User Pro May 25, 2018
¿Estás preparado para el nuevo RGPD? ¿Sabes cómo va a afectar a tus reuniones y eventos? Te ayudamos a determinar qué necesitas saber para estar al día con la nueva regulación de la UE, de un rápido vistazo.
El Reglamento General de Protección de Datos, que entra en vigor el 25 de mayo de 2018, es una versión mejorada de las leyes de privacidad de datos ya vigentes. Este reglamento es más estricto e implica fuertes sanciones para las empresas que lo incumplan. Es casi seguro que cambiará la forma en que se recopilan y se utilizan los datos de los asistentes que pertenezcan a la UE, así como la manera de poder almacenar esa información. Incluso si tienes una sede u organizas un evento fuera de la Unión Europea, también te afectará si recopilas datos de ciudadanos o residentes de la UE.
Consentimiento: los asistentes deberán dar su consentimiento (activo en lugar de pasivo) para permitir que se almacenen sus datos. Por tu parte, debes asegurarte de que ellos saben cómo serán utilizados esos datos.
Transparencia: cualquier registro de datos almacenado por tu organización puede ser solicitado por la persona interesada y debe presentarse en un plazo de 30 días.
Elección individual: si un individuo solicita que se elimine su consentimiento de un tercero, que se eliminen sus datos almacenados o que se envíe una copia de sus registros a otra organización, la empresa está obligada a hacerlo.
Estructuras de seguridad: todos los sistemas y procesos dentro de tu organización deben tener estrictas medidas de seguridad integradas. Para ciertas compañías se requerirá una figura de Data Protection Officer.
Respuesta de 72 horas: si se identifica una infracción de seguridad, se debe informar a las autoridades de protección de datos en un plazo de tres días, de lo contrario se podrían imponer sanciones.
Aunque muchos de los cambios exigidos en el funcionamiento interno de tu empresa serán en forma de actualizaciones del sistema, como organizador de eventos o booker te toca jugar un papel clave a la hora de trasladar lo que será la ‘nueva norma’.
Por ejemplo, ¿vuestra manera de captar y almacenar el consentimiento de los asistentes y oradores es clara y simple? Además, ¿los formularios de registro dejan claro el consentimiento activo, y no tanto la elección de ‘exclusión voluntaria’? También tendrás que considerar quién, dentro de la empresa, puede tener acceso a los datos personales almacenados. Tu responsabilidad es asegurarte de que las listas (impresas y digitales) nunca se dejen sin asegurar o compartidas con personas equivocadas. Si algún tercero te proporciona una lista de contactos, recuerda que también tendrás que tomar las medidas necesarias para obtener el consentimiento de esas personas, si es que aún no lo han dado.
Es de suma importancia que todos los miembros de tu compañía estén al tanto de la nueva regulación. Si todavía no se han implementado los pasos necesarios para que así sea, asegúrate de comunicarlo.
Está claro que todos los organizadores de eventos, y cualquier persona que haga uso de los datos personales de otros, deben estar al tanto de todos y cada uno de los cambios, así como de poner en marcha medidas para protegerse de una posible infracción de la regulación. Aquellos que sí lo hagan, tendrán una oportunidad perfecta para involucrarse más con los asistentes y demostrar su transparencia, seguridad y respeto en el manejo de los datos. De esta manera, se generará y cultivará la confianza de su relación futura.
El cumplimiento del RGPD no es discutible. Sin embargo, si cuidas a tus invitados, les ofreces contenidos de marketing excepcionales y les presentas eventos sorprendentes, es más que probable que te brinden su consentimiento. Y con este acuerdo, puedes continuar en contacto con ellos como siempre lo has hecho.
Para más información y una fuente actualizada sobre el RGPD, consulta la web oficial de la UE.
