El ponente es una parte fundamental de tu evento. Si éste se basa en conferencias, el conferenciante o speaker es tu producto: atrae a los invitados, que en ocasiones pagan mucho dinero por acudir a escucharle o conocerlo.
A menudo suelen ser líderes en su campo de conocimiento y por eso incluirlos en el programa ayuda a que la conferencia sea un “must” de ese sector que nadie quiera perderse.
Por eso tus speakers pueden (y deben) contribuir a que tu evento sea un éxito antes de subirse al escenario, ayudándote previamente a lograr más inscripciones y asistentes. ¿Pero cómo? Evangelizando y haciendo publicidad de nuestro evento.
Evidentemente, la voluntad del ponente para hacer publicidad del evento no será la misma si estás organizando un evento TED a nivel mundial, que una conferencia local, pero incluso en los eventos más pequeños, la implicación del speaker es posible y deseable. Y con estas ideas, seguro que logras establecer una colaboración provechosa para ambas partes:
- Comunícale desde el principio que cuentas con él o ella para dar a conocer el evento. Así evitarás sorpresas negativas más adelante. Si es el protagonista del programa, en buena medida va a encarnar la imagen del evento. Así que entenderá que, si se implica activamente en publicitar la conferencia, también él se verá beneficiado.
- Conócelo a fondo. ¿Cuál es su motivación para dar esa charla? Quizás el ponente también necesite publicidad porque acaba de lanzar su propia empresa o un libro; o necesita inversión para su próximo proyecto… Si te interesas por su situación, seguro que encuentras puntos en común que os beneficien a ambos y que contribuyan al buen desarrollo del evento. Por ejemplo, a él puede interesarle ofrecer una promoción en sus servicios o productos para los asistentes, y esto puede convertirse en un estímulo para que los indecisos acudan a la conferencia.
- Facilítale las cosas para que sea proactivo. Especifica cómo te gustaría que contribuyera a dar publicidad a la conferencia y facilítale cualquier material que necesite (la imagen promocional, cualquier dato, etc). Si el speaker es muy activo en redes sociales, puedes hacer que se comprometa a dar a conocer tu evento entre sus seguidores. Además, quizás pueda escribir sobre el evento en su blog, o preguntar a sus seguidores si quieren saber más acerca de un tema determinado antes del día D…
- Ponle en contacto con otros ponentes o influencers. Si gracias a ti conoce a otros profesionales de su sector, seguro que aumenta su interés por tu evento.
- Analiza su presencia online y pídele que incluya en su biografía la participación en tu evento. Las biografías de los profesionales suele ser una información muy buscada en internet y leída, por lo que contribuirá a dar relevancia a tu conferencia y que esta sea conocida o recordada por los usuarios.
Los buenos speakers saben de marketing y lo valoran: saben conectar, enganchar, entretener y comunicar para lograr unos objetivos. Y saben que es una tarea ardua y que esta no se improvisa. Por eso valorarán la labor de promoción de un evento. Pero al fin y al cabo, su nivel de implicación dependerá de muchos factores: sus motivaciones, sus necesidades, su destreza o no con el entorno digital, etc.
Con el fin de facilitar todo el proceso de colaboración, invierte en ellos desde el principio, involúcralos en tu equipo de marketing y ofréceles ayuda, herramientas y toda la información que necesiten.
Y si no quieren involucrarse, plantéate si son el ponente adecuado para tu evento.
