Amanda Thurlow ha desempeñado diversos trabajos en la industria de eventos a lo largo de 10 años. Desde conceptualización a logística y marketing, ha estado implicada en todas las etapas dentro del proceso de organización de eventos.
Feb 07, 2019
Mi primer puesto oficial en la industria fue como gestora de eventos en un equipo de Ricoh Arena, lugar donde jugaba el Coventry City Football Club, antes de que se construyese el nuevo estadio. Mi trabajo era muy versátil y me permitió conocer de primera mano todo tipo de tareas, incluyendo conferencias de ventas, visita a obras, elección de menaje, recursos humanos, atención a clientes durante los partidos y mucho más.
A continuación, trabajé en el equipo comercial de Hilton Birmingham Metropole, uno de los hoteles de congresos más grande en el centro de Inglaterra, pero al poco me di cuenta de que prefería dedicarme a la parte organizativa detrás de los eventos. Acepté un trabajo como gestora de eventos en una asociación, luego pasé a ser coordinadora de exposiciones y patrocinios, hasta finalmente llegar a ser organizadora de conferencias y seminarios. Aprendí muchísimo de las personas a mi alrededor y, al mismo tiempo, decidí completar mi formación con un diploma en administración de eventos y un título en marketing.
Ahora trabajo a tiempo completo en otra asociación como manager de fidelización de clientes. Mis funciones son muy variadas. De hecho, me encargo de organizar eventos para los miembros de la asociación, que pueden desde un taller para 30 personas a una cena para 500 comensales.
Después de varios años con presencia en las redes sociales, en octubre de 2017 lancé mi blog www.amandathurlow.com para compartir mis experiencias como profesional del sector. He escrito sobre eventos de la industria, destinos, espacios y mucho más. El año pasado fui anfitriona durante los debates del Association of Executives Member Engagement Conference y el Annual Exchange. También me invitaron para formar parte del jurado de los premios #miaList2018 de la Meetings Industry Associoation. La verdad es que estoy disfrutando mucho con estas nuevas oportunidades.
Mientras estudiaba la licenciatura de Lengua Inglesa, Literatura y Drama, trabajé en un teatro local. Participé en el equipo que organizaba festivales de arte al aire libre y fue una experiencia que me encantó. Me encargaba de negociar precios, organizar entregas de paquetes, participar en reuniones con las autoridades locales para tratar medidas de seguridad y el cierre de calles. Mi jefe me sugirió que me dedicara a la organización de eventos, ya que era algo que se me daba muy bien. También trabajé con él en algunos festivales locales de música, mientras me contaba historias de cómo comenzó su carrera en la organización de eventos o de cómo había organizado grandes conferencias. Todo aquello me hizo reflexionar sobre todas las posibilidades de este negocio. En ese momento, escribí a Compass Group para trabajar en Ricoh Arena, ya que el periódico local había informado de que el nuevo estadio contaría con un museo y con espacios destinados a eventos. Tuve la suerte de tener ese momento de inspiración y de contar con mi antiguo jefe como mentor durante los primeros años de mi carrera.
La organización de eventos ha dejado de ser algo estacional. En mis comienzos, los meses de verano eran los más tranquilos. Era el momento en que tenías tiempo para limpiar la oficina y organizar los archivos. La temporada alta era en noviembre y, cuando acababa para dar paso a las Navidades, la carga de trabajo disminuía. Eso ya no ocurre; se organizan eventos durante todo el año.
La organización de eventos ha dejado de ser algo estacional.
Durante la crisis, las personas empezaron a entender que los eventos son una excelente oportunidad de negocio, lo que aumentó su popularidad en empresas que tradicionalmente no se interesaban en la planificación de eventos. Los equipos de marketing, en particular, han incorporado más eventos a sus agendas al reconocer el valor que aportan en el cara a cara.
También se constata que es más difícil que los asistentes confirmen su asistencia, ya que hoy en día tienen muchos más eventos entre los que elegir. Además, se han registrado cambios en la manera de confirmar la asistencia a un evento. Es más frecuente que los asistentes respondan a una invitación en el último minuto, lo que crea más estrés en los organizadores. Se necesitan muchos más esfuerzos de marketing a través de distintos canales para conseguir las confirmaciones. A su vez, esto ha provocado ciertos cambios en las expectativas de los organizadores de eventos.
Los asistentes también esperan que el evento incluya una experiencia distintiva. Cada vez más, los organizadores deben ser creativos en lo que muestran y ofrecen durante para cautivar a los asistentes. Por esto, es fundamental estar al día con las últimas tendencias tanto en lo que respecta a los invitados como a la industria, para así poder ofrecer un valor añadido.
Desde sofisticadas plataformas de logística y planificación a la realidad virtual, desde aplicaciones propias de los eventos a la Inteligencia Artificial, se han creado infinitas herramientas, que a su vez están continuamente evolucionando. El otro día estuve en un evento donde hablaban del futuro del blockchain y sobre los cambios que esperan dentro de la industria de eventos. Tienes que estar un paso delante de los cambios.
