Ya ha llegado. El momento que esperabas tras todos esos meses de trabajo y dedicación está aquí. ¡Es el día del evento! Ya tienes el venue perfecto; tienes al personal organizado, el servicio de catering y a los ponentes; todo el programa ha cogido forma. Pero… ¿y ahora qué? Pues bien: hoy queremos compartir contigo una lista con todos los detalles que debes tener en cuenta para poder ofrecer el mejor servicio posible y asegurarte de que todo el esfuerzo que has invertido en la organización tenga los resultados para los que has trabajado. Tanto tú, como tus clientes y los asistentes quedéis estar 100% satisfechos. ¿Cómo lograrlo?
Lo primero que tienes que recordar, aunque ya lo habrás escuchado muchas veces, es que siempre tienes que estar en alerta. Así que ten en cuenta en los siguientes consejos como la mini guía de supervivencia para eventos.
Ya habrás hecho lo necesario para facilitar la vida a ti y a tus asistentes a través de un sitio web personalizado, creado exclusivamente para el evento. Esta web que te permite centralizar toda la información que necesitáis los asistentes en un mismo lugar. Estamos hablando de nuestro Customized Group Website: para que los organizadores de eventos que utilizan nuestros venues tengan acceso a una herramienta que les permita compartir información y almacenarla en un sitio fácil de administrar, antes, durante y después del evento.
Antes del día del evento, es esencial repasar dos veces que estás totalmente listo para afrontar el día y que has tomado las precauciones necesarias para evitar pequeños inconvenientes. Para ello te sugerimos este kit de básicos:
Impresiones Extra:
- Imprimir las listas más importantes: Aunque muy común utilizar un sitio web, aplicación, o incluso nuestros propios móviles y ordenadores para almacenar información como la lista de asistentes y el orden de los ponentes, ya sea por comodidad o por reducir gastos, el hecho es que nunca sabes cuándo la tecnología puede fallar y dejarte en la oscuridad.
- Carteles y señalizaciones: Imprime todas las señalizaciones antes de entrar al venue, especialmente si es necesario imprimir a color. Y lleva algunas impresiones de más por si acaso.
- Insignias y acreditaciones. Ten a tu alcance una impresora portátil o equípate con suficientes acreditaciones preimpresas con espacios en blanco para escribir a mano el nombre de posibles invitados inesperados.
Otros básicos:
- Lápices, post-its, cinta adhesiva, libretas, tijeras.
- Regalos para ponentes, asistentes VIP y clientes.
- Equipo de primeros auxilios.
- Ordenador portátil y móvil con batería cargada.
- Un USB de repuesto con todos los documentos necesarios para el evento en formatos listos para impresión.
Ahora que estás preparado y cuentas con las herramientas básicas para evitar la mayoría de las situaciones inesperadas y los pequeños errores, vamos a concentrarnos en todo lo que has de tener en cuenta para el día del evento. Eso sí, recuerda que un experto de NH estará a tu disposición para ayudarte con todas tus preguntas, inquietudes y posibles cambios.
Entonces, ¿qué debes tener en cuenta?
Según llegues:
- Haz un recorrido por el venue para confirmar que todo está en su sitio: dónde va a descansar el personal y dónde van a esperar los ponentes. Asegúrate de que los aseos están funcionando y con amenities de sobra. Sé consciente de dónde están las entradas y las salidas.
- Repasa los procedimientos del día: quiénes son los ponentes, los horarios del catering, los cambios de turno, el traslado de los asistentes.
- El área de guardarropa debería estar estratégicamente ubicada para que cada asistente pueda ir antes de registrarse, pero no debería ser lo primero que se vea. Asegúrate de que no interrumpa el flujo de movimiento con colas que distorsionen el espacio.
- Después de un primer reconocimiento, coloca la señalización. ¿Por qué ahora? Porque primero necesitas tener la certeza de cuál es el mejor lugar para poner las señales e instrucciones, desde dónde se ven mejor y cómo pueden facilitar más el flujo del movimiento.
- Prueba el equipo audiovisual para evitar retrasos, incluyendo los proyectores, los equipos inalámbricos, la conexión del internet y la iluminación. Pruébalos según llegues, familiarízate con el operador y luego vuelve a probar todo otra vez.
- Prepara el atril para los ponentes. Coloca botellas de agua y la decoración que hayas previsto. Ubica el sitio donde va a estar el micrófono y asegúrate de que puede encontrarse fácilmente.
- Elige un lugar para la mesa de registro y organiza las acreditaciones con los nombres. Asegúrate que sabes dónde están las acreditaciones adicionales y los equipos de primeros auxilios.
- Comprueba con los responsables del servicio de catering que todos los requerimientos de dietas especiales se hayan tomado en cuenta. Si es necesario, contacta con tu experto NH y comparte con él todo lo que creas que deba tener en cuenta
- Señala lugares de encuentro en caso de emergencia, al igual que un lugar para reuniones de tu equipo de trabajo.
- Si tienes un fotógrafo, comparte con él toda la información que necesite para que pueda hacer las mejores instantáneas en los momentos clave.
De nuevo, como ya hemos señalado, la mayoría de estos elementos ya deberían estar en las manos de tu experto NH, quien está a tu disposición para ayudarte a que todo el proceso se desarrolle a pedir de boca.
Prosigamos. El evento ya está en marcha, ha llegado la hora de disfrutar el momento, ¿no? Todo lo contrario. Ahora más que nunca tienes que estar alerta y preparado para dar respuesta a más retos.
¿Cuáles son los pasos que debes seguir a lo largo del día?
- Recibe a los asistentes
- Préstale mucha atención a los VIP y patrocinadores, y asegúrate de que les das la prioridad correspondiente.
- Atiende a los ponentes. A menos que seas tú el ponente, asegúrate de que alguien de tu equipo está acompañándolos y facilitándoles el acceso al micrófono.
- Ten presente el flujo de paso de los asistentes. Asegúrate de que la señalización está funcionando y que los asistentes se están desplazando como estaba planificado, antes y durante los intervalos.
- ¿El servicio de catering funciona cómo es debido? Confirma con el personal que se están cumpliendo los horarios previstos. ¿Es necesario un flujo constante de circulación de bebidas? ¿Sigue su curso como estaba previsto?
- Hablando de la comida… Es importante que recuerdes que tú también debes comer y beber, así que asígnate a ti mismo periodos cortos de descanso estratégicamente repartidos en tu agenda.
Y ahora… ¡Respira! El evento se ha terminado. Los asistentes se han ido, el servicio de catering ha recogido y se ha marchado. La sala se ha recogido y todo está guardado en su sitio. Los ponentes y los asistentes VIP se han despedido y te han agradecido su participación. Los fotógrafos ya se han llevado sus equipos. Todas las encuestas de valoración del evento, peticiones y sugerencias, así como las listas de invitados, están guardadas para ser evaluadas. Ha sido otro evento de éxito y tú te has ganado un descanso.
Ahora bien, estos consejos son el resultado de la experiencia de nuestros expertos, los consejos de terceros y años de ensayo y error. Por supuesto, hay muchas maneras de afrontar una misma situación, organizar y ejecutar un evento de éxito y siempre estamos deseosos de aprender.
¿Qué te parece?
Crees que nos olvidamos de algo, ¿verdad? Seguro estás pensando: “¿Y qué pasa con la lista de cosas que hay que hacer después del evento?”.
Pues bien, muy pronto te contaremos más. Permanece atento a nuestro blog.
