Hora de organizar eventos de invierno

Seguro que organizando eventos habrás visto los frutos de todo lo que has adelantado, teniendo en cuenta que el tiempo es oro en esta profesión. Pero, como es natural, no siempre se dan las circunstancias para organizar las cosas con antelación pero, como el magnate de los negocios americano Alan Lakein dijo, “Planificar es traer el futuro al presente para poder hacer algo al respecto”. Una buena manera de entenderlo.

Manos a la obra

Estás de vuelta de tus vacaciones de verano, igual todavía incluso conservas algo de ese bonito bronceado, te sobra energía y estás listo para la acción. Y no hay un momento mejor que ahora mismo para empezar a planificar tu próximo evento de invierno, no solo lo inmediato, sino todo lo que está por llegar de la temporada navideña. Para eso hay que concentrar nuestra atención en aquellos aspectos que podemos poner en marcha ahora mismo.

• Lo primero, fechas. Las Navidades son una época con mucha actividad y necesitamos encontrar un día o días con disponibilidad para a) conseguir el venue ideal y b) lograr la máxima asistencia de attendees. Dependiendo de la dimensión del evento podrías hablar con las personas clave para hacerte una idea de las posibles citas y vacaciones en el calendario. Y si esto no es sencillo, echa un vistazo a años anteriores y mira lo que se hizo para orientarte un poco.
• Lo segundo, elegir un venue disponible. ¿Qué tipo de montaje vas a necesitar? ¿Qué localización sería la mejor? ¿El venue dispone de un equipo de organización de eventos? Etc, etc… Ya sabes de lo que hablamos.
• Lo siguiente es comunicarlo: y esto no tiene que esperar a que todo lo demás esté listo. Enviar invitaciones y generar interés puede aportar -generalmente con bastante éxito- un ingrediente de misterio e intriga. Las redes sociales facilitan la creación de expectación alrededor de un evento mientras la gente vuelve del hastío de sus vacaciones de verano y empieza a centrarse en las cosas más importantes que están por pasar. Saca tu lista de tareas y ponte las pilas.

Y si la maquinaria ya está en marcha, ahora te toca rematar la faena.

La importancia de organizar con antelación

Ya hemos comentado que poder planificar con antelación el evento de invierno no es algo que siempre nos podamos permitir, pero eso no quita que se algo que valga la pena. Y te damos tres motivos:

1. Menos que lamentar

¿Para qué llegar a enero lamentándose? Si quieres a un ponente clave o una propuesta de diversión para tu evento, sal a buscarlos ahora. ¿Quieres una temática elaborada para tu evento? Más vale adelantarte, ponerte de acuerdo con todos los implicados y comenzar a contratar a los proveedores. Si la Navidad te da mucho trabajo, más trabajo les da a aquellos terceros de los que dependes.

2. Reduce el estrés

Hay a quienes les gusta el riego de la improvisación, pero para los organizadores de eventos, tener todo planificado con antelación puede reducir esos, a veces desagradables, picos de adrenalina. Tener desde un inicio tus venues reservados y asegurados, además de contar con el equipo perfecto desde el principio, te permite centrarte en el resto de contenidos de tu evento. Así, conseguir tus objetivos y alcanzar el éxito se convierte en lo verdaderamente emocionante.

3. Más económico

Si dejas la reserva de tu venue, catering, etc, para el último momento, ya sabes que puede tener un coste más elevado.  O van a quedarte menos opciones para elegir -los mejores lugares ya están ocupados- o vas a ver cómo suben los precios de mercado.  Como dice el refrán, “a quien madruga, Dios le ayuda”.

Festividades por el mundo

Ahora más que nunca, trabajamos en un entorno global y si en algunas partes del mundo cenan pavo relleno, en otras, se celebra la Navidad con una barbacoa junto a la piscina. Igual estabas acostumbrado al espumillón, a los turrones y un atracón de El Tamborilero de Raphael o del villancico de Mariah Carey non-stop, pero no des por hecho que sólo porque sea Navidad esto es lo que esperan tus attendees.

Fíjate en algunos países escandinavos. Sustituyen a Papá Noel por un gnomo que trae regalos a los niños más suertudos a cambio de unas gachas, en lugar de dulces.

Otra diferencia dentro de Europa la podemos encontrar en Alemania. Allí es costumbre celebrar la tradición de El Amigo Invisible pero con tu familia o amigos, anónimamente o al azar. La peculiaridad es que en su Schrottwichteln, los regalos tienen que ser cutres o extraños.

Así que, antes de que las hojas empiecen a caer de los árboles, ¿estás preparado para empezar a organizar tus eventos de este invierno?