"Las apps ayudan a medir la eficacia de un evento"

1. ¿Cuáles son las ventajas de utilizar una app para un evento?

Hay múltiples ventajas, yo destacaría las siguientes:
Permiten centralizar toda la información del evento en una aplicación fácilmente accesible.
Hacen que el evento sea atractivo para los asistentes porque estos dejan de ser meros observadores o receptores de información para convertirse en participantes de muchas maneras: haciendo crowdsourcing de contenidos, preguntando al ponente, respondiendo a preguntas en vivo, participando en actividades de Gamificación, respondiendo encuestas de satisfacción, estando siempre al tanto de los cambios mediante el uso de notificaciones en directo o fomentando el networking entre los asistentes.
Ayudan a ahorrar costes de impresión de materiales que normalmente se tiraban bien por imprecisiones en los cambios de última hora o porque no se podía estimar un número exacto de impresiones necesarias. De esta manera contribuyen a la sostenibilidad del medio ambiente: muchos eventos ahora se realizan con cero impresiones.
mayor valor a los patrocinadores y expositores porque los coloca directamente en los bolsillos de cada asistente.
Permite rentabilizar su uso porque se pueden comercializar los patrocinios dentro de la app.
Permite la integración con las redes sociales a efectos de darle mayor notoriedad al evento.

2. ¿Qué valor aporta una app para favorecer el networking y potenciar la relación tanto entre asistentes, como entre organizador y asistente, antes, durante y después de un evento?

Antes del evento, el asistente puede ir planificando sus actividades, elaborando su agenda, escogiendo a sus expositores preferidos e incluso haciendo networking con gente que tenga intereses comunes. Durante el evento, la app permitirá el networking de diversas formas: a través de chat one-to-one, foros sobre temas específicos… Las Apps permiten que se defina un perfil y que se etiquete con los intereses que son más relevantes del asistente y va identificando en tiempo real la gente que se encuentra cerca que comparte los mismos intereses. Otra forma de networking es el uso de la Gamificación para que mediante el uso de elementos de juego (como niveles, condecoraciones y puntos) se logren alcanzar objetivos de negocio de manera lúdica y entretenida.
Y después del evento, los organizadores pueden colocar las diapositivas de las ponencias, vídeos, posters digitales, archivos PDF, o cualquier información de interés que se hace pública y los asistentes siguen visitando el sitio para nutrirse de información. Las apps igualmente tienen funcionalidades para pasar de manera muy rápida los datos de contacto de un asistente a otro, a un patrocinador o también a un expositor. Esto permite mantenerse en contacto a través del tiempo simplemente leyendo un código QR con todos los datos bien del asistente o expositor con el que deseamos seguir manteniendo una relación.

3. ¿Cómo se enfrentan los planificadores de eventos a la gestión de datos en aplicaciones móviles? ¿Hay suficiente conocimiento del data que ofrecen las nuevas tecnologías o todavía no se le saca el rendimiento óptimo?

Depende. Al igual que cualquier otro grupo profesional, los planificadores de eventos tienen diversos niveles de conocimiento para el manejo de la información. En un evento se produce una cantidad ingente de información gracias a los módulos de estadísticas analíticas. Para algunos es una información pesada de analizar y ni siquiera se paran a revisar lo que tienen. Para otros es una fuente excelente de información y la utilizan para planificar futuras ediciones porque tienen datos en detalle de las ponencias más visitadas, de las secciones de la app más vistas, de los asistentes que interactúan más, etc. Y existen otros planificadores que tienen una gran capacidad de análisis que expresan claramente que esa cantidad ingente de información no es suficiente para realizar correctamente su trabajo.

4. ¿Qué recomendaciones das a un organizador de eventos que tiene que elegir una aplicación para eventos por primera vez? ¿Qué factores son los más importantes?

Primero hay que establecer los objetivos que quiere lograr utilizando la App, que deben contribuir a alcanzar los objetivos que se propone con el evento. Luego se deben establecer ciertos indicadores de desempeño que desea alcanzar. Teniendo claro sus objetivos y cómo medirlos, hay que elegir un tipo de App que pueda satisfacer estas necesidades.
Analizar la capacidad de personalización de la App: tiene que ser lo más flexible posible para que se pueda colocar de manera muy clara el branding que queremos destacar en el evento. El aspecto visual es muy importante: en una App es fundamental la interface.
La seguridad es otro elemento básico. Esto es algo más complejo porque tiene que ver con la seguridad de los datos: qué se almacena, cómo son manipulados, cuáles son transmitidos. Elige siempre Apps en donde los datos permanezcan cifrados y los mismos sean transmitidos a través de servidores seguros y estén alojados en plataformas de almacenamiento que provean niveles de fiabilidad de casi el 100%, tales como Amazon Web Services, Azzure de Microsoft, Google Compute Engine o similar. Solicita siempre un dossier de seguridad en donde se refleje toda esta información.
Lee las Condiciones de Uso y las Políticas de Privacidad. Nadie lee estos apartados, pero hay apps cuyo uso implica ceder todos los datos cargados a perpetuidad para su uso comercial por cualquier método existente o futuro. Nunca utilices una app en donde no esté claro que los datos almacenados son tuyos y en donde tampoco se exprese claramente el uso que se hará de dichos datos.

5. ¿Qué tendencias ves en la industria de los eventos para los próximos años? ¿En qué dirección estáis trabajando desde EventMobi y Orquidea Technology Group?

Estamos trabajando para integrar en nuestras apps sistemas de pagos inteligentes como Apple Pay y realidad aumentada para presentar algún tipo de información dentro de la app. También nos estamos enfocando en recopilar más data, no sólo a través de la interacción natural del asistente con la app sino también mediante el uso de tecnologías como E-beacons, NFC y RFID a fin de explotar estos datos mediante técnicas de Big Data y convertirla en información inteligente que pueda ser analizada mediante cuadros de mando que permitan comprender completamente lo que pasa en los eventos. Determinar el ROI de un evento es algo muy difícil, pero con esta inteligencia de negocios trataremos de aproximarnos lo máximo posible.