User Pro Ene 19, 2017
Ceñirse al presupuesto de un evento disponible es indispensable en el sector M&E. Sin embargo, no es fácil no sobrepasar los fondos iniciales para organizar un evento. Para cumplir con el presupuesto y que el evento sea un éxito es indispensable tener claros los objetivos.
Te damos las claves para que no cometas los errores más típicos al planificar el presupuesto de tu reunión o conferencia.
Dependiendo si el propósito es la búsqueda de notoriedad, la fidelización o bien la venta, los servicios en los que debes invertir son diferentes. Para ello es de gran utilidad tomar como referencia ediciones anteriores si no es la primera vez que se organiza el evento en cuestión.
Lógicamente el sector y el público también condicionan las necesidades. Así, si se trata de un encuentro para foodies, por ejemplo, el catering será una de las partidas prioritarias y es ahí donde deben ir encaminados tus esfuerzos para que sea un auténtico éxito.
Los gastos del venue perfecto, la restauración y el equipamiento, son los costes básicos de cualquier evento y de los que debes partir en la elaboración de tu presupuesto. Si reservas tu espacio con NH Hotel Group para más de cien personas, dispondrás automáticamente y sin coste adicional del servicio Ambassador, por el que te asignamos a un responsable exclusivo, que te acompañará en todos los pasos para ofrecerte un servicio excepcional más allá de las fases de contratación, producción y facturación del evento.
Además de la partida destinada al evento, quizás dispones de dinero invertido por los patrocinadores o el de la venta de entradas. Hacer una estimación realista te ayudará a evitar sorpresas desagradables. Si los contabilizas como un presupuesto extra, quizás puedas facilitar experiencias adicionales a tus invitados, invertir en ponentes de mayor rango, o destinarlos a captar más asistentes. Tú decides.
Asegúrate de organizar tu evento con colaboradores de confianza y con suficiente experiencia para que te ayuden a identificar claramente los gastos prescindibles y que puedas definir tu lista de necesidades. En NH Hotel Group te enviaremos una Respuesta Profesional Personalizada que incluirá en el primer presupuesto un desglose de servicios según tus necesidades, para que tengas claro desde el principio todos los servicios incluidos. Además, nuestros expertos del Servicio de Asesoramiento Especializado te ayudarán a maximizar tu presupuesto gracias a su experiencia y conocimiento de cada sector.
Los gastos fijos son con los que cuentas desde el principio, como, por ejemplo, el lugar de celebración, los ponentes del congreso o el equipo audiovisual.
Por su parte, los gastos variables -como el catering, gastos de impresión o kits de bienvenida- suelen ir en función del número de asistentes. No olvides valorar cómo esa fluctuación puede afectar a tu presupuesto. Para ello debes tener claras las condiciones de contratación de los servicios, política de cancelación, etc., pues estas partidas pueden añadir sorpresas en la letra pequeña.
Además, es importante poder confiar en un partner que entienda los imponderables de la planificación de eventos. En NH entendemos que no siempre se cumple el 100% de la previsión. Por eso tenemos tarifas flexibles que permiten a los clientes, por ejemplo, no pagar el importe íntegro de la comida y bebida si un cierto número de los confirmados no asisten a un evento.
Identifica el punto en el que los fondos disponibles y los gastos previstos se encuentran. Trabaja en tu presupuesto alrededor de ese punto de equilibrio.
Tanto si organizas el evento en directo como si lo organizas para un cliente, es importante siempre tener una pequeña bolsa disponible para imprevistos incluida en presupuesto original, pero no atribuida en los gastos.
Eso permitirá a tus responsables o a tus clientes saber que en caso de que haya fallado alguno de los puntos anteriores, no tendrán que sacarse un as de la manga. Mientras que en caso de no usarla, será un ahorro en el presupuesto inicial.
Y por último, para que no se te escape ninguno de los detalles del presupuesto de un evento, te facilitamos una checklist de servicios para eventos que puedes usar como guía y que te ayudará a evitar sobresaltos de última hora.
