Si examinamos nuestra propia experiencia, así como investigaciones que se han hecho al respecto, vemos que la comunicación cara a cara es más efectiva. Pero, además, al contrario de lo que se podría esperar, muchas de las opciones de comunicación digital que la tecnología nos ofrece no reemplazan la interacción cara a cara, sino que la facilitan.
Según mi experiencia, seguro que no soy la única persona que, después de intercambiar numerosos emails con un colega, ha visto cómo reuniéndose con él directamente en persona ha ayudado a entender y resolver un tema concreto de manera más eficaz. Algunos estudios muestran que las reuniones cara a cara aumentan la creatividad, la unidad de equipo, el compromiso y el disfrute.
Quizá el estudio más convincente es el que hizo la International Congress and Convention Association (ICCA) en 2013, que analizó los datos de las conferencias organizadas por su empresa en los últimos 50 años y encontró que, al menos en el sector de las asociaciones de eventos, es ahora cuando la gente opta más por reunirse cara a cara.
Los tres más importantes son:
Controla tus nervios. Para mucha gente, diseñar el contenido de su presentación no es lo más difícil al hablar en público, sino su estado emocional durante la presentación. Un primer paso importante es controlar la ansiedad y los nervios, y aceptarlos como la forma que tiene tu cuerpo de ayudarte a actuar mejor. Una vez que hemos conseguido no preocupamos por tratar de evitar lo que son -para mucha gente, unas emociones terribles-, podemos utilizar herramientas y técnicas para usar esas emociones a nuestro favor.
Recuerda que la audiencia quiere que lo hagas bien. Es obvio que nadie ha ido para verte hacer el ridículo. Nuestro deseo de que nadie nos juzgue negativamente puede alimentar nuestro miedo, pero si nos detenemos a pensarlo, nos daremos cuenta de que tus oyentes desean que lo hagas bien y no quieren verte pasándolo mal.
Sé tú mismo. Creo que mucha gente intenta ser alguien que no es en realidad. Aprender a hablar en público no significa cambiar tu forma de ser. Gestionar tus emociones y aprender cómo transmitir tu contenido es crucial, pero eso no significa que tengas que adoptar otra personalidad. Trabajar tu estilo natural de comunicación es, según mi experiencia, mucho más efectivo que intentar crear uno nuevo.
A mi juicio, depende mucho del contenido. Pero me voy a centrar en los tres que son importantes en todos ellos:
Son agradables. Uno de los aspectos psicológicos más poderosos a la hora de conectar con otros, tanto desde el punto de vista personal como profesional, es la habilidad de mostrarse como una persona agradable. Conseguir esto en los primeros segundos es un elemento clave. Personalmente yo me aseguro de sonreír mucho, agradecer al público su tiempo y, de alguna manera, buscar afinidades con la audiencia para establecer una conexión.
Hablan al público como si fuera un amigo. Quizá el aspecto más difícil de los tres elementos es la habilidad para replicar el estilo que tendrías si estuvieras hablando en un ambiente más cómodo; por ejemplo, con tu mejor amigo. Aquí la práctica es clave y cuanta más, mejor. Debemos fijarnos con detalle qué hacemos cuando comunicamos bien y explorar diferentes maneras de introducir esos elementos en un escenario más formal y ante más público.
Transmiten el contenido, no las diapositivas. Todos lo hemos visto: un presentador que utiliza la presentación visual como un guion donde va leyendo al público una por una cada diapositiva, en lugar de usarlo como un apoyo para su alocución verbal. Algunos de los mejores portavoces que he visto ni siquiera utilizan diapositivas. Para una persona normal son un magnífico apoyo para un gran contenido verbal, pero nunca son y nunca deberían ser la sesión en sí misma.
Mi experiencia con organizadores de eventos me dice que, debido al ritmo vertiginoso de todo lo que tiene que ver con la tecnología, además de a las diferentes necesidades de cada uno de ellos, hasta la fecha ha sido casi imposible adoptar un modelo de mejores prácticas sobre cómo usar la tecnología para mejorar los eventos.
