User Pro Dic 11, 2017
“Hola. Bienvenido a nuestro evento de hoy. ¿Cómo se llama?”
“Hola, ¿qué tal? Me llamo Dunphy. Phil Dunphy. Licenciado para emocionar. Pero no se lo digas a Claire”
¿Te imaginas que los personajes de la serie de televisión ‘Modern Family’, que tantos premios ha recibido, se presentaran en tu evento? Bueno, probablemente ya tengas a alguno de ellos, así que, para tu diversión, aquí están Phil, Haley, Jay y Gloria…
El adorable Phil seguro que sería una influencia positiva en cualquier evento al que asistiera. Un tipo optimista con el día desde el momento que llegara, sería el alma de la fiesta en cualquier descanso del grupo o sesión de networking. Obviamente, estaría continuamente mostrándose como la persona más fascinante de los allí reunidos, y todos esos esfuerzos excesivos casi seguro lo lleven al fracaso, probablemente incluso molestando a otros que quieren prestar atención a la charla.
Con el entusiasmo como bandera, estaría encantado de ayudar con cualquier tarea que se necesitara, quizás facilitando una sesión de brainstorming con su inimitable estilo que, a pesar de querer ser conciliador, puede volver loco a cualquiera fácilmente. Márcale unas pautas y unos límites claros en aquello que se necesite y demostrará que está preparado para hacerlo.
Con facilidad para distraerse, es como un niño hiperactivo, por lo que querrás prestarle especial atención para mantenerlo centrado con los objetivos. No hay nada que le guste más que su tecnología portátil, por lo que puedes asegurarte de que haya un flujo constante de actividades que puedan ser realizadas en su iPad ya sea durante o después de las sesiones.
Así que, para tratar con gente como Phil, asegúrate cuando organices tu evento de que las presentaciones sean interactivas y que usas nuevas tecnologías para mantener su atención en el contenido ofrecido. También intenta canalizar su energía cuando se trate de reuniones más pequeñas, como sesiones internas o de brainstorming, ya que pueden servirte de mano derecha sin ni siquiera darse cuenta.
Joven, guapa e ingeniosa… y un poco ingenua. Es la mayor de la familia de Phil y Claire, tres toneladas de alegría que acudirían a tu evento llenas de expectativas positivas; necesitarías pues que hubiera suficientes cosas a su alrededor para garantizar de que se quede hasta el final o, al menos, para evitar que se pasara toda la reunión pegada al móvil. Asegúrate de que cuando organices el evento siempre tengas en mente las necesidades de los Millennials. Ofrece instrucciones directas, mensajes claros e impactantes, y asegúrate de que sus necesidades básicas estén cubiertas, incluyendo Wi-Fi, hashtags, etc. No querríamos a Haley publicando su descontento con el evento al final del día, ni en su famoso blog ni en sus redes sociales.
¿Qué valorará el Millennial más allá del contenido de la reunión? Pues probablemente una decoración moderna, una presentación del buffet llamativa y un montón de iniciativas eco-friendly. Comprueba que todo esto está cubierto mientras organizas tus eventos y así conseguirás que, desde su punto de vista, sea de sobresaliente.
Lo que ves es lo que hay con este attendee. Y si va a tu reunión porque le han obligado, esto podrá generar bastante tensión. Como Jay, el invitado-que-no-quiere-participar hará que los demás presentes en la sala conozcan su opinión o alguno de los detalles que a él no le gustan. Por supuesto, los comentarios de Jay llegarán de manera sutil, irregularmente, o con un simple “Oh, Dios…”
Tu compañero encargado de organizar la reunión conoce este tipo de attendees y te pregunta acerca de tu experiencia, de cómo tratar con ellos y mejorar su experiencia. Recuerda que Jay es el tipo de persona que no tolera impertinencias fácilmente. A su vez, esa primera impresión gruñona dará paso a su experimentada opinión y participación a medida que se integre en el grupo. Si ve la oportunidad de ayudar a alguien que lo necesite, lo hará.
¿Cómo puedes hacer que esto ocurra? En primer lugar, asegúrate de que todo está organizado. Indicaciones claras de dónde, cuándo y cuánto tiempo durará la reunión. Ten preparado el lugar de manera que invite al debate e intercambio de opiniones. Incluye soporte tecnológico para compartir datos, así como también tener opciones más comunes como papel, post-its, colores, etc, en caso de que sea necesario para el brainstorming. Y para facilitar la efectividad de la reunión, verifica que tienes algunos refrescos y picoteos en la habitación. Lo suficiente para mantener a las mentes activas.
Ahora imagínate que tienes a una Gloria en tu evento, pero no como attendee… ¡sino como la principal ponente! Vestida de punta en blanco, no estará contenta sólo con ser la figura principal de la presentación, ¡querrá ser la estrella del evento! Lo cual, si bien puede traer sus propios problemas, se puede gestionar fácilmente con un poco de planificación.
Siempre que no te suponga un problema, intenta satisfacer su deseo de sentirse importante, y acuerda previamente con ella cómo quiere realizar su entrada en el escenario. Puedes prepararle una habitación privada en la que pueda encontrarse con los otros ponentes del día – una opción perfecta para el networking y para compartir experiencias – y en la que haya algo de comida y bebida que sabes que a ella le agradan. Recordar los pequeños detalles, como tener preparados su bebida favorita lista para tomar en el atril o en la mesa, marcarán totalmente la diferencia con este tipo de invitados.
Gestiona bien sus expectativas. Si ella espera 2.000 attendees y sólo hay 300, se decepcionará. Asegúrate de que sabe de antemano a qué audiencia va a dirigirse. Y no dudes en compartir su discurso durante la sesión en las redes sociales, además de asegurarte de que sabe que lo estás haciendo. Eso mejorará la experiencia para todos cuando ella interactúe con los asistentes después de la ponencia al momento del break o del networking.
Lo maravilloso de las personas es que somos todos diferentes y con distintas personalidades, normalmente. Lo que, como es lógico, puede causar problemas si no estás preparado para algunas de las inusuales actitudes de algunos. Pero como organizador de eventos, al estar siempre un paso por delante en el juego, te puedes cerciorar de que la preparación para tus eventos es perfecta, para hacer frente a todo el mundo sin importar cuánto de audaz o extraordinario sea su carácter.
