User Pro Jul 07, 2017
Sabemos que, cuando preparas un evento, el plano de asientos es una de las piezas clave en la organización. Sin embargo, ¿has considerado que la manera en que determines cómo se van a sentar las personas también puede ser culturalmente representativa? Además, existen elementos clave a la hora de organizar a los asistentes que puedes tener en cuenta según el propósito del encuentro y atendiendo a cómo esperes que interactúen tus invitados.
Te ponemos como ejemplo los Parlamentos de algunos de los países más destacados del mundo. En Reino Unido se mantiene al partido gobernante y a la oposición frente a frente, lo que para muchos puede llevar a una situación de confrontación pero que, como formato de debate, suele considerarse una colocación ideal. En los Estados Unidos de América, las discusiones en el Senado o la Cámara tienen lugar en una estructura en semicírculo más integrada, lo que le otorga un sentido diferente al debate.
Estos estilos, así como muchas otras opciones, se pueden utilizar de manera eficaz en tus eventos. La clave es identificar lo que esperas conseguir del encuentro e incluir un plan de asientos lógico en los preparativos. ¿Quieres propiciar el debate, la negociación, la generación de ideas o el entorno ideal para compartir diferentes visiones o resultados? Analiza bien si, por ejemplo, unos asientos colocados en círculo podrían servirte para eliminar jerarquías y barreras innecesarias a la hora de facilitar la participación. O, tal vez, colocar a tus invitados muy juntos y formando pequeños grupos podría ayudarte a fomentar la generación de ideas o la competitividad. Incluso es posible que, en otras ocasiones, sea el ponente el que requiera captar la atención de toda la sala. Tiendo en cuenta los objetivos, pero sin olvidar los antecedentes culturales de tus asistentes, debes contar en todo momento con una rápida respuesta. Y como seguro que ya sabes, es posible que en un solo día encuentres esa solución combinando diferentes set-ups: un espacio tipo aula para un discurso por la mañana puede modificarse esa misma tarde y devenir en una colocación tipo banquete para una sesión de brainstorming entre los participantes.
Antes de seguir leyendo tómate unos segundos para valorar tu puntualidad cuando asistes a un evento. ¿Eres de los que te enorgulleces de estar allí por lo menos 10 minutos antes de que comience el encuentro? Posiblemente hasta vayas antes para prepararte, relacionarte con el resto de los asistentes o conseguir el mejor asiento. Pero también es factible que veas la hora indicada en la invitación, formal o no, como algo orientativo y consideres que llegar unos minutos más tarde es algo aceptable. Ahora echa un vistazo a la lista de tus invitados. ¿Cuántas veces te has enfrentado a esta cuestión como un desafío en la planificación de tus eventos?
Excepciones aparte, si estás organizando un encuentro en Reino Unido, EE.UU., Francia, Alemania o Escandinavia (por citar algunos ejemplos), ten por seguro que todo el mundo estará en el lugar del evento a la hora programada (o incluso antes). El tiempo, después de todo, es un recurso muy valioso en estos países, y aquellos que no lo valoran así pueden ser tachados como personas maleducadas e incluso desconsideradas. Por el contrario, si viajas al sur de Europa o de América, la idea de la puntualidad estricta se diluye. Allí, los diez minutos de cortesía están a la orden del día (incluso hasta media hora cuando se trata de conferencias con sesión introductoria). Sea como sea, y aunque se pueden apreciar mejoras en esta tendencia, lo fundamental es que la reunión se celebre correctamente y sea un éxito, aún sí comenzó a una hora distinta de la prevista en el programa. Para ello, es importante ser consciente de estas diferencias a la hora de tomar las medidas adecuadas en la planificación del evento: facilitar comunicaciones claras a tus invitados, adelantar opciones para que esos tiempos muertos pasen desapercibidos… Soluciones que ofrezcan un margen suficiente para que comience el evento con la presencia de todos tus invitados y nadie se sienta presionado con la hora mientras se evita cualquier molestia a los que prefieren llegar a tiempo.
En la mayoría de los casos, cuando organizas un evento surge la necesidad de dar de comer a tus invitados. Muchas veces, esto puede ser algo tan sencillo como ofrecer un buffet o un aperitivo. Pero, si es un encuentro más formal que requiere de un almuerzo con tus invitados sentados, el momento de la comida puede convertirse en un campo minado de diferencias culturales.
Lo primero que debes tener en cuenta es qué es lo que realmente puedes ofrecer considerando aspectos como la variación en los gustos o las posibles dietas restringidas según las diferentes culturas. Una forma práctica de decidir la comida para un evento es optar por productos locales, aunque las opciones pueden reducirse según cuándo y dónde se celebre el encuentro. El protocolo, la etiqueta y las expectativas entre tus invitados pueden variar significativamente. Y es que no todo el mundo tiene experiencia comiendo mariscos que, muchas veces, requieren de ciertas habilidades. Aunque esto puede convertirse en una curiosa manera para romper el hielo, los asistentes más inseguros pueden querer evitar esta situación para no sentirse avergonzados.
A menudo, en las reuniones de negocios con ciertas culturas orientales, es muy habitual compartir alimentos de tu propio plato con el de los otros invitados, pero esta tendencia tan “familiar” puede resultarle extraña a muchas otras nacionalidades. Trata de averiguar todo lo posible sobre las normas y costumbres alimentarias de los asistentes a tu evento y analiza bien cómo puedes atender las preferencias de todos.
Por supuesto, cuando valoramos todos estos aspectos, el tamaño del evento es un factor determinante a la hora de afrontar el desafío. Para reuniones pequeñas, posiblemente en las que puedes contar con un conocimiento más personal de los asistentes, dispondrás de una mejor posición para hacerte con la situación; a menudo, te bastará con tener en cuenta las costumbres locales. Para las conferencias más grandes, la buena noticia es que los asistentes a eventos internacionales normalmente están acostumbrados a las diferencias culturales que se pueden encontrar por el mundo. Pero un buen planificador que comprenda los matices y distinciones entre las diferentes culturas siempre puede adelantarse y afrontar cualquier desafío potencial. Y, sobre todo, puede conseguir que los asistentes se sientan como en casa a lo largo de su experiencia.
Con sus venues a lo largo de todo el mundo, NH Hotel Group está siempre a tu lado para ayudarte en esta interesante área de la planificación de eventos.
