User Pro Oct 01, 2018
Todos somos conscientes de que la comunicación es clave para el éxito de cualquier evento o reunión, independientemente de su dimensión. ¿Cuál es el primer paso para establecer una comunicación eficaz? Comencemos con lo indispensable para, a continuación, profundizar en los detalles de la comunicación previa y posterior al evento.
Si eres la persona a cargo de la organización de un evento o reunión seguro que ya conoces a tu audiencia. Datos como el número de asistentes o la industria a la que pertenecen te ayudará a definir las necesidades de comunicación antes del comienzo. Existe una gran cantidad de herramientas de comunicación, aplicaciones y redes sociales que te ayudarán. Tú sólo asegúrate de hacer llegar tus mensajes en el momento y formato adecuados para asegurar el éxito de tu evento.
No hay que pasar por alto la comunicación antes de un evento. Ya sea una reunión para 10 delegados o una feria comercial para miles de asistentes, las acciones de marketing, los detalles del lugar y las últimas noticias del sector son elementos fundamentales para cualquier plan de comunicación. Antes de que los asistentes lleguen a tu evento, ya hay un contenido específico que debes cerciorarte de que conozcan.
El horario
El tipo de evento, la cantidad de asistentes y o el tipo de audiencia van a determinar la antelación con la que necesita comenzar la comunicación. Prepara un plan claro y funcional para tu equipo, destacando el contenido y la frecuencia. A continuación, ofrece a tus asistentes detalles directos de cómo se divide el día en sesiones, actividades, etc. para que puedan organizarse. Muchos asistentes valoran, por ejemplo, saber cuándo serán los descansos para prepararse cuándo y con quien reunirse como parte de su agenda de networking. Los asistentes se distraerán menos si ya saben que se aproxima un descanso para revisar sus correos electrónicos o realizar llamadas telefónicas.
El talento y el contenido
Los ponentes y las posibilidades de entretenimiento son fundamentales. ¿Quién hablará? ¿Habrá música en vivo o tal vez una lista de reproducción específica para el evento? ¿Qué información de los ponentes se podrá compartir con antelación? Dinamizar esta información de la manera adecuada va a impulsar la asistencia y ayudará a perfilar el tono que te interesa dar a tu reunión. Rentabiliza al máximo estas comunicaciones desde el principio porque son un instrumento muy útil en tu proceso de organización.
Últimos detalles
A medida que se acerque el gran día, a los asistentes se irán interesando más en el F&B. Saber exactamente qué se les va a ofrecer en el evento, teniendo en cuenta alergias y otros requisitos específicos, ayudará a los asistentes a estar más tranquilos. Del mismo modo, debes informar sobre la etiqueta pertinente para que tus asistentes se vistan en consonancia. Por último, cualquier información local que pueda serles útil, como los requisitos de entrada, el transporte y la meteorología prevista durante el evento, también será clave para que lleguen sin sobresaltos a tu evento.
El día de tu evento ya ha llegado y la comunicación debe continuar. Hay un cambio de enfoque, ya que ahora la comunicación va dirigida a guiar a los asistentes para que no se pierdan nada
El diseño
Recuerda la agenda del día, pero asegúrate de que lo haces de una manera visual y clara. Un mapa, carteles informativos y personal accesible para guiar a tus asistentes es una manera fácil de dinamizar el evento. La tecnología también puede estar presente, con tabletas que ofrezcan información destacada y que estén situadas en lugares clave. Aprovecha cuando vayas a conocer el espacio del evento para valorar dónde situar estratégicamente los puntos de comunicación.
La tecnología y las comunicaciones digitales
Avisa a tus asistentes cuáles son los elementos tecnológicos con los que deberían contar, como aplicaciones móviles específicas del evento. También es vital recordarles la presencia del evento en las redes sociales y los hashtags relacionados para que puedan publicar sobre el evento o informarse de lo que se habla en redes. La clave no es solo compartir información con ellos, sino hacerlo de una manera que les permita interactuar como parte del proceso.
El personal
El equipo que trabaja en el espacio elegido a menudo juega un papel clave para que tu evento sea un éxito. Piensa en qué manera pueden ayudarte ofreciendo mensajes claros y útiles a tus asistentes. Ten en cuenta que el equipo puede ayudarte a obtener respuesta de los asistentes, ya sea tomando como base experiencias previas o dándoles los medios para conseguirla.
El día D ha pasado y todo ha ido de maravilla. Ya te has despedido de tus asistentes pero la comunicación ha de continuar. ¿Cómo?
La gratitud
Usando los mismos canales de comunicación que tenías antes del evento, envía un email agradeciendo a todos los involucrados, personalizándolo cuando corresponda. No solo es un acto de cortesía sino que sirve para recordar a cada participante su valiosa contribución al éxito del evento.
El resumen
Esta es la oportunidad de resumir el evento, centrándote en el mensaje central. Comparte píldoras de vídeos con momentos destacados de discursos clave, así como galerías de fotos; publica los resultados de la encuesta y las preguntas y respuestas útiles que se han recopilado; y ofrece detalles de contacto relevantes a quienes creas necesario. Un pequeño resumen final ayuda a fijar recuerdos y hará que tu evento permanezca en la memoria.
El seguimiento
Empieza a promocionar el siguiente evento, aprovechando que tienes una audiencia con la que aún no has perdido el contacto. Si envías una encuesta posterior al evento, puedes capturar comentarios específicos y prácticos que te valdrán de mucho en el futuro. El cuestionario debe ser breve, fácil de completar y has de enviarlo un día o dos después del evento, cuando todavía está fresco en el recuerdo de los asistentes. Consulta lo que ha gustado, los puntos de mejora, los temas que se han abordado, los oradores, los procesos, etc… En lugar de hacer las preguntas habituales, piensa qué respuestas pueden serte útiles y están enfocadas a tus objetivos. El seguimiento también implica publicar noticias sobre próximas novedades, lo que significa que estarás avanzando en la organización de tu próximo evento.
Con estos consejos, tendrás una visión completa de todo lo que hay que considerar en la comunicación de un evento. Recuerda comunicarte con tu equipo y cualquier otra persona involucrada en el proyecto para mantener a todos al día. Toma nota y el éxito de tu evento estará garantizado.
