User Pro Nov 14, 2019
Para dar lo mejor de ti sabes que el estrés tiene que estar fuera de la ecuación de tu vida. Indudablemente, el estrés forma parte del día a día de los organizadores de eventos, al menos hasta que el evento concluye y sabes que has logrado tus objetivos. Sabemos que hay altibajos y que muchas veces las cosas no resultan exactamente como habías imaginado. Para que te sigas al 100% debes conservar la cabeza fría y, de vez en cuando, rebajar la presión. Te dejamos algunas recomendaciones para desterrar al estrés.
Te haces muchas preguntas. Das solución a muchas incidencias. La vida de los organizadores de eventos experimenta momentos muy intensos. Es un reto ir de tarea en tarea, de proveedores a clientes, sin un momento de respiro. Todo esto si contar la presión de que todo el mundo te consulta a ti, porque se supone que tienes la respuesta para todo. Bien, pues no es así: tú también tienes un límite.
Sabiendo esto, no intentes almacenar en tu cabeza toda la información. Apúntala, en papel o en un soporte digital, mejor online, para que puedas consultarlo en cualquier momento o lugar. Puede que no te parezca un consejo clave, pero ya verás que cuando empieces a aplicarlo, sentirás menos ansiedad y la adrenalina dejará de fluir. No se trata de ningún hechizo: sabemos de sobra que una buena organización es un plus a la hora de organizar eventos de éxito.
Hoy en día hay infinitas opciones tecnológicas que pueden facilitarte tu día a día. Constantemente vemos nuevos inventos y avances que se aplican en MICE, en ámbitos como el registro de asistentes, los pagos digitales, nuevos medios de promocionar tu evento y de interactuar, etc… Es genial, pero tiene que manejarse con sensatez.
Antes de precipitarte en el uso de una novedad tecnológica que has descubierto o que te han recomendado, piensa si de verdad va a añadir valor a tu propuesta y si va a contribuir al éxito de tu evento. No quieres verte alimentando diferentes canales de redes sociales si sabes que todo el movimiento proviene solo de un perfil. Conocer y comprender a tu audiencia y ser consciente de tus objetivos te ayudará a elegir las herramientas correctas. Y ten en cuenta que hay veces que la tecnología no es la solución si va a quitarte tiempo y energía que podrías estar empleando en otro aspecto de tu proyecto.
Seguro que muchos organizadores de eventos han puesto el grito en el cielo al leer esta recomendación. Muchos coincidirán en destacar que el multitasking es la única manera de sobrevivir al día a día. Y es totalmente verdad, pero para reducir la cantidad de estrés que esta situación genera, te planteamos algunas alternativas.
Cuando estás organizando un evento necesitas centrarte lo más posible en agendar cada tarea que tendrás que ir abordando. Está comprobado que, al final, la efectividad se ve comprometida si estás llevando a cabo dos tareas a la vez. Así que potencia tu verdadera habilidad: organizar. Ten una hoja de ruta clara y definida del proceso de organización del evento, con las tareas que deben realizarse y cuándo. En ese caso, plantea escenarios viables, fechas realistas: nadie conoce mejor el proyecto y sus procesos que tú. Aprende también a delegar responsabilidades, incluyendo al personal del venue, ponentes e incluso de una manera sutil a tus asistentes, consiguiendo así su vinculación emocional. Seguro que les gustará esa implicación con el evento y a ti te dará un poco más de espacio para relajarte.
Es el día antes de tu evento y todo parece estar en orden. Te preparas para descansar al máximo esa noche, no sin antes hacer un recorrido mental por cómo debería ser todo. ¿Cómo van a interactuar los asistentes? ¿Cómo va a ser la agenda del ponente? ¿Van a desarrollarse los acontecimientos como has previsto? ¿Hay algunas cuestiones que deba supervisar más de cerca?
Teniendo en cuenta las preguntas y retos que vas a tener que encarar, tú y tu equipo debéis llegar al venue llenos de energía, optimismo y confianza. Siempre vas a tener contratiempos, pero si puedes preverlos, pasarán inadvertidos.
Todos aspiramos a llevar estilo de vida sano. Uno de sus beneficios directos es la disminución del estrés. Parece obvio, pero cuando tienes una agenda repleta, cualquier oportunidad de estirar las piernas o respirar aire fresco es un regalo. Si tienes mayor nivel de actividad, una sesión de gimnasio o la práctica de algún deporte te ayudará a tener unos músculos más tonificados. Si buscas una alternativa, te proponemos la meditación. Con solo unos 15 minutos diarios de yoga o tai chi conseguirás relajarte. Recuerda que debes evitar aportes excesivos de azúcar, aunque sea lo más apetecible cuando estés estresado. Para evitar sentirte tentado, ten preparado de antemano un tentempié saludable.
Otro factor relacionado con la salud es nuestro estado mental. Si apuntas demasiado alto, si eres demasiado exigente o perfeccionista, seguro que muchos de tus planes nunca serán viables. Olvida aquello que no sea realista. Vamos a encontrarnos contratiempos en nuestro camino: lo importante es saber lidiar con ellos. Siendo conscientes de que van a surgir cambios de última hora y admitiendo que habrá detalles que tendremos que adaptar, estarás más tranquilo.
La comunicación es muy importante en el mundo MICE. Pregúntale a tus socios, subordinados, proveedores… Seguro que estáis constantemente en contacto y los mantienes informados de cualquier detalle que les afecte.
Aprende a delegar. Un verdadero líder coordina un equipo y confía en sus compañeros, cada uno de ellos experto en un aspecto de la organización de eventos. Estate centrado y ten una visión global del proceso para luego poder dedicar atención especial a aquellos detalles que necesiten de tu supervisión.
Sé positivo. Una actitud optimista siempre es más susceptible de encontrar una solución o relativizar un contratiempo. Pide ayuda a tu familia y amigos: ellos conocen tus virtudes y defectos y saben cuál es la mejor manera de animarte.
Para aquellos que empieza y aquellos que ya están consolidados en este negocio, el estrés es parte del oficio del organizador de eventos. Inspírate en las recomendaciones para mantenerlo a raya. En NH Hotel Group contamos con un Amplio equipo de especialistas para hacerte la vida más fácil: respira y relájate, porque lo tenemos controlado.
