User Pro Dic 10, 2021
Encontrar la sala perfecta para una reunión o evento a veces puede resultar un reto considerable para los organizadores. Y, como en la mayoría de retos en la vida, exigen de un esfuerzo inicial que luego facilitará los diferentes procesos, liberándote para dedicar tu tiempo y energía a organizar un evento inolvidable.
Antes de partir en busca de tu venue perfecto, es importante que le des una pensada y lleves algunas decisiones tomadas al respecto. Así, determinarás aquellos puntos a los que no puedes renunciar (elementos que no son negociables), aquellos que pueden negociarse y todo lo prescindible. Ten claro cuáles son los márgenes de presupuesto, determina si el evento está limitado a un país o ciudad, calcula cuál puede ser el número máximo de asistentes e investiga qué intereses compartidos tiene tu audiencia potencial. Una vez tengas una aproximación a estos asuntos, será el momento de dar el siguiente paso.
Ya deberías tener una idea de los tipos de ubicaciones que te gustarían para el evento. Si todos tus asistentes viven en el mismo lugar, reúne una lista de los lugares que se ajusten a tus objetivos. Para un grupo más internacional, elegir un lugar que funcione para la mayoría suele ser el enfoque más sensato, aunque, como siempre, otros factores jugarán un papel importante.
Una experiencia urbana en una capital cosmopolita brindará a tus invitados la oportunidad de explorar, entre sesión y sesión, la historia de la ciudad, antes de familiarizarse con su vibrante vida nocturna. Piensa en lo que puede aportar a tus attendees una escapada al campo, con aventuras al aire libre y oportunidades únicas de teambuilding. Otra opción es sorprender a tus asistentes con ese lugar singular que va a ser tendencia, pero que tú has descubierto antes de que se ponga de moda. Recuerda, por supuesto, que, a menos que haya un servicio de recogida puerta a puerta, garantizar un transporte cómodo suele ser un requisito importante, que sin duda tus asistentes agradecerán.
Buena conexión Wi-Fi, capacidad suficiente para tus asistentes, disposición de asientos versátiles, instalaciones modernas, equipamiento tecnológico, una oferta gastronómica fascinante… tu lista de musts puede ser infinita. Cuando estés valorando distintos venues, tendrás que adaptar o incluso prescindir de algunos aspectos y empezar a plantearte otras opciones. Las iniciativas sostenibles también son clave para la mayoría de proveedores en estos días, así ponte al día de todas las posibilidades que ofrece un venue para compensar la huella de carbono.
También debes considerar el flujo de tu evento y el número de salas requeridas, ya que esto puede llegar a complicar la elección. Seguramente, imaginas cómo discurriría el evento en los primeros venues que visites, pensando cómo puedes ir adaptando los detalles, como, por ejemplo, los Tempting Breaks.
Los viajes se pueden planificar hasta la extenuación, pero eso no significa que no vayas a encontrar baches en tu camino. Elegir un venue también implica afrontar baches, por lo que tener un plan B puede ser un as en la manga, aunque la mayoría de las veces sabes que no es necesario. El clima es un factor obvio, ya que será más impredecible dependiendo del destino elegido. La posibilidad de cambiar a última hora de un venue exterior a uno interior, contando con calefacción o ventilación, siempre es algo que jugará a tu favor.
Elegir un partner que cuente con experiencia organizando reuniones y eventos a escala internacional también en un seguro de vida.
El objetivo del evento, sus dimensiones y requisitos te conducirán al espacio adecuado, si sigues los pasos anteriores. A partir de ahí, los detalles para dejar a tus asistentes con la boca abierta están en tus manos.
Las opciones de comida y bebida disponibles son muchísimas, pero un lugar que ofrece su propio catering puede quitarte más de un dolor de cabeza. Si quieres hacer un , ten en cuenta los productos de origen local y las preferencias dietéticas. Con respecto a la decoración, nuevamente las opciones son prácticamente ilimitadas, así que no pierdas de vista el estilo de tu venue, para alinearte con él.
No hay dos eventos iguales, pero garantizar que el lugar que seleccionas sea el adecuado, se puede lograr siguiendo esta hoja de ruta. Para más consejos y sugerencias, nuestro equipo de expertos siempre está a tu disposición.