Sin embargo, sí creo que en general la tecnología ‘mejora’ la experiencia en los congresos, cuando por ejemplo permite interactuar con un evento de forma online (por ejemplo, a través de un streaming en directo o vía redes sociales). Estas experiencias hacen que los que no pudieron asistir en persona se animen a hacerlo en el futuro. Pero hasta ahora no hay datos concretos que indiquen hasta qué punto la experiencia de los asistentes ha mejorado gracias al uso de la tecnología.
Respecto a mantener la atención de los asistentes en una conferencia, creo que la experiencia actual es muy diferente a lo que era hace 10 años. Hoy en día los organizadores animan a los asistentes a que utilicen sus móviles mientras el orador principal está presentando, ya que creen o esperan que estén compartiendo el contenido en las redes sociales. Ir a una conferencia ya no es la experiencia unidimensional que era. Pero creo que hace falta investigar más sobre cómo esto afecta al conocimiento, compromiso y comportamiento de los asistentes.
Para contestar adecuadamente, vamos a explorar brevemente cinco puntos que tienen que ver con la investigación psicológica. En primer lugar, se sabe que facilitar el que la gente se sienta dueña del espacio en el que tiene que interactuar tiene un efecto positivo. En una conferencia esto se traduce en ofrecer diferentes opciones de asientos (sofás, sillones, pufs, etc.) en lugar del clásico espacio con formato de teatro con asientos iguales para todos.
El tamaño de la sala influye en el nivel de receptividad de la gente que se reúne. Un estudio sugiere que las salas grandes animan a la gente a ser más abierta, y los salones con techos altos están relacionados con el aumento de niveles de pensamiento creativo, abierto y libre, porque en esos espacios los individuos sienten que no tienen restricciones.
Sin embargo, la psicología indica que una sala puede ser demasiado grande. Se sabe que los espacios enormes en los que la gente está lejos entre sí reducen la interacción y los niveles de creatividad. Por eso el tamaño del espacio para un evento de networking debe depender del número de personas que vayan a asistir.
La forma también es importante. Si quieres impactar positivamente en las reacciones emocionales de los asistentes, la psicología sugiere que las habitaciones y los muebles con curvas ayudan, según estudios de neuroimagen. Por último, se sabe que la naturaleza y el medio ambiente tienen un impacto positivo en el comportamiento psicológico y físico: tener plantas de interior incrementa los niveles de creatividad, atención y concentración. Pero si esto no es posible, se puede recurrir a cualquier cosa que recuerde a la naturaleza (decoración, obras de arte…), que tiene efectos similares y ayuda también a reducir la ansiedad.
Yo pienso que el tipo de preparación depende de cada individuo. Para algunos hacer networking es casi tan espantoso como hablar en público, así que para estas personas trabajar su estado emocional es muy importante. Examinar nuestras expectativas o visualizar el éxito puede ser muy potente, y la psicología respalda su impacto. Además, puede ser útil el usar una “percha” neurológico para ayudar a alcanzar un estado mental, como una pieza de música o un olor concreto o incluso una prenda.
A un nivel más práctico, hago tres sugerencias basadas en la psicología que han demostrado ser eficaces para ayudarnos a conectar con otros inmediatamente:
Trata de dar un apretón de manos suave y de igual a igual. Una investigación desarrollada en un encuentro de networking destacó cómo la gente que había saludado de esta forma había recibido una puntuación más alta que aquellos cuyo saludo fue rígido e inflexible.
Sonríe. Es fascinante la psicología que hay detrás de una sonrisa. Sonreír a alguien es animarle a él a sonreír, lo que, a su vez, supone ponerle en un estado de ánimo positivo. Así que estás ayudándole a alcanzar un estado emocional mejor y eso es un buen punto de partida para empezar a hacer networking.
Intenta destacar semejanzas entre tú y aquellos con los que te reúnes. Tendemos a tener una actitud positiva hacia aquellos con los que tenemos algo en común. Por ejemplo, puede que tus hijos sean de la misma edad o quizá trabajas en el mismo sector o compartes un autor favorito, un destino de vacaciones, una tienda o incluso el horóscopo. Puede sonar raro, pero la psicología detrás de este aspecto es muy importante.
