y cuadernos, asegúrate de pedirlos con antelación para tener suficientes para todos.
Una vez hecho todo lo demás, es el momento de empezar a llevar a cabo las tareas y pulir los detalles.
Todo tu esfuerzo te ha llevado hasta aquí. Tómate un respiro, disfruta del día e interactúa con tus invitados. Una vez que haya terminado el día, todavía te quedan algunas tareas más en tu checklist para eventos. La más importante es darte una palmadita en la espalda por haber organizado un evento con éxito.
A continuación, envía cartas o correos electrónicos de agradecimiento a tus patrocinadores, ponentes y cualquier otra persona que te haya ayudado a que este acto haya sido un éxito. A continuación, puedes actualizar tu presupuesto y revisar las facturas. Y por último, comparte con el mundo lo estupendo que ha sido tu evento. Envía correos electrónicos a todos los asistentes con fotos, vídeos y actualizaciones. Querrás mantenerte en contacto con los participantes, ¡porque nunca se sabe cuándo será tu próxima aventura!
Descargar el Checklist para eventos para organizadores
