"El Social Media en reuniones: Aumentando nuestro impacto"

En muchas ocasiones, a la hora de planificar un evento, se comete el error de tener en cuenta únicamente a los asistentes presenciales, olvidando a aquellos que desean seguir el evento y que por cualquier motivo, no pueden asistir de manera física. Pero esto no se solventa con sólo una posible retransmisión en streaming . Es necesario establecer una política clara para que los asistentes al evento nos ayuden a amplificar todos los mensajes.

2. Si queremos convertir nuestra conferencia o presentación en ‘Trending Topic’, ¿Cómo se consigue el hashtag perfecto? ¿Es conveniente utilizarlo en días previos o sólo durante el acto?

En general, recomendaría algo corto y sencillo de recordar; un error que sucede a menudo es la elección de un hashtag complejo. Esto lleva a los seguidores a utilizar 4 ó 5 etiquetas distintas que al final, hacen difícil encontrar todo el contenido del evento agrupado en un único lugar. Sin duda, mi recomendación es utilizarlo en días previos para ir generando expectación o adelantar información útil. Es recomendable usarlo incluso después del evento, para que cualquier seguidor publique su opinión o resumen.

3. En la era de la comunicación, nos vemos en un cajón desastre de redes sociales: Facebook, Instagram, Youtube y Twitter… ¿Qué redes sociales son más convenientes para cada tipo de evento?

Sin duda alguna, Twitter es la plataforma online ideal para seguir coberturas en vivo de eventos o actos: si algo está pasando probablemente alguien lo esté comentando en Twitter. Y el hecho de que esta plataforma haya comprado una empresa de retransmisión de vídeo en vivo como Periscope, te da una idea de hacia dónde se mueven las tendencias. A nivel visual, sí es cierto que Instagram está creciendo a altas velocidades, siendo la segunda red social a tener en cuenta para nuestro evento, especialmente si tiene alto contenido gráfico, como un desfile o una exposición.

4. ¿Y por tipo de perfiles? Es decir ¿qué redes sociales son más convenientes si eres un ponente? ¿Y si eres un asistente?

Lo cierto es que como ponente, uno puede promocionar en redes sociales su discurso de cara a ganar visibilidad entre su audiencia antes del evento y, especialmente al terminar, conocer el feedback de los usuarios en plataformas como Twitter. Si el asistente es presencial, otras redes como LinkedIn, por ejemplo, pueden ayudarle a la hora de ponerse en contacto con algunos de los ponentes en términos profesionales.

5. ¿Cómo podemos fomentar la participación global en el transcurso de un evento?

Algo que suele ser útil para incentivar la creación de contenido, es mostrar in situ de vez en cuando parte del material que los asistentes van generando (el conocido como ‘back channel’). Normalmente se muestran tweets sobre el evento, pero en muchos casos también conviene mostrar contenido gráfico de plataformas como Instagram. 

6. Es importante alcanzar notoriedad y llegar a una audiencia global, pero a veces lo que se pretende es lo contrario: mantener la confidencialidad. ¿Es recomendable introducir reglas claras antes de todas y cada una de las reuniones o se sobreentiende que hay información on y off? ¿Cómo evito una fuga de información a través de las redes sociales?

Lo cierto es que no sería la primera ocasión que una noticia sobre un evento se filtra porque alguien ha publicado algo en alguna red social. En casos confidenciales, es necesario recordar que no es conveniente publicar contenido sobre el evento. También, en algunos casos, se ha llegado a ver cómo la organización del acto implementó un inhibidor de frecuencias en la sala para evitar cualquier tipo de comunicación indiscreta.