Desde sofisticadas plataformas de logística y planificación a la realidad virtual, desde aplicaciones propias de los eventos a la Inteligencia Artificial, se han creado infinitas herramientas, que a su vez están continuamente evolucionando.
El primer paso para planificar un evento es entender qué se pretende conseguir con él y sus objetivos. Todo evento tiene mensajes claves que trasmitir y los más exitosos son aquellos que logran transmitirlos de manera creativa. Normalmente, empleo un tiempo en pensar ideas y luego las paso todas a una lista. Comparto e intercambio ideas con mi equipo, además de tener en cuenta los recursos disponibles para materializarlas. Esto nos ayuda a identificar qué ideas son las más factibles.
Hay tantos retos en organizar un evento que es difícil elegir solo uno. Disfruto del marketing del evento, usar diferentes medios para promocionar las ventas y monitorizar las reservas a medida que van aumentando. Agotar las plazas para un evento es tan satisfactorio como frustrante porque te quedas con ganas de tener un espacio más grande para vender más entradas.
La satisfacción está en que, sin importar a lo que te enfrentes, tienes que encontrar la manera de superarlo. La habilidad a la hora de resolver problemas es algo esencial para ser un organizador de eventos. A medida que pasa el tiempo y adquieres más experiencia, eres capaz de adaptarte con más facilidad a los cambios de última hora. Ponentes que cancelan en el último momento, techos de hoteles que se caen, alarmas contra incendios que se disparan en medio de una sesión, todos estos son contratiempos que suceden de repente. He aprendido en cada situación y me ha hecho estar mejor preparada para lidiar con algo parecido en el futuro.
Otro momento que me llena de satisfacción es el final de un evento en el que todo ha ido bien. A pesar de todos los quebraderos de cabeza antes y durante el evento, has conseguido que todo saliera a pedir de boca y que los asistentes hayan disfrutado la experiencia. Ser un organizador de eventos es como ser como un cisne. Todo el trabajo y esfuerzo tienen lugar bajo el agua, mientras que en la superficie lo único que se percibe es calma y elegancia. Por esto se la considera como una de las profesiones más estresantes, siempre tienes que estar alerta, pensando sobre la marcha y encontrando soluciones a contratiempos, todo eso mientras creas experiencias impecables para tus asistentes.
Los KPIs varían según los objetivos del evento. Los KPIs de un evento de ventas serán completamente diferente a los de un evento de prensa, el lanzamiento de un producto, o uno educativo. El trascurso del evento es un momento ideal para conocer y recopilar las opiniones de los invitados y determinar su éxito. Las preguntas que realices también deberán ayudarte a evaluar si se han conseguido los objetivos del evento, más allá de si ha gustado la comida y el espacio.
Cada día, las empresas entienden mejor el poder que tienen las redes sociales a la hora de construir comunidades. Muchas compañías usan las redes sociales solo para vender y pierden la oportunidad de interactuar con sus clientes. Las redes te permiten interactuar de manera directa con tu audiencia en su propio tiempo y en relación a temas en los que están interesados. La tecnología está en constante evolución y siempre ofrece nuevas e innovadoras maneras de conseguir esta interacción.
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Asimismo, aumentará el número de empresas que empiezan reconocer los beneficios de trabajar con influencers especializados en ciertas industrias. Son embajadores para las mismas y mantienen una relación constante con el público. Se pueden crear múltiples alianzas y colaboraciones dentro de las distintas industrias dependiendo del tema de evento, así como también dentro del mismo negocio de reuniones y eventos. La diferencia entre influencers B2B e influences B2C también estará más definida. Si bien el marketing de influencers ya es algo muy establecido en las industrias de moda y belleza, en el marco de eventos y estrategias B2B todavía está por descubrir.
La estructura del EWL club ha cambiado recientemente, por lo que el puesto de Directora Regional ya no existe, aunque sigo siendo una de sus embajadoras. Básicamente, mi trabajo consiste en dar a conocer el club, tanto a través del boca a boca como por medio de las redes sociales. También interactúo con los miembros para ayudar a que sea una red de contactos funcional. Los cinco consejos que compartiría con otros profesionales en eventos son:
La industria ya está dando pasos para reducir el uso de envases de plástico pero aún queda mucho camino por recorrer. Eventos como el Farnborough International Air Show fomentan que los asistentes utilicen sus propias botellas de agua, una iniciativa que me encantó ver a principio del año pasado.
Aplicar medidas sostenibles para disminuir el impacto en el medio ambiente es mucho más fácil cuando todos trabajamos unidos para modificar el comportamiento de los asistentes. Nunca he ido a Imex pero conozco muchas de las iniciativas que emplean para reducir la huella de carbono, disminuir el desperdicio de alimentos, reciclar y reusar productos que hayan sobrado para ayudar a comunidades locales. En mi tiempo libre, hago voluntariado en una organización que ayuda a personas sin recursos y me encantaría que este tipo de organizaciones pudiera aprovechar los restos que quedan de los eventos, aunque el objetivo principal debe ser reducir los desperdicios como tal.
