Organización de eventos: Problemas e imprevistos con las soluciones

Por fin ha llegado esa fecha marcada en el calendario y nada más comenzar la jornada empiezan a surgir imprevistos: un retraso en un vuelo, algún atasco del tráfico… algunos de ellos hasta nos sorprenden de lo inesperados que pueden llegar a ser. Y tú sabes mejor que nadie que debes estar preparado para superar obstáculos inverosímiles en tiempo récord, resolviendo decenas de pequeños detalles y buscando soluciones a medida a cada imprevisto. Sigue estos consejos y ¡no dejes que nada se interponga entre tu evento y el éxito!

1. Anticípate a los imprevistos y crea tu plan anti crisis

Existen centenares de motivos por los que un acto puede verse interrumpido ocasionalmente. A veces una actuación rápida por parte de la organización evita que algo que en principio puede resolverse en poco tiempo termine por robar el protagonismo de la velada e incluso obligue a cancelar el resto de la jornada. Por ejemplo, debes tener previsto tu plan de actuación en caso de que tu ponente estrella enferme repentinamente, se retrase o simplemente no aparezca. Otra cosa que puede ocurrir es que el ponente olvide el usb donde guardaba su presentación. Reserva el tiempo suficiente para crear un gran plan de gestión de crisis y fíltralo a todo tu equipo.

Algunas pautas que deberías incluir:

• Antes de cerrar el contrato con tu ponente estrella, llega a un acuerdo por el que te proporcione contenido (por ejemplo, un vídeo con la ponencia grabada) en caso de que cancele su presencia en el evento o acuerda con él la posibilidad de tener otra persona de su equipo capaz de tomar el relevo en el momento.
• Pide a los ponentes sus presentaciones finales al menos 24h antes del evento.
• Realiza por lo menos una sesión de ensayo en el venue, el día de antes o unas horas antes del estreno con todas las presentaciones.
• Haz una o dos copias de seguridad de las presentaciones y llévalas al evento.
• Comprueba que la presentación se ve correctamente y pre-carga los vídeos de la presentación para que en el momento con público no haya que esperar para visualizarlo. Podría ocurrir, por ejemplo, que la presentación este desarrollada con un software diferente y no se vea correctamente o que el ordenador que proyectará la presentación no tenga instaladas las fuentes.
• Busca un buen proveedor, que te garantice la mejor tecnología sin contratiempos.

2. Acorta la cadena de mando

Es muy importante que todo el equipo conozca la jerarquía en tu organización y por tanto a quién deben reportar en caso de imprevistos. Pero también es importante que trates de reducir el número de personas por las que debe pasar el aviso cuando algo no va bien.

Pongamos un ejemplo: Imagina que ha habido un cambio de horarios y tienes que adelantar una hora la comida. En ese momento es fundamental saber a quién debes llamar. En los meetings contratados con NH Hotel Group, siempre tendrás una persona de confianza disponible que rápidamente buscará soluciones para adaptarse a las necesidades del momento. Piensa que cuanta más directa sea la comunicación, más rápida será la búsqueda de soluciones y el evento continuará su curso rápidamente.

3. Invierte en un buen sistema de comunicación con tu equipo

A veces unos minutos pueden ser decisivos para solucionar una crisis y hoy día la tecnología acorta los tiempos de manera sorprendente. Móviles, tabletas e intercomunicadores facilitan el flujo de información entre todos los miembros del equipo y son una inversión más que interesante.

4. Anticípate a los medios de comunicación

Si has invitado a periodistas o fotógrafos al evento es imprescindible que les informes con antelación sobre el desarrollo de la jornada. Facilita su trabajo y ayúdales para que hagan una buena cobertura del evento. Por ejemplo, es conveniente dejar unos asientos destinados para prensa y reservar unos minutos exclusivos para la realización de reportaje fotográfico o de entrevistas a los ponentes claves.

Y en caso de que surja una crisis tienes que duplicar la atención que les dedicas. Además, has de anticiparte y tener previsto un plan de comunicación ante escenarios de crisis. Ten redactados y pre-aprobados comunicados o notas de prensa con declaraciones tipo para dárselos cuanto antes. Mantenerlos informados ayudará a que seas tú quien controle la información y será más fácil desviar cualquier foco negativo lejos del evento.

Volviendo al escenario en el que un ponente estrella no aparece, como hemos visto debes tener preparada una solución para el desarrollo del evento, pero también un plan de comunicación para que esa baja no se convierta en una gran bola de rumores y robe el protagonismo a tu evento.

En resumen, es imprescindible dedicar tiempo a desarrollar un plan de crisis y a comunicárselo a todo tu equipo. Invierte en soluciones tecnológicas para tener a todo el mundo conectado y, si puedes, realiza pequeños simulacros con antelación. Con estos consejos, conseguirás gestionar los imprevistos y sacar el máximo partido a tu evento.