User Pro May 05, 2017
Cuando Maslow planteó la base sobre la que se asienta su pirámide se estaba refiriendo a necesidades básicas de confort que todos los seres humanos compartimos: alimento, agua, calor y descanso. En términos de planificación de eventos, hay algunos aspectos muy similares que se deberían tener en cuenta:
¿Cuáles son las necesidades básicas de tus invitados?
Los asistentes a tu evento no serán capaces de mantener la atención y mantenerse participativos si no están correctamente alimentados y/o hidratados. Mantener a raya el hambre y la sed de tus invitados será, por tanto, clave para el éxito del encuentro, por lo que te recomendamos que el programa incluya una comida o, al menos, un picoteo a base de tapas.
No hace falta decir que cualquier evento necesita del emplazamiento perfecto. ¿Estás organizando un encuentro para 20 personas o para 2.000? ¿Tienes pensado mostrar grandes productos? ¿Qué accesibilidad se requiere? ¿Te interesa un formato outdoor o, por el contrario, funcionaría mejor un planteamiento indoor? Todas estas preguntas, entre muchas otras, deben de tener respuesta cuando estás pensando en elegir la localización adecuada para tu meeting. Posteriormente debes centrarte en aspectos como la comodidad, asegurándote de que zonas como los asientos o las áreas de trabajo que requieren permanecer de pie sean las adecuadas para tus invitados. Cuidando que, tanto por su aspecto estético como por su funcionalidad, resulten físicamente agradables y favorezcan a los asistentes su participación en el encuentro.
Aspectos como la seguridad y la protección están muy relacionados con las necesidades básicas en la teoría de Maslow, y lo mismo sucede si los extrapolamos a la planificación de eventos. Los responsables del espacio elegido deben realizar todas las comprobaciones de seguridad pertinentes, así como tener en cuenta todos los aspectos logísticos.
¿Qué puedes hacer para que tus invitados se sientan seguros y arropados?
Cerciorarte de que todos los implicados accedan al venue sin problemas debe formar parte de tu gestión del evento desde la fase de planning: comparte unas instrucciones claras sobre cómo llegar al lugar del evento, informa sobre cualquier procedimiento no habitual que puedan encontrar tus invitados y ten preparadas las indicaciones o información necesarias para las diferentes necesidades que puedan surgir en el momento. Si está claro dónde está todo, desde los speakers a las áreas de descanso o los baños, la gente se sentirá segura durante su participación en el acto y será capaz de maximizar los tiempos.
Otro aspecto relativo a la “necesidad de tranquilidad y seguridad” que debe satisfacer cualquier evento en 2017 es el relacionado con la tecnología. Actualmente, la pregunta de cualquier invitado no es “¿Tenéis Wi-Fi?”, sino “¿Cuál es la contraseña?”. Tener una conexión fiable, rápida y segura ya es percibido por la mayoría de la gente como un requerimiento básico, por lo que facilitar a los asistentes estar online lo más rápido y fácil posible tiene que ser un must para el organizador de eventos.
Cuando Maslow apuntó hacia las necesidades psicológicas de amor y pertenencia se centró en la amistad, la intimidad, la confianza y el afecto. También incluyó la importancia de sentirse parte de un grupo, aspecto que encaja perfectamente en nuestra pirámide de eventos si atendemos a conceptos como el networking personal y/o profesional. Y es que ser capaz de discutir con el resto de colegas los contenidos de cualquier evento es una parte importante dentro de la experiencia global. Tan importante como conocer gente nueva, hacer contactos de negocios o intercambiar ideas y tarjetas de visita virtuales.
Para conseguir que esto suceda con fluidez – y cualquier organizador de eventos debe lograr que todo esto se produzca con facilidad y sin que nadie advierta la planificación que hay detrás – es fundamental pensar en el espacio. ¿Hay salas adecuadas o áreas despejadas y abiertas para los descansos? ¿Facilita la colocación de la comida y la bebida que los invitados interactúen? ¿Están las mesas y mostradores situados en zonas que permitan escribir notas, cargar una Tablet, y además cuentan con la luz apropiada? ¿Pueden ayudar a los participantes a integrarse en un grupo unas acreditaciones creativas con el nombre y la empresa para los asistentes – o incluso su equivalente tecnológico en formato de brazalete –? Por tanto, fomentar el networking en un evento puede ser uno de los factores impulsores del éxito global.
Dependiendo de la persona a la que preguntes, la asistencia a un evento puede plantearse con diferentes objetivos. Mientras que algunas personas buscan compartir su conocimiento, otras se centran en establecer contactos de negocios, o incluso en disfrutar del encuentro con una mentalidad abierta y ampliar sus conocimientos. Una cosa está clara: todos quieren sentir que su asistencia o participación es valorada.
El cuarto nivel de necesidades de ‘estima’ estaba originalmente centrado en logros, status, emancipación y respeto. El equivalente para aumentar la autoestima en el ámbito de los eventos estaría orientado a que todos los esfuerzos realizados durante la organización del mismo se vieran reflejados en el bienestar y satisfacción de los asistentes. Aunque esto puede lograrse de varias maneras, una de las cuestiones fundamentales es asegurarse de que las sesiones fluyan de manera natural. Una agenda claramente planificada, bien comunicada, así como breves intervalos entre los contenidos del día – tanto en términos de localización física de los stands como en relación a la interconexión de los temas de los ponentes – pueden añadir una sensación de bienestar a los participantes. Asegúrate de que los conferenciantes son relevantes y que conectan con la audiencia. Crea áreas para fomentar el networking, proporciona los materiales adecuados, tanto para utilizarlos durante las sesiones como para que los participantes se los lleven a casa como refuerzo. Facilita también información vía social media u otros recursos a los que se pueda acceder al finalizar el evento… Si ofreces una ruta o un planning meticulosamente planeado, lo más probable es que tus attendees disfruten de una experiencia enriquecedora y memorable.
El nivel superior y final de la jerarquía de necesidades de Maslow se centra en la realización del potencial personal y el crecimiento a través de experiencias. Un evento de éxito, en nuestro caso, puede conseguir “trasladar” este aspecto a los invitados llevando a otro nivel las ideas del cuarto escalón del aprendizaje.
¿Qué puede aportar un evento al individuo para ayudarle a alcanzar su crecimiento personal? Por ejemplo, su emplazamiento, que, si es en el extranjero o en un entorno exclusivo, posiblemente puede ofrecer a los asistentes la oportunidad de disfrutar de una experiencia diferente, e incluso dar por cumplido uno de estos deseos que todos tenemos pendientes. Una charla emocionante de un ponente reconocido puede aumentar sus conocimientos de un tema en particular. Y, de un modo más general, tener una experiencia que permanezca por un tiempo en la memoria puede ser, en sí misma, una forma de crecimiento personal. Por lo tanto, cuando planifiques un evento, piensa qué puedes hacer para llevar a tu invitado a un nivel superior de realización personal.
En resumen, y utilizando a Maslow como inspiración, podemos demostrar cómo muchos de los elementos que se contemplan en un evento tienen su lugar en la jerarquía de necesidades de los attendees, incluyendo a speakers y otros invitados. Considerando todos los escalones de la pirámide puedes lograr una consecución verdaderamente enriquecedora y exitosa de tu evento.
