Agustina Quirno es Manager de Eventos Corporativos en Furlong-Fox. En esta entrevista, comparte con nosotros sus experiencias y puntos de vista sobre el sector.
Congresos Farmacia, Eventos Automoción, Planificador de eventos
Abr 29, 2019
Empecé a trabajar en organización de eventos convocada por mi amiga, mentora y jefa Gabriela Olivieri, directora de eventos de Furlong-Fox. Ella necesitaba una persona que desarrollara el área comercial del departamento allá por el 2010, y sabiendo que yo me había dedicado a ventas de servicios publicitarios desde chica, me tentó con la propuesta.
En Argentina, y creo que eso nos define en todos los ámbitos, somos incapaces de planificar de mediano a largo plazo. Y cuando logramos hacerlo somos expertos en boicotear lo que hemos armado. Eso, dentro de las empresas, y en el área de reuniones y eventos hace que todos los pedidos que recibas sean para ayer. Cuando los envían con más tiempo, quieren respuestas inmediatas como si fuera urgente. Esto hace que diseñar un programa de reuniones y eventos para una empresa y hacerlo respetar y cumplir en el tiempo, generando resultados e información de valor para la toma de decisiones, sea una tarea titánica.
Este sector tiene variables claves que deben ser tenidas en cuenta desde el inicio. La primera, es el gran peso que tienen los Compliance Code de cada empresa en la industria farmacéutica. La elección de la ciudad sede, del hotel, y del programa en general está regida y condicionada por el Compliance Code. En segundo lugar, es clave desarrollar un programa de gestión de logística de profesionales -herramientas tecnológicas y formación de recurso humano- para poder contactar en forma eficaz a los profesionales, ya que de esa tarea depende gran parte del éxito del evento. Y luego lo que se espera es lo que todos anhelan al realizar un evento: que sea inolvidable y que al retirarse los asistentes se sientan diferentes de cómo llegaron.
En reuniones pequeñas y medianas, los asistentes quieren luz natural, un espacio donde ver algo de naturaleza, en los cortes de sesión. En eventos grandes, con más de 100 participantes, los clientes piden sitios originales, diferentes, que no sean estándares, de fácil acceso, que permitan trabajar con los proveedores de servicios que se han elegido, y sobre todo que sean flexibles con la negociación de los días de armado previo, lo cual suele tener un peso fuerte en el presupuesto final y es visto como un costo “antipático”.
El desafío para los meeting planners será lograr modelos de programas de eventos eficientes, a bajo costo, para poder ser competitivos.
La industria farmacéutica en nuestro país es muy fuerte. Siempre, más allá del contexto, los laboratorios logran mantener altos niveles de inversión que los transforman en actores indispensables. Lo que está sucediendo es que todas ellas tienen departamentos de Procurement o Compras muy profesionales, que exigen reportería, herramientas tecnológicas para el contacto con profesionales, y equipos de consultores muy preparados. Esta exigencia, basada en el alto volumen de inversión, en Argentina dispara los costos estructurales y los fee que las empresas están dispuestas a pagar no los cubren. El desafío para los meeting planners será lograr modelos de programas de eventos eficientes, a bajo costo, para poder ser competitivos.
Esta industria es la que permite a los organizadores, realizar eventos de gran lucimiento. Con un tiempo de planificación adecuado, se logran eventos inolvidables. En años de buena producción automotriz- que no es el actual 2019, lamentablemente- esta industria demanda lanzamientos de productos, test drive para prensa, stands en ferias, viajes de incentivos para concesionarios, capacitaciones para diferentes sectores, entre otros. Logra que los organizadores podamos mostrar creatividad en cada requerimiento. Lo difícil es seguir siendo originales y trabajamos en nuevas tendencias, formas diferentes de comunicar e impactar, eventos realizados totalmente a medida. Y fundamentalmente, conocer todos los detalles acerca del nuevo lanzamiento y qué objetivos quiere lograr la empresa con él.
Nuestra premisa fundamental es no quedarnos nunca quietos. Investigamos nuevas tendencias, contactamos proveedores de ámbitos que no son los estándares relacionados con la organización de eventos, creamos nuevas formas de presentar nuestras propuestas. Y sobre todo trabajamos para lograr eficiencia en el presupuesto. Porque sabemos que una idea maravillosa pero que escapa de presupuesto creará en el que la recibe un efecto negativo por su inviabilidad.
Nuestro equipo es multidisciplinario; intentamos tomar profesionales de diferentes formaciones y con expertise distinto del estándar, para poder enriquecer la mirada sobre el evento.
En Argentina el sector de eventos y reuniones se ha profesionalizado muchísimo en los últimos años. Existe gran cantidad de empresas dedicadas por entero a este negocio, desde grandes empresas como a pequeños emprendedores, pero todos trabajando con alto nivel de compromiso en los resultados. Y esto sucede porque los clientes y quienes son usuarios dentro de cada empresa, también han evolucionado a la par. Necesitan ideas de impacto, pero que sean viables y que aseguren un ROI tangible, concreto. Si invierten en un evento, deben saber para qué lo hacen. Y responder esta demanda de manera profesional es lo que estamos haciendo los meetings planners.
Si analizo la evolución de los últimos años destaco finalmente dos tendencias que, creo, son las más importantes. Una, desde el comprador, que hoy está preparado para exigir resultados cualitativos y cuantitativos en un evento, y debemos actuar en consecuencia. Y otro es desde el diseño del evento, que conforme avanza la presencia de RRSS en la vida de los humanos y la hiperconectividad, obliga a diseñar eventos como “lugares de encuentro” para que cada invitado disfrute una experiencia única y personalizada. Cada evento es una suerte de “elige tu propia aventura” sea para 50, 200 o 1000 personas, por lo que el mayor desafío es lograr impactar a todos ellos y de un modo que perdure en el tiempo.
Conocía NH Hotel Group desde antes de entrar a trabajar en eventos ya que viajando por mi país y el mundo había disfrutado de sus hoteles. Hoy NH Hotel Group es un partner fundamental porque tiene presencia en la ciudad de Buenos Aires, en el interior de Argentina y en todo el mundo con diferentes marcas que aseguran que siempre encontremos un hotel adecuado para nuestra reunión. Logramos tener las respuestas a nuestras peticiones en tiempo y forma, y tienen flexibilidad cuando es necesario en una negociación. También he podido conocer algunas nuevas propiedades destacables, sobre todo con la marca NH Collection. Particularmente creo que NH es una cadena que logra asegurar estándares de servicio de gran homogeneidad en todas sus propiedades, no importan dónde estén ubicadas, nos ayuda a nosotros a la hora de planificar y saber que no tendremos sorpresas.
El mayor éxito de todo nuestro equipo es haber podido a lo largo de estos 25 años mantener muchos de los clientes con los que se inició este departamento de eventos de Furlong-Fox. Incorporamos muchísimos nuevos, parte de ellos recomendados por otros clientes, pero logramos tener todavía a varios de esa etapa inicial. Y creo que ese es el mayor orgullo. Saber que siguen confiando. Y también es nuestro mayor desafío, ya que debemos seguir impactándolos, logrando ahorros, resultados confiables y ser cada vez más profesionales en un contexto cambiante, volátil e incierto.